Arbeitsorganisation Die sieben Effizienz-Wunder am Arbeitsplatz

Effizienzwunder Nummer 1: Das Telefon

E-Mails führen häufig zu Rückfragen und mehreren Kommunikationsschleifen, bis ein Vorgang endgültig beendet ist. Warum nicht gleich zum Telefonhörer greifen und die Sache in einem „Aufwasch“ erledigen?  Das Telefon ist als direktes Kommunikationsinstrument besonders nützlich, weil man damit Vorgänge nachhaltig besprechen, Fragen sofort klären und Missverständnisse vermeiden kann. Suchen Sie deshalb bei Problemen den telefonischen Kontakt und setzen Sie sich dabei immer das Ziel, den Vorgang endgültig abzuschließen.

Effizienzwunder Nummer 2: Der leere Schreibtisch

Viele Manager verbringend verblüffend viel Zeit damit, verlegte Unterlagen und Notizen zu suchen. Räumen Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch auf - das sind meist nur wenige Minuten pro Tag, mit denen Sie aber Ihre Suchzeit während des nächsten Arbeitstages erheblich verringern. Verteidigen Sie Ihren leeren Schreibtisch vehement: Will jemand etwas darauf ablegen, fragen Sie sofort nach, was damit zu tun ist und was Sie mit den Unterlagen tun sollen. Damit wird Ihr Schreibtisch in puncto Ablagefläche für alle zur Tabuzone.

Vermeiden Sie auch jede Form von Überfluss, vor allem bei Papier. Drucken Sie nur das aus, was Sie sofort weiter geben oder ablegen können. Alles andere genügt in der Regel als Datei. Ein weiterer Punkt, auf den Sie achten sollten, ist das Büromaterial. Bestellen Sie nie mehr, als Sie voraussichtlich benötigen, und sorgen Sie für die richtige Reichweite: Was Sie häufiger benutzen, ist in der obersten Schublade. Was wenig genutzt wird, kann weiter nach unten wandern.

Effizienzwunder Nummer 3: Hilfe!

Effiziente Menschen haben keinen „Selbermach-Komplex“. Folgen Sie deren Beispiel und binden Sie Ihre Umgebung so weit wie möglich in Ihre Abläufe mit ein. Taucht eine neue Aufgabe auf, fragen Sie sich zuerst: Könnte das nicht besser jemand anderes erledigen? Wenn ja, delegieren Sie die Aufgabe. Ist das nicht möglich, prüfen Sie, ob Sie sich bei Teilaufgaben helfen lassen können. Beispiele dafür sind die Beschaffung von Unterlagen, Recherchieren von Informationen und Erstellen von Präsentationen. Alles, was Sie nicht selbst erledigen müssen, spart Zeit.

Effizienzwunder Nummer 4: Die richtige Reihenfolge

Der Normalfall ist fast immer, dass mehr zu tun ist, als man eigentlich schaffen kann. Ihr erstes Bestreben sollte also sein, Aufgaben überhaupt nicht zu erledigen. Das klappt meist bei allen, die weder wichtig noch an einen dringenden Termin gebunden sind. Solche Aufgaben streichen Sie einfach, und wenn Ihre Einschätzung richtig war, wird das niemanden interessieren.

Am anderen Ende der Skala befindet sich jene Sorte von Aufgaben, die „brennen“, wie man so schön sagt. Anders ausgedrückt: Sie sind wichtig und zudem an einen nahen und festen Termin gebunden. Damit haben sie absolute Priorität und müssen sofort in Angriff genommen werden.

Und dann gibt es noch die Grauzone, in der sich jene Aufgaben befinden, die zwar keinen festen Termin haben, aber dennoch sehr wichtig sind. Dazu gehört zum Beispiel, neue Produkte und Leistungen zu entwickeln oder eine Neukundenaktion zu starten. Die Gefahr: Solche Aufgaben gehen häufig im Tagesgeschäft unter. Dem begegnen Sie, in dem Sie die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben in möglichst viele Teilaufgaben zerlegen und jeden Tag oder jede Woche eine davon erledigen. Eine andere Möglichkeit ist es, Zeitdruck zu erzeugen, zum Beispiel durch die Einberufung einer Projektgruppe mit einem festen Starttermin.

Effizienzwunder Nummer 5: Alles klar!

Kennen Sie das? Meetings ohne Ergebnisse, Gespräche ohne Inhalte und widersprüchliche Anweisungen, alles Kennzeichen einer ineffizienten Arbeitsatmosphäre. Beobachten Sie dagegen effizient arbeitende Menschen und kopieren Sie deren Verhalten: Gehen Sie jedem Sachverhalt so lange auf den Grund, bis sie ihn verstanden haben. Haken Sie in Gesprächen nach, wenn Sie etwas nicht verstehen. Dies hat neben der Verbesserung des eigenen Wissensstandes auch noch den angenehmen Nebeneffekt, dass sich niemand trauen wird, Ihnen Halbwissen oder Fragwürdiges zu übermitteln – zu groß ist die Gefahr, von Ihnen durch konkretisierende Nachfragen bloßgestellt zu werden.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass etwas nicht klar ist, klären Sie es bei nächster Gelegenheit, in dem Sie zum Beispiel in einem Meeting fragen: „Der Stand ist doch, dass wir am Montag mit der neuen Software online gehen. Oder habe ich da etwas falsch verstanden?“ Mit dieser einfachen Feststellung drängen Sie alle aus der Deckung, die den für sie eventuell unangenehmen Sachverhalt verschwiegen haben, aus der Reserve und klären die Situation.

Effizienzwunder Nummer 6: Zweiter Sieger beim technischen Fortschritt

Beobachten Sie einmal auf der nächsten Messe oder bei einem Seminar wichtige Führungskräfte. Häufig verwenden diese noch ältere Mobiltelefone und für die Abfrage Ihrer E-Mails den Laptop. Warum? Weil eingeführte Technologien zuverlässig funktionieren und einfach zu bedienen sind. Vermeiden Sie deshalb stets die ersten technologischen Innovationen.

Erst wenn die „Kinderkrankheiten“ ausgemerzt sind, steigen Sie in der zweiten Welle mit ein. Sie sparen damit auch viel Zeit für eine ansonsten notwendige intensive Beratung. Stattdessen warten Sie einfach ab, was sich im Markt durchsetzt, und setzen dann auf diesen Trend. Aufgrund der hohen Zuverlässigkeit und des dann meist besseren Bedienungskomforts können Sie den Vorsprung der Innovatoren der ersten Welle schnell aufholen.

Effizenzwunder Nummer 7: Das Rad nur einmal erfinden

Es genügt meist, etwas einmal zu entwickeln und diese Vorlage – eventuell mit Anpassungen – immer wieder zu benutzen. Greifen Sie deshalb bei der Erledigung Ihrer Aufgaben auf vorhandene Muster zurück. So gibt es Personen, denen Sie häufiger Briefe schreiben als anderen. Speichern Sie sich für solche Fälle Musterbriefe direkt auf dem Desktop ab, damit Sie sie immer wieder mit wenig Aufwand finden und anpassen können.

Als Muster können Sie aber auch Abläufe nehmen, die in der Vergangenheit gut funktioniert haben. Wenn Sie zum Beispiel einen Mitarbeiter erfolgreich mit einer schwierigen Recherche beauftragt haben – warum soll das nicht ein zweites Mal wieder klappen? Wenden Sie das gleiche Prinzip auf Teams, Lieferanten, Dienstleister und ähnliches mehr an – Sie sparen sich dadurch viel Suchzeit und kommen auf effiziente Weise zu guten Ergebnissen.

Tipp

Auch wenn es manchmal so aussieht: Effizient sein heißt nicht immer, den leichtesten Weg zu gehen. Investieren Sie auch Zeit in das Know-how Ihrer Mitarbeiter, arbeiten Sie sich intensiv in neue Software ein. Legen Sie dabei die Schwerpunkte so, dass Sie anschließend einen möglichst großen Effizienzgewinn erzielen können. So können Sie nach einer Schulung Ihrer Assistenz höherwertigere Aufgaben delegieren oder mit den Kenntnissen der neuen Software Analysen deutlich schneller als vorher erledigen.