Geschäftsbriefe Wer gut formuliert, wird besser verstanden

Anke Quittschau und Christina Tabernig, die zwei Expertinnen, wenn es um Geschäftskorrespondenz geht, wissen, worauf es ankommt:

„Der richtige Stil in der Korrespondenz gehört heute ebenso zu den modernen Umgangsformen wie das persönliche Auftreten beim Kunden. Man kommt bei anderen einfach besser an, wenn man bestimmte Regeln beachtet.“

Nicht nur bei der schriftlichen Korrespondenz nach draußen erweist sich ein guter Schreibstil als wertvoll. Auch in Protokollen und firmeninternen E-Mails macht sich eine klare, motivierende und freundliche Ansprache gut.

In der Kürze liegt die Würze

Geschäftsbriefe werden häufig mit unnötigen Informationen aufgebläht. Sie sollen dem Geschriebenen mehr Nachdruck und Form verleihen. Der Schreiber erzielt damit aber meistens das Gegenteil: Mit Phrasen ohne Aussagekraft verzichtet der Schreiber auf echte Kommunikation.

Die kürzere Variante ist prägnanter, gleichzeitig freundlicher und vermittelt Kundenorientierung. Der längere Satz enthält verzichtbare Informationen, da es im Interesse des liefernden Unternehmens selbstverständlich ist, dass eine Reklamation "eingehend" geprüft wird. Auch das "von uns" kann dabei gestrichen werden.

Viele überflüssige Formulierungen gehören zum gängigen Inventar von Geschäftsbriefen. Sie erscheinen zunächst gar nicht so störend, weil man sich an sie gewöhnt hat. Es lohnt sich, genau hinzusehen und zu überlegen, ob die übermittelten Informationen wirklich wichtig sind. Wenn Sie unnötige Floskeln streichen, lassen sich leicht genauere und unverbrauchtere Formulierungen finden, die viel besser ausdrücken, was Sie sagen wollen.