Transparenz Das sind die Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen

09.02.2007 – Die Signaturen der E-Mails müssen nun den Anforderungen genügen, wie sie für die Briefpost schon lange gelten. Viele Unternehmen haben das noch nicht erkannt. Droht eine neue Abmahnwelle?

Schlagworte: Büroorganisation, Vertragsrecht

„Gleichviel welcher Form“ – diese lapidare Formulierung hat der Gesetzgeber in Deutschland im Handelsgesetzbuch und anderen Gesetzen ergänzt und so einen großen Handlungsdruck in den Unternehmen erzeugt. Denn damit wurde klar gestellt, dass nicht nur gedruckte und per Post versendete Briefe Geschäftsbriefe sind, sondern fast alle Mitteilungen, die das Unternehmen verlassen.

Dazu zählen nun insbesondere auch E-Mails – und gerade dort herrscht bei vielen Einzelkaufleuten und Unternehmen „Kraut und Rüben“. Während der förmliche Geschäftsbrief in den meisten Fällen korrekt gestaltet ist, kommunizieren die Mitarbeiter via E-Mail nach eigenem Ermessen. Knapper und schneller Informationsaustausch sind die Stärke dieses Mediums; dann können Signatur und vollständige Absenderangaben aber auch schon mal fehlen.

: Geschäftsbriefe müssen den rechtlichen Anforderungen genügen.

Doch spätestens seit dem 1. Januar 2007 sind alle Kaufleute und Unternehmen verpflichtet, bestimmte Informationen zu sich oder ihrem Unternehmen bei jedem Schriftwechsel mitzugeben. Das wurde mit dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) geregelt.

Die Anforderungen an Geschäftsbriefe im Detail

Im Handelsgesetzbuch, im Aktiengesetz, im GmbH-Gesetz oder im Genossenschaftsgesetz ist genau geregelt, welche Informationen jeder Geschäftsbrief beinhalten muss. Je nach Rechtsform des Unternehmens sollte sich also jeder genauestens informieren, welche Informationen dies im einzelnen Fall sind.

Der Einzelkaufmann muss folgende Angaben machen (§37a HGB):

Firma und Bezeichnung („eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“)
Sitz des Unternehmens oder der Handelsniederlassung (Adresse)
Registergericht
Nummer, unter der das Unternehmen in das Handelsregister eingetragen ist.

Die offene Handelsgesellschaft muss folgende Angaben machen (§125a HGB):

Firma und Rechtsform
Sitz der Gesellschaft
Registergericht
Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist

Bei einer Gesellschaft, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft ferner die Firmen der Gesellschafter anzugeben. Diese müssen dann die gleichen Angaben machen wie eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft. Ausnahme: Gesellschafter der OHG ist eine offene Handelsgesellschaft oder Kommanditgesellschaft, bei der ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist.

Hinweis

Hier finden Sie einen weiteren Beitrag zum Thema Geschäftsbriefe:

Geschäftsbriefe: Wer gut formuliert, wird besser verstanden

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss folgende Angaben machen (§35a GmbHG):

Firma und Rechtsform
Sitz der Gesellschaft
Registergericht
Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist
alle Geschäftsführer mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Die Aktiengesellschaft muss folgende Angaben machen (§80 AktG):

Firma und Rechtsform
Sitz der Gesellschaft
Registergericht
Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist
alle Vorstandsmitglieder mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen
der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Die Genossenschaft muss folgende Angaben machen (§25a GenG):

Name und Rechtsform
Sitz der Genossenschaft
Registergericht
Nummer, unter der die Genossenschaft in das Genossenschaftsregister eingetragen ist
alle Vorstandsmitglieder mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat, dieser mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Auch Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen ab dem 22. Mai 2007 auf allen Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine ladungsfähige Anschrift angeben.

Hinweis

Hier finden Sie Musterbriefe für unterschiedliche Rechtsformen von Unternehmen:

http://www.stuttgart.ihk24.de/...

Zu den Geschäftsbriefen zählen alle Mitteilungen, die von einem Unternehmen versendet werden und die eine geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen sowie an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Das sind beispielsweise:

Briefe
per Telefax oder Telebrief übermittelte Schreiben
E-Mails
Postkarten
Geschäftsrundschreiben
gleichförmige Kaufangebote
Preislisten
formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen, zum Beispiel Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen
Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen, zum Beispiel Kündigung
Bestellscheine

: Für E-Mails gelten dieselben Regeln wie für Briefe.

Besonders wichtig: Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. Geschäftsbriefe können per Post oder elektronisch versendet werden – immer gelten dieselben Regeln.

Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen: Telegramme, schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis, zum Beispiel Werbeschriften, Postwurf-Sendungen, Zeitschriftenanzeigen, Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

Im Zweifel: Immer alle Pflichtangaben anführen

Denn wer gegen diese Vorgaben verstößt, dem drohen drastische Strafen. Bei einer GmbH kann ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro fällig werden. Noch größer sei die Gefahr, die vielen Gewerbetreibenden und Unternehmen durch Abmahnungen drohe, meinen einige Experten.

Vorsicht: Die Abmahnwelle droht

Manchen Gewerbetreibenden ist die Gesetzesnovelle noch gar nicht bekannt. Andere tun sich mit der Umsetzung schwer. Davon können professionelle Abmahner profitieren. Der Bonner Wirtschaftsrechtler Markus Mingers sagt dazu gegenüber pressetext Deutschland:

„Es dürfte mindestens ein Jahr dauern bis sämtliche Unternehmen diese Anforderungen umgesetzt haben. Neben der durch die Umstellung bedingte verlorene Zeit besteht die große Gefahr, dass abmahnwütige Rechtsanwälte auf diese Weise ihre Umsatzzahlen aufbessern.“

Ein erster Fall ist bereits bekannt, in dem ein Unternehmen seine scheinbaren Konkurrenten auf den neuen Rechtsstand hinweist und saftige abkassieren will. Theoretisch drohen bis zu 2.000 Euro Gebühren pro Abmahnung. In der Vergangenheit, als es beispielsweise um die Impressums-Pflicht für Webseiten ging, haben sich manche Juristen als besonders kreativ erwiesen, um neue gesetzliche Anforderungen auszunutzen.

Doch der Rechtsexperte Ulrich Noak, Professor an der Universität Düsseldorf, beruhigt:

„In der Tat handelt es sich grundsätzlich um eine Marktverhaltensregelung, so dass ein Verstoß nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) unlauter’ sein kann. Dennoch wird der Verstoß gegen die Vorschrift alleine nicht genügen, um eine Abmahnung zu begründen.“ [Quelle: http://www.jura.uni-duesseldorf.de/... ]

Entscheidender Grund dafür ist: Der Verstoß beeinträchtigt den Wettbewerb unter den Marktteilnehmern nicht in dem Maße, wie es im Gesetz vorgesehen ist.

Ziel der neuen Regelungen: Mehr Schutz für Verbraucher und Geschäftspartner

: Unternehmen sollen für ihre Partner transparent sein.

Man darf annehmen, dass es dem Gesetzgeber mit den Klarstellungen nicht darum ging, den Wettbewerb zwischen den Unternehmen über das Instrument der Abmahnung anzuheizen. Im Vordergrund stand das Ziel nach mehr Transparenz. Verbraucher und Geschäftspartner sollen schon im Vorfeld die Möglichkeit haben, sich über die wesentlichen Verhältnisse eines Unternehmens zu informieren. Mit der Handelsregisternummer ist es für einen Geschäftspartner beispielsweise sehr viel einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über das Unternehmen einzuholen.

Ein Unternehmen, das nach Recht und Gesetz alle seine Kunden und Geschäftspartner informiert, wirkt seriös und professionell. Insofern dient die Umsetzung der Vorgaben auch den Unternehmen. Gerade bei der E-Mail-Kommunikation wird von vielen geschludert. Mit der Umsetzung in der Praxis können Unternehmen dafür sorgen, dass

die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden,
die eigenen Mitarbeiter nach einem einheitlichen Standard mit anderen im Außenraum kommunizieren und
der Empfänger einer Mitteilung leichter Kontakt mit dem Absender aufnehmen kann.

Das hat auch Ralf Burger, CIO der Unternehmensberatung Rundstedt & Partner, erkannt und im vergangenen Jahr schon vorgesorgt:

„Bei uns ist eine Software installiert, die die Signaturen der E-Mail-Anwender mit den notwendigen Pflichtangaben versieht. Der Arbeitsaufwand ist damit gering und außerdem helfen die standardmäßig enthaltenen Daten bei der Kommunikation mit unseren Kunden und Lieferanten.“ [Quelle pressetext Deutschland]

Technische Vorkehrungen treffen

Um die Vorgaben umzusetzen, müssen Unternehmen entsprechende Vorkehrungen treffen. Die herkömmlichen Briefe werden in den meisten Unternehmen auf Firmen-Briefpapier ausgedruckt, die alle notwendigen Angaben enthalten. Das wissen und beachten die Mitarbeiter.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Pflichtangaben mit dem Brief auszudrucken. Dann müssen die Dokumentvorlagen für die Textverarbeitung oder andere Standardsoftware im Unternehmen entsprechend vorbereitet und angepasst sein.

Gleiches gilt nun auch für E-Mails: Die Signaturfunktion muss so eingerichtet werden, dass jede E-Mail, die das Unternehmen verlässt, die notwendigen Angaben im Absender – der Signatur – enthält. Diese müssen automatisch für die Mitarbeiter des Unternehmens individualisiert und bei Bedarf aktualisiert werden. Außerdem wichtig: E-Mails, die das Unternehmen automatisch verlassen, wie beispielsweise Antwort-Mails bei Anfragen über das Internet, müssen ebenfalls alle Angaben enthalten.

So manche IT- und Rechtsabteilung in den Unternehmen musste dafür einiges aufarbeiten. Noch immer sind die Signaturen vieler – auch großer – Unternehmen nicht korrekt.

Jeder Geschäftsbrief ist eine Visitenkarte Ihres Unternehmens

Alle Geschäftsbriefe – ob auf Papier oder als E-Mail – sollten nicht nur den gesetzlichen Anforderungen genügen. Sie sind ein wichtiges Instrument für die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Deshalb sollte auf Inhalte und Gestaltung besonderes Augenmerk gelegt werden.

Ein wichtiges Element bei der Papier- und elektronischen Post ist beispielsweise der Betreff. Hier kann der Empfänger gleich erkennen, worum es geht. Auch sollte eine Datumsangabe nicht fehlen; bei E-Mails wird diese automatisch mit versendet.

Der Empfänger sollte immer wissen, wer ihm schreibt und wo er bei Bedarf Rückfragen stellen kann. Die Gestaltung mit einem Logo, die Wahl der Schriftart, des Papiers (bei E-Mails im HTML-Format das Hintergrundbild) und die Anordnung des Textes entscheiden darüber, wie professionell das Anschreiben und damit das Unternehmen auf seinen Empfänger wirken.

Schließlich kommt es natürlich auf den Inhalt und seinen Schreiber an. Nur wer sich klar und verständlich ausdrückt und sagt, was er meint und was er will, wird verstanden. Ach ja, und dann gibt es ja auch das leidige Thema der alten oder neuen Rechtschreibung.