Dynamische Moderation So werden Meetings effektiver

Noch immer gilt: Besprechungen in Unternehmen sind häufig eine Quelle von Zeitverschwendung und die vorhandenen Ressourcen werden dabei nicht effektiv genutzt. Das liegt unter anderem daran, wie Besprechungen durchgeführt werden und wie sie in die Arbeitsabläufe eingebunden sind. 

Häufig sind Besprechungen Bestandteil der Regelkommunikation in Unternehmen. Das heißt: Mehrere „Experten“ mit unterschiedlicher Kompetenz sowie verschiedenen (Teil-)Aufgaben treffen sich regelmäßig, um Informationen auszutauschen, sich abzustimmen, gemeinsam Entscheidungen zu treffen und ihre Aktivitäten zu koordinieren. Das Ziel hierbei: die (Zusammen-)Arbeit koordinieren, um Synergien und den größtmöglichen gemeinsamen Output zu erzielen.

Klassische Moderationsmethoden reichen nicht

Erfolgreiche Teams wissen um die interdependente Natur ihres Zusammenwirkens. Sie wissen zudem, wie wichtig das wechselseitige Abstimmen und Koordinieren der Aktivitäten für den Teamerfolg ist. Entsprechend groß ist ihr Wunsch, Meetings so zu gestalten, dass zum Beispiel folgende Ziele erreicht werden:

• Sich besser kennen lernen
• Neue Teammitglieder einbinden
• Gemeinsame Ziele formulieren
• Meilensteine setzen
• Aktionspläne kreieren
• Arbeitsfortschritt überwachen und visualisieren
• Qualifiziertes Feedback über die Performance austauschen
• Wirkungsgrad des gesamten Teams verbessern

Um diese Ziele zu erreichen, genügen die klassischen Moderationsmethoden vielfach nicht – unter anderem, weil sie in einer tayloristischen Art und Weise versuchen, den Kommunikations- und Entscheidungsprozess in der Gruppe in linear aufeinander aufbauende Teilschritte zu zergliedern. Damit werden sie weder der Komplexität der Aufgaben, noch der Komplexität des Beziehungsgeflechts in modernen Unternehmen gerecht.

Hinzu kommt: Je qualifizierter die Teilnehmer einer Besprechung sind, umso größer ist ihr Verlangen nach Mitbestimmung und konsensorientierten (Entscheidungs-)Verfahren sowie nach mehr Verantwortung und Entscheidungsfreiräumen. Gerade für Unternehmen mit vielen hochqualifizierten Mitarbeitern gilt: Vielfach findet eine Art Umwälzung von der Basis her statt, der das Management teilweise hilflos gegenüber steht. Denn die hochqualifizierten „Spezialisten“ wollen nicht nur wahr- und ernstgenommen, sondern pochen regelrecht darauf, einbezogen zu werden.

Mit den klassischen Moderationsmethoden wie zum Beispiel der legendären Kartenabfrage gelingt dies nur begrenzt. Bei dieser Moderationsmethode wird der Moderationsprozess zumeist in folgende Teilschritte zergliedert:

• Thema als Frage oder Aufgabe formulieren
• Problem definieren
• Ursachen analysieren
• Lösungsalternativen sammeln
• Strukturieren
• Bewerten
• Auswählen
• Maßnahmen definieren

Bei Aufgabenstellungen, die sich durch eine geringe Komplexität auszeichnen, hat dieses standardisierte Verfahren Vorteile. Unter anderem, weil der Moderator diesen Prozess aufgrund seiner linearen Struktur einfach steuern kann.

Anders ist dies bei komplexen Aufgabenstellungen, bei denen es zum Beispiel darum geht, ganz neue Problemlösungen zu entwerfen. Hierbei stoßen Moderationsmethoden wie die Kartenabfrage qualitativ und quantitativ schnell an ihre Grenzen. Und das nicht nur, weil sich komplexe Themen vielfach nicht als linearer Prozess darstellen lassen. Hinzu kommt: Sie schränken die Kreativität ein und bieten keinen Raum fürs Entwerfen innovativer Lösungen. Auch berücksichtigen sie nicht die Konflikte, die gerade dann schnell entstehen, wenn es darum geht, ganz neue Lösungen zu entwerfen, die auch das Durchbrechen von Denk- und Verhaltensgewohnheiten erfordern.

Raum für neue Ideen und Problemlösungen

Anders ist dies bei der Dynamischen Moderation. Sie nutzt – dem Grundprinzip des Mind-Mappings ähnlich – eine aufmerksamkeitsfokussierende Visualisierung, bei der der Auftrag zunächst ausgehend vom Kernthema durch Differenzierung geklärt wird. In einem kreativen Prozess werden dann kontextbezogene Inhalte in Kleingruppen zusammengetragen und mit verschiedenen partizipativen Methoden ziel- und lösungsorientiert bearbeitet. Das ressourcenorientierte Vorgehen und die damit einhergehende Visualisierung machen Potenziale sichtbar und bringen sie auf den Punkt. 

Der Moderator unterstützt den gruppendynamischen Prozess aus dem Hintergrund. Er dient als Werkzeug, Katalysator und Transformator. Er bringt Verborgenes an die Oberfläche, überbrückt Barrieren und öffnet Schranken. Der Moderator ist sozusagen ein Kommunikations- und Beziehungsmanager. Er gestaltet den Raum für geplante Veränderungen und öffnet Räume für neue Erfahrungen.

Dynamische Moderation nutzt Meetings und Projekte, um Arbeitsbeziehungen aufzubauen, Informationen zu teilen und Team-Kompetenzen zu erlernen oder zu verbessern. Als Grundlagen dienen dabei die gemeinsamen Zielsetzungen und Zielvorgaben, so dass die Arbeitsplanung und -koordinierung ziel- und ergebnisorientiert erfolgt. Zudem hilft ein permanenter Feedbackprozess dem Team, sich selbst und die Meetings ständig zu optimieren. Eine Dynamische Moderation hat gegenüber der klassischen Moderation folgende Vorteile:

• Aktiviert und motiviert den Einzelnen und die gesamte Organisation
• Stärkt das Zugehörigkeits- und „Wir-Gefühl“
• Unterstützt die Identifikation auch auf der Handlungsebene des Unternehmens
• Aktiviert ungenutzte Ressourcen der Mitarbeiter einer Organisation
• Fördert die Eigenverantwortung
• Komplexität wird verständlich, zugänglich und eine Ressource für neue Möglichkeiten
• Zeitersparnis, da Arbeitsgänge gebündelt werden können
• Prozessklarheit
• Transparenz der Wirkungszusammenhänge
• Positiver Einfluss auf die Unternehmenskultur

Mit einer Dynamischen Moderation erzielen Arbeits- oder Projektteams bessere Arbeitsergebnisse, weil:  

• Alle Teammitglieder stets gut informiert sind
• Abläufe und Aktivitäten koordiniert werden
• Streu- und Reibungsverluste an den Schnittstellen reduziert werden
• Blind- und Fehlleistungen durch direkte Feedbackschleifen vermieden werden

Zudem verlaufen die Meetings effizienter und effektiver, und es werden bis zu 30 Prozent der bisher in sie investierten Arbeitszeit gespart. Auch deshalb, weil Vielredner mit System gebremst werden und der Verlauf der Meetings punktgenau und ergebnisorientiert gesteuert wird.