„Heute bin ich wieder zu gar nichts gekommen. Den ganzen Tag in Meetings gesessen.“ So klagen viele Mitarbeiter in den Unternehmen über das Besprechungsunwesen. Sie sehen die vielen Besprechungstermine in ihrem Kalender und wissen, dass da viele Leute herumsitzen, aber wenig herauskommt. Meetings fressen nur kostbare Arbeitszeit.
Die Gründe dafür sind vielfältig. Meistens sind die Meetings schlecht vorbereitet und schlecht moderiert: Die Ziele sind unklar, die Tagesordnung (Agenda) fehlt, der Zeitplan ist unverbindlich, die Ergebnisse werden nicht festgehalten. Dazu kommt, dass es zahlreiche Störungen gibt und die Teilnehmer Besprechungen missbrauchen, um ihre Steckenpferde auszureiten und ihr Ego zu beweisen. Für viele Anlässe, zu denen Meetings anberaumt werden, gibt es gute Alternativen. Typische Symptome schlechter oder unnötiger Besprechungen sind:
- Das Meeting fängt nicht pünktlich an, weil einige Teilnehmer später kommen. Alle anderen warten ungeduldig.
- Der Chef hält lange Monologe, erteilt nur Anweisungen für seine Mitarbeiter und bügelt konstruktive Vorschläge ab.
- Die Mitarbeiter berichten von ihren Projekten, was für niemand anderen relevant ist oder was sowieso schon jeder im letzten Projektbericht gelesen hat.
- Keiner schaut auf die Zeit, was aber nicht so schlimm ist, weil es sowieso keine feste Tagesordnung (Agenda) und keine klaren Besprechungsziele gibt.
- Es wird nichts mitgeschrieben oder visualisiert.
- Am Ende drängeln alle Teilnehmer, weil der nächste Termin ansteht. Dann werden noch schnell ein paar wichtige Punkte angerissen, aber nicht geklärt, sondern auf das nächste Meeting verschoben.
- Ein Protokoll gibt es nicht.
Dennoch gilt: Meetings sind wichtig! Sie intensivieren die Kommunikation und können zu besseren Entscheidungen führen.
