Projektkommunikation Über das Projekt informieren und den Dialog mit Betroffenen führen

In jedem Projekt muss eine Fülle von Informationen ausgetauscht werden. Je nach Zweck werden dabei unterschiedliche Werkzeuge eingesetzt. Beispiele sind:

• Der Auftraggeber soll über den Projektverlauf informiert werden.
• Die Projektmitarbeiter tauschen sich in einer Projektbesprechung über ihre Aufgaben aus.
• Betroffene (Stakeholder) wollen wissen, was mit dem Projekt auf sie zukommt.

Dabei gibt es auf dem Weg von der Formulierung von Projektzielen bis zu deren Realisierung eine Vielzahl von Problemen und Hindernissen zu überwinden. Oft können sie nicht mit den formellen Methoden des Projektmanagements angegangen werden. Es gehört in vielen Fällen auch Fingerspitzengefühl und Erfahrung dazu. Wenn beispielsweise durch das Projekt Arbeitsplätze in Gefahr sind oder andere schwerwiegende Veränderungen auf die Betroffenen zukommen, dann sind an die Projektkommunikation hohe Anforderungen gestellt.

In einer solchen Situation ist es die zentrale Aufgabe der Projektleitung, bei allen Beteiligten Akzeptanz und Motivation für das Projekt zu schaffen. Ziel ist es, in den angestrebten Veränderungen Sinn, Fortschritt und attraktive Perspektiven jedem Betroffenen aufzuzeigen. Gelingt dies, so öffnen sich Energiequellen, um den oft langen und steinigen Weg der Veränderung durchzuhalten. In diesem Prozess spielt die Projektkommunikation eine zentrale Rolle.

Projektkommunikation erzeugt bei den Beteiligten das Bewusstsein für die organisatorischen Veränderungen, die im Zusammenhang mit einem Projekt entstehen. Ohne dieses Bewusstsein sind nachhaltige Veränderungen nur schwer durchführbar.

Wichtig ist, dass die Projektkommunikation bereits in der Planungsphase eines Projektes berücksichtigt wird. Wenn Widerstand, organisatorische, persönliche und Verantwortlichkeitsprobleme während eines Projektes auftreten, wurde die projektbezogene Kommunikation wahrscheinlich vernachlässigt. Zu diesem Zeitpunkt ist es meist zu spät, um die notwendigen Korrekturen vorzunehmen, da die Glaubwürdigkeit bereits verloren gegangen ist.

Kommunikation passiert ständig. Kommunikation – hier die besondere Form der Projektkommunikation – kann aber durchaus unterschiedlich gut sein. Ziel dieser Lösungshilfe ist es, Ihnen Methoden zur Planung der Projektkommunikation vorzustellen. Dabei sollen Antworten auf folgende Fragen gegeben werden:

• Was sind die Aufgaben und Ziele der Projektkommunikation?
• Wie kann ich den Verlauf der Projektkommunikation planen?
• Welche Maßnahmen sind erforderlich zur Umsetzung der Projektkommunikation?
• Wie kann ich die Wirksamkeit meiner Kommunikationsmaßnahmen überprüfen?

Das vorgestellte Modell bietet keine vordefinierte, zur Umsetzung bereite Kommunikationslösung, sondern will eine mögliche Vorgehensweise zur Gestaltung der Projektkommunikation zeigen.