Assistenten Was würden Chefs nur ohne sie tun?

02.02.2012 – Die Aufgaben von Assistenten sind vielfältig: Postbearbeitung, Planung von Meetings oder dem Chef den Rücken frei halten. Dabei noch immer nett lächeln und sich den Stress nicht anmerken lassen. Wer diese Aufgaben gut meistert, braucht sich um seine Karriere nicht zu sorgen und kann es selbst bis ins obere Management schaffen.

Schlagworte: Assistenz, Cheffassistenz, Fachkompetenz, Sekretariat, Teamsassistenz, Verhältnis zu Vorgesetzten, Vorstandsassistenz

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Assistenten der Geschäftsführung gibt es nahezu in allen Branchen, vor allem in sehr großen Unternehmen oder Konzernen. Daher können die Aufgaben des Assistenten sehr unterschiedlich sein. Manche übernehmen vor allem Sekretariats- und Organisationsaufgaben wie Postbearbeitung, Termin- und Reiseplanung, Gästebetreuung, Ablage- und Dokumentenmanagement. Diese erledigen sie auf hohem Niveau und mit viel Engagement. Andere Assistenten unterstützen die Geschäftsführung auch inhaltlich und beraten ihre Vorgesetzten.

Persönliche Assistenten des Vorstands oder der Geschäftsleitung sind zwar selbst keine Chefs, aber sie erfüllen trotzdem eine sehr verantwortungsvolle und wichtige Rolle im Unternehmen. Hans Lang, Autor des Ratgebers „Der Vorstandsassistent“ bringt es auf den Punkt:

„Der Vorstandsassistent macht alles, was der Vorstandsvorsitzende nicht machen will und was die Vorstandssektretärin nicht machen kann.“

Mit der Besetzung von Assistentenstellen wird auch der Nachwuchs gefördert und gesichert. Denn wer nicht ewig auf diesem Posten sitzen bleiben möchte, sondern Karriere machen will, der wird vielleicht ins obere Management aufsteigen und selbst irgendwann einmal ein Unternehmen leiten. Ein Beispiel dafür ist der Ex-Metro-Chef Dr. Eckhard Cordes. Er stieg bei Daimler als Assistent des Sindelfinger Werkleiters ein.

Warum Assistenten für den Chef unentbehrlich sind

Geschäftsführer oder Vorstandsvorsitzende brauchen Assistenten zur Zeitersparnis und Vorarbeit sowie als Hilfe für strategische Entscheidungen. Intern wie extern sollten sie mit Geschick, Freundlichkeit, Verbindlichkeit und bei Bedarf auch mit Nachdruck die Interessen des Unternehmens vertreten.

Der Assistent ist oft die einzige Person, mit dem der Chef über seine Unsicherheiten reden kann. Dieses Mitteilen hat für ihn eine Reinigungsfunktion: „Jetzt ist es raus, endlich kann ich das einmal jemandem sagen!“ Das ist schon von großer Bedeutung für den Chef, auch wenn damit noch keine Lösung gefunden ist. Der Assistent muss damit umgehen und zuhören können. Seine wichtigen Funktionen sind:

Nach dem Zuhören folgt der nächste Schritt: Er gibt seine Meinung ab. Die meisten Chefs legen sehr viel Wert auf das Feedback ihrer Assistenten. Der Assistent gibt vielseitige Unterstützung und dient auch als Ideengeber.
Er ist Vermittler zwischen verschiedenen Hierarchien und sollte die Stimmungen im Betrieb wahrnehmen, um sie dann dem Chef mitzuteilen.
Die Filterfunktion des Assistenten dient dazu, nicht jeden mit seinen Problemen gleich zum Chef zu lassen. Es liegt in der Verantwortung jedes Assistenten zu entscheiden, wer wann mit dem Chef reden darf.
In vielen Fällen übernimmt der Assistent auch die Urlaubsvertretung für den Chef. Und auch an die Termine erinnert der Assistent. Sogar an private wie den Hochzeitstag.