Büroorganisation Aufgaben abarbeiten

Zwei der wichtigsten Büro-Werkzeuge sind der Eingangskorb und der Ausgangskorb. Was in den Eingangskorb kommt, muss bearbeitet werden. Wenn alles fertig ist, kommt es in den Ausgangskorb. Soweit so einfach. Die zentrale Frage ist, wie werden die Aufgaben aus dem Eingangskorb am besten bearbeitet. Dazu die folgenden Tipps:

• Alle Aufgaben, die innerhalb von fünf Minuten erledigt sind, sollten Sie auch sofort angehen und abschließen.
• Alle anderen Aufgaben kommen auf den Aufgabenplan. Hier steht vermerkt, was erledigt werden muss und bis zu welchem Termin.
• Planen Sie schon tags zuvor, kurz vor Feierabend, welche Aufgaben Sie am nächsten Tag angehen wollen.
• Nutzen Sie den Vormittag, um Ihre wichtigen Aufgaben abzuschließen. Hier haben Sie die meiste Energie und Sie können zufrieden Mittag essen, wenn Sie wissen: Das Wichtige habe ich bereits erledigt.
• Zerlegen Sie größere Aufgaben in mehrere kleine. Nehmen Sie sich zuerst eine längere Teilaufgabe vor und bearbeiten Sie dann erst die kleineren. Dann merken Sie, dass es schneller geht und Sie kommen am Ende nicht in Zeitnot.
• Aufgabenbündelung: Packen Sie vergleichbare Aufgaben oder Tätigkeiten zusammen. Wenn Sie das Gleiche mehrmals hintereinander tun, gewinnen Sie an Fahrt. Schreiben Sie beispielsweise alle Briefe, die Sie schreiben müssen, hintereinander weg; dann merken Sie, wie die Arbeit immer leichter wird.
• Wenn Sie mit einer Aufgabe nicht vorankommen, planen Sie diese für einen späteren Zeitpunkt wieder ein und gehen Sie etwas ganz anderes an (durchaus auch eine Pause oder ein Spaziergang). Das macht den Kopf frei.

Im modernen Büro gibt es meistens zwei unterschiedliche Eingangskörbe, die mindestens einmal täglich bearbeitet werden müssen: Den für Papier und den für E-Mails. Verfahren Sie mit beiden in der gleichen Weise, wie hier beschrieben.