Auftragsklärung Ein neues Konzept? Das erste Gespräch

Wichtige Konzepte werden oft zwischen Tür und Angel besprochen. Der Chef: „Wir müssten mal ... Kümmern Sie sich bitte darum.“ Als Betroffener stehen Sie da und wissen nicht so recht, worum es nun eigentlich geht. Jeder Auftrag für ein neues Konzept sollte systematisch geklärt werden. Dafür brauchen Sie folgende drei Dinge:

1. Zeit. Fordern Sie von Ihrem Chef ein, dass er sich für die Klärung des Konzeptauftrags etwas Zeit nimmt (manchmal reichen ein paar ruhige und ungestörte Minuten). Bieten Sie an, dass Sie zu ihm ins Büro kommen, um die Ziele, den Auftrag und die Rahmenbedingungen zu klären.

2. Fragen. Stellen Sie Ihrem Chef bei diesem Gespräch die richtigen Fragen. Worum geht es? Was ist zu tun? Was soll erreicht werden? Worauf gilt es zu achten? Am besten ist, Sie überlegen sich schon vor dem Gespräch die wichtigen Fragen, damit Sie sich ein gutes Bild machen können und gehen diese mit Ihrem Chef systematisch durch. Wenn der Chef keine klaren Antworten geben kann (was durchaus vorkommen kann), dann stellen Sie zumindest diese Frage: „Sind Sie damit einverstanden, dass ich mir ein paar Gedanken zur Vorgehensweise und zur Lösung mache und wir das am ... noch einmal besprechen?“

3. Verbleib. Fassen Sie am Ende das Gespräch noch einmal zusammen und fragen Sie Ihren Chef: „Habe ich das so richtig verstanden?“ Klären Sie, wann das Konzept vorliegen soll, wann Sie den Zwischenstand präsentieren oder wann Sie ihm vom Fortschritt berichten sollen. Klären Sie, welche Rahmenbedingungen wichtig sind („Sie müssen sich unbedingt mit Herrn Müller abstimmen!“) und sagen Sie, was Sie als nächstes tun werden.

Zeigen Sie bei einem solchen ersten Gespräch, dass Sie professionell arbeiten. Bleiben Sie beim Thema, gehen Sie nicht zu sehr in die Details, hören Sie aufmerksam zu, stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Chef richtig verstehen. Vor allem: Schreiben Sie so viel wie möglich mit!

Oft ist es hilfreich, den Auftrag auch noch einmal schriftlich zusammenzufassen und diese Auftragsbeschreibung dem Chef vorzulegen. Verbinden Sie damit die Frage: "Habe ich Ihren Konzeptauftrag richtig verstanden und zusammengefasst?" Darauf können Sie sich dann bei der Ausarbeitung des Konzepts beziehen.