Motivation So aktivieren Sie Ihre Mitarbeiter

Leistungsorientiert argumentieren

Häufig fehlt in Diskussionen das Bewusstsein, welche Argumente wichtig sind und welche weniger wichtig. Deshalb wird lange darüber geredet, wie man die Arbeiten so erledigen und organisieren kann, dass alle Mitarbeiter zufrieden sind. Argumentieren Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern dagegen stets bewusst leistungsorientiert mit den Unternehmenszielen: Kundenzufriedenheit, Umsatz und Rentabilität sind die wirklich wichtigen Argumente.

Aufgaben ändern

Mussten Ihre Mitarbeiter in der Vergangenheit immer gleiche oder ähnliche Arbeiten erledigen? Dann sollte Sie es nicht wundern, wenn sie nicht sehr flexibel sind und nur selten neue Ideen einbringen oder Engagement zeigen. Sie aktivieren solche Mitarbeiter, in dem Sie Aufgaben neu verteilen und die tägliche Arbeitsroutine gelegentlich durch Sonderaufgaben durchbrechen. Nicht immer wird das bei Ihren Angestellten auf Interesse stoßen. Bieten Sie hier neben dem notwendigen Druck auch Hilfestellung an, damit sie sich einarbeiten können und durch Erfolgserlebnisse motiviert werden.

Leistungen offen legen

Manche Mitarbeiter neigen dazu, sich über zu viel Arbeit zu beschweren. Aber stimmt das auch in allen Fällen? Nicht immer sind es nämlich die wirklich fleißigen Angestellten, die über Überlastung klagen. Andererseits hat nicht jeder die Begabung, seine Leistungen nach außen hin darzustellen. Lassen Sie in regelmäßigen Besprechungen über den Stand der Tätigkeiten berichten. Fragen Sie stets detailliert nach, wie es vorangeht und wo die Probleme liegen. Damit haben die Fleißigen unter Ihren Mitarbeitern ein Forum, in dem sie ihre Leistungen darstellen können. Auf die weniger Engagierten erzeugen Sie einen gesunden Druck.

Regelmäßig loben

Viele Führungskräfte kritisieren schnell, wenn ein Mitarbeiter keine guten Ergebnisse bringt. Aber auch wer gut arbeitet, möchte Feedback. Loben Sie deshalb leistungsstarke Mitarbeiter im direkten Gespräch vor anderen, aber nicht ohne Grund - sie haben ein gutes Gespür dafür, ob Sie es ernst meinen. Nennen Sie deshalb immer die genaue Ursache: „Dass Sie die Bestelllisten noch gestern fertig gemacht haben, ist eine tolle Sache. Dadurch konnten wir heute morgen gleich mit dem Versand beginnen.“

Leistung belohnen

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sich Einsatz lohnt - durch eine Beförderung, eine Gehaltserhöhung oder die Übertragung von mehr Verantwortung oder interessanteren Aufgaben bedeuten. Auch für besondere Leistungen können Sie ein Dankeschön vergeben. So freuen sich „Mitarbeiter des Monats" über kleine Zuwendungen wie Kino- oder Theatergutscheine.

Checkliste: In 5 Schritten zu internen Leistungsvergleichen

Um Ihre Mitarbeiter zu aktivieren, sind Leistungsvergleiche sehr nützlich. business-wissen zeigt Ihnen, wie Sie in 5 Schritten ein internes Benchmarking durchführen. 

1. Schritt: Gleichartige Abläufe identifizieren

In vielen Abteilungen Ihres Unternehmens fallen die gleichen Arbeiten an: So müssen Termine geplant, Informationen dokumentiert und Krankheits- und Urlaubsvertretungen organisiert werden. Meistens löst jeder Verantwortungsbereich solche Aufgaben für sich selbst - und natürlich unterschiedlich gut oder schlecht. Identifizieren Sie diese Tätigkeiten, denn Sie sind die Grundlage Ihres Vergleichs.

2. Schritt: Daten definieren und erheben

Legen Sie jetzt fest, was Sie untersuchen möchten. Bei der Vertretungsfrage kann zum Beispiel das Schwanken der Anwesenheitsquote oder die Zahl der Überstunden darauf hindeuten, wie gut das Problem gelöst ist - beide Kennzahlen sollten möglichst niedrig sein. Stimmen Sie die einzelnen Messpunkte mit den Bereichsleitern ab, denn damit fördern Sie die Bereitschaft, die Änderungsvorschläge später auch umzusetzen. Anschließend lassen Sie die Daten über einen sinnvollen Zeitraum hinweg erheben, zum Beispiel drei Wochen lang.

3. Schritt: Unterschiede herausarbeiten

Bei der Analyse untersuchen Sie zunächst die Extrempunkte: Wer hat die besten, wer die schlechtesten Werte? Fallen bestimmte Teams oder Abteilungen auf, hinterfragen Sie die speziellen Gegebenheiten, um sicher zu gehen, dass der Befund mit der Arbeitsweise zu tun hat. Denn eine stark schwankende Besetzung könnte ja ihren berechtigten Grund auch darin haben, dass zu bestimmten Zeiten viel, zu anderen dagegen wenig zu tun ist. Zu berücksichtigen sind auch Sonderfaktoren, die das Bild verfälschen, zum Beispiel eine Grippewelle oder ähnliches.

4. Schritt: Hypothesen bilden

Untersuchen Sie nun die Arbeitsweise der betrachteten Abteilungen und stellen Sie sich Wege vor, die Leistung zu erhöhen. Konzentrieren Sie sich dabei schwerpunktmäßig auf die Frage, was die Besten gut handhaben, und nicht darauf, was bei den Schlechteren falsch läuft. Schließlich möchten Sie ja in erster Linie nicht Kritik üben, sondern erreichen, dass man von den „Gewinnern“ des Benchmarking lernt.

5. Schritt: Standardisierung umsetzen

Wenn Sie die beste Lösung herausgefiltert haben, entwickeln Sie aus der Diskussion mit den Bereichsleitern und dem Feedback der Mitarbeiter ein verbindliches Konzept, das für alle gilt. Besprechen Sie auch, wie diese „best practice“ von allen umgesetzt werden kann. Dieser Plan sollte für alle verbindlich und zeitlich festgelegt sein, damit die Aktion nicht im Sande verläuft - und dann einfach jeder so weitermacht wie bisher.