Dynamic Facilitation Wenn der Moderator die Besprechung frei laufen lässt

Ein guter Moderator ist Gold wert. Er bereitet Besprechungen so vor, dass alle wissen, worum es geht und jeder Teilnehmer einen wichtigen Beitrag leisten kann. Er sorgt dafür, dass die Besprechung effizient abläuft und am Ende ein gutes Ergebnis herauskommt. Er hält alle Beiträge fest und stellt diese nach der Besprechung zur Verfügung. Das setzt voraus, dass der Moderator sehr genau weiß, was er will, dass er mit den Teilnehmern richtig umgeht und sie so zu einem Ziel führt. Er hat die Gruppe im Griff.

Doch manchmal dominiert der Moderator die Besprechung zu sehr. Er zwingt alle Anwesenden zu sehr, in das von ihm ausgedachte Korsett. Er erkennt nicht, wenn alle anderen in eine andere Richtung gehen wollen, andere Ziele anstreben oder mit seiner Vorgehensweise einfach nicht zurecht kommen. Die Folge: Es kommt zu Unmut und Konflikten oder die Teilnehmer resignieren und warten nur darauf, dass die Besprechung endlich abgeschlossen wird. Am Ende beschleicht alle das Gefühl: Es hätte etwas Besseres herauskommen können und müssen. Das eigentliche Problem, um das es den Teilnehmern ging, wurde nicht gelöst.

Gerade dann, wenn es darum geht, schwierige Probleme zu diskutieren, gänzlich neue Lösungen zu finden oder heikle Entscheidungen zu treffen, dann muss der Moderator Fingerspitzengefühl beweisen – ja, er muss sich selbst stark zurück nehmen. Er darf die Dynamik der Gruppe nicht in seinen Regieplan pressen. Er muss den Teilnehmern freien Lauf lassen. Das ist eine besondere Kompetenz, die jeder gute Moderator mitbringen sollte. Und Jim Rough hat dafür die Moderationsmethode „Dynamic Facilitation“ entwickelt. Sie soll helfen, dass sich in Meetings das richtige Ergebnis gewissermaßen von selbst enthüllt, dass Durchbrüche erzielt werden, mit denen vorher keiner gerechnet hat. Wie geht das?

Jeder sagt, was ihm wichtig ist

Bei Dynamic Facilitation geht es sprunghaft zu. Es gibt keinen festen Plan und keinen starren Ablauf für die Besprechung. Der lineare Diskussionsprozess wird aufgebrochen. Diese Methode setzt auf die Menschen, auf ihre Einfälle und Beiträge – so wie sie kommen. Denn deren Denken ist nicht linear, wie die Gehirnforschung schon lange weiß, sondern spontan, impulsiv und emotional.

Alle Teilnehmer eines Meetings können zu jeder Zeit das in die Diskussion einbringen, was ihnen auf dem Herzen liegt und was ihnen gerade einfällt. Dabei wird explizit berücksichtigt, dass Menschen Emotionen, Werte und Wünsche haben. Die Moderatorin Marie-Luise K. Stiefel hat dies für ihre Workshops nach dem Prinzip des Dynamic Facilitation so beschrieben:

„Bei Dynamic Facilitation wird der Prozess des Gesprächsverlaufs, also die Abfolge und Inhalte der Beiträge, nicht von der Moderatorin gesteuert. Die Gruppenteilnehmer sind frei, ihren Impulsen zu folgen und diese zu äußern. Die Moderatorin folgt der Dynamik in der Gruppe, hört zu, fragt gegebenenfalls nach und hilft den Teilnehmenden, das zu sagen, was sie wirklich meinen.“ [Quelle: http://www.netzwerk-gemeinsinn.net/...]

Gleichzeitig darf es nicht chaotisch und beliebig zugehen. Es soll ja trotzdem ein gutes Ergebnis herauskommen. Die Methode Dynamic Facilitation schafft dafür einen entsprechenden Rahmen. Sie eignet sich für schwierige Themen, die konfliktträchtig sind, die große Betroffenheit bei den Mitarbeitern und Teilnehmern auslösen, ihnen also eine Herzensangelegenheit sind und die für alle ein wirklich wichtiges Problem darstellen. Die Gruppe sollte zwischen drei und 20 Menschen umfassen, die sich auch sonst gut kennen und regelmäßig miteinander arbeiten.

Der Moderator ist vor allem ein Zuhörer, aber durchaus auch entschlossen und mit einer klaren Vorstellung vom Ablauf. Er sorgt dafür, dass alles im Moderationsprozess zusammenfließt. Er muss es schaffen, dass die Energie und die Leidenschaft, die Teilnehmer für das Thema aufbringen, zur Geltung kommen. Sie bringen die Diskussion voran. Er lässt ihr freien, kreativen, emotionalen und damit produktiven Lauf. Er achtet nur auf folgende, wenigen Rahmenbedingungen:

• Jede Stimme und Aussage wird vollständig wahrgenommen. Jeder hat genug Zeit, sein Anliegen oder seinen Beitrag vorzubringen. Niemand wird unterbrochen.
• Alle Themen und alle Beiträge der Teilnehmer werden aufgeschrieben oder visualisiert. Diese Themenlandkarte und die Beiträge sind für alle immer sichtbar. Einwände werden genauso festgehalten und neben die entsprechenden Beiträge gestellt (nicht gegenüber).
• Der Moderator bricht einen Schlagabtausch zwischen Teilnehmern ab, wenn er erkennt, dass die Gruppe dadurch nicht vorankommt und die Energie in der Diskussion absorbiert wird.
• Gleichwohl lassen alle auch emotionale Beiträge zu. Kopf und Herz haben den gleichen Wert.

Der richtige Einstieg und die Freisetzung der Besprechungsenergie

Oft ist der richtige Einstieg entscheidend darüber, wie der Prozess des Dynamic Facilitation abläuft. Der Moderator kann ein Thema grob vorgeben, über das gesprochen werden soll und dann alle Teilnehmer fragen: „Was ist Ihr Standpunkt dazu? Was wollen Sie dazu sagen? Was liegt Ihnen auf dem Herzen, wenn es um das Thema XY geht?“

Er kann die Teilnehmer aber auch auffordern, das Thema selbst festzulegen: „Worüber müssen wir heute gemeinsam sprechen? Welches Problem brennt uns allen unter den Nägeln? Wofür brauchen wir unbedingt eine Lösung?“ Dann wird im ersten Schritt das gemeinsame Thema ausgewählt (zum Beispiel durch eine Punktabfrage). Und dieses Thema wird dann im weiteren Verlauf der Besprechung behandelt.

Der Moderator muss sich im Klaren sein, dass bei Dynamic Facilitation nicht immer ein Ergebnis herauskommen muss, das alle zufrieden stellt. Wichtig ist vielmehr, dass alle Teilnehmer die unterschiedlichen Sichtweisen erfahren, dass sie die Beiträge und Meinungen der anderen verstehen und entsprechend berücksichtigen können. Dann ist die Gruppe dafür verantwortlich, welche Fortschritte sie erzielt und was am Ende herauskommt.

Ein besonderes Problem beschreibt Marie-Luise K. Stiefel aus einem ihrer Workshops so:

„Die Teilnehmer waren dann auch unzufrieden. Die erste Phase … ist oft mühsam, weil hier noch nichts Neues entsteht, weil die Bereitschaft, neugierig hinzulauschen, was von anderen gesagt wird, normalerweise nicht sehr groß ist, solange man das, was einem selber unter den Nägeln brennt, noch nicht sagen durfte.“

Deshalb kann es hilfreich sein, wenn der Moderator vor dem Beginn der eigentlichen Besprechung die Methode des Dynamic Facilitation erklärt, die Rahmenbedingungen nennt und auch auf die möglichen Fallstricke hinweist.