Meeting Acht Tipps für erfolgreiche Besprechungen

1. Besprechungszweck definieren

Besprechungen sind in Unternehmen so häufig, dass sie für viele Mitarbeiter längst zur Routine geworden sind. Zu viele Meetings haben kein klar definiertes Ziel, so zum Beispiel wöchentliche Teambesprechungen oder Fortschrittsberichte. Optimale Besprechungen beziehen sich auf konkrete Aktionen, die mit klaren Zielen oder gewünschten Ergebnissen verbunden sind.

2. Teilnehmerzahl begrenzen

Allgemein gilt: Mit steigender Teilnehmerzahl steigt das Risiko ergebnisloser Gespräche. Überlegen Sie, welcher Mitarbeiter wirklich anwesend sein muss oder wer die Ergebnisse auch später erhalten kann. Gehen Sie dabei aber diplomatisch vor: Betonen Sie, dass nicht eingeladene Mitarbeiter nicht übergangen werden, sondern ihre Zeit für etwas anderes nutzen können.

3. Agenda aufsetzen

Eine schlüssige Agenda ist für eine gute Planung entscheidend und sollte den Teilnehmern rechtzeitig bereitgestellt werden, damit sie während der Besprechung darauf eingehen können. Alle Teilnehmer müssen genau wissen, welche Gesprächspunkte Vorbereitung benötigen.

4. Den richtigen Raum wählen

Auch Theaterstücke oder Filme wirken erst dann richtig, wenn Kulisse, Beleuchtung und Ton stimmen. Da können Drehbuch oder Schauspieler noch so gut sein. Gleiches gilt für Meetings. Wie oft waren Sie schon bei Besprechungen in stickigen Räumen mit gähnenden Teilnehmern, in denen die Fenster so gespiegelt haben, dass Ihnen der Kopf brummte oder Monitore unlesbar wurden? In denen Sie ständig durch Personen unterbrochen wurden, die wissen wollten, ob der Raum frei ist? Diese Störfaktoren beeinträchtigen die Produktivität, da sie die Teilnehmer ablenken und dadurch die Leistungsfähigkeit senken. In einem professionellen Konferenzraum mit der richtigen Beleuchtung und Belüftung können sich die Teilnehmer besser konzentrieren.

5. Für einen guten „ersten Eindruck“ sorgen

Dies gilt insbesondere für Besprechungen mit potenziellen Kunden. Wenn Sie Besprechungen in einem ungenutzten Büro oder in einem Café abhalten, entsteht nicht derselbe Eindruck wie in einem Raum mit der richtigen Größe, der sich in ebenso erstklassiger wie praktischer Lage befindet und mit allen wichtigen Dingen ausgestattet ist. Wer kein repräsentatives Büro zur Verfügung hat, kann Konferenzräume auf Tages-, Halbtages- oder Stundenbasis mieten.

6. Größe, Raumtyp und Ausstattung beachten

Ist für die Besprechung ein Sitzungssaal, ein Seminarraum oder eine Bestuhlung in U-Form von Nöten? Fragen Sie alle Besprechungsteilnehmer was sie brauchen, wie zum Beispiel Flipchart, Whiteboard, Drucker oder Kopierer. Fragen Sie sich, ob es sich um eine Präsentation handelt, die eine bestimmte Stuhlanordnung erfordert!

7. An zusätzliche Vorbereitungen denken

Hungrige oder durstige Teilnehmer sind weniger produktiv. Bieten Sie also Tee, Kaffee und Wasser und eventuell auch Snacks oder ein Mittagessen an. In diesem Fall müssen Sie auch an ausreichend Platz für Tassen und Teller denken.

8. Alternativen in Betracht ziehen

Eine Alternative zu Besprechungen können Videokonferenzen sein. Durch sie lässt sich viel Geld und Zeit für Reisen einsparen und gleichzeitig die Umwelt schonen. Voraussetzung für ein erfolgreiches Gespräch ist hier jedoch eine hochwertige Technik, die eine problemlose Übertragung ermöglicht. Überlegen Sie also nicht nur, wer an der Besprechung teilnehmen muss, sondern auch wie die einzelnen Personen teilnehmen.