Ad-hoc-Präsentation Zielsicher überzeugen

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In zehn Minuten findet ein Meeting mit Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen statt – und Sie sollen eine Präsentation halten. Das Meeting wurde spontan einberufen, da ein neuer Großkunde eine Anfrage gestellt hat. Jetzt geht es um die Strategie, wie das Team den Kunden gewinnen, begeistern und langfristig halten kann. Nutzen Sie diese zehn Minuten vor dem Meeting effektiv und mit System, denn anschließend wird es um Ihr Image, Ihre Beziehungen zu Kollegen und Vorgesetzten und auch um Ihre Karrierechancen gehen.

Wenn Sie die folgenden sechs Schritte beherzigen, verankern Sie Ihre Botschaften auch in Ad-hoc-Präsentationen derart, dass sie bleibenden Eindruck hinterlassen, positiv nachwirken und präzise Entscheidungen herbeiführen. Haben Sie sehr wenig Zeit zur Verfügung, dann nehmen Sie diese sechs Schritte ruhig wörtlich und klären auf dem Weg zum Meeting zumindest die ersten drei Schritte für sich:

• Ziel
• Kernbotschaft
• Struktur

Ziel setzen: Was möchten Sie konkret erreichen?

Menschen ohne Ziel wirken planlos und wenig überzeugend. Instinktiv fragen wir uns: Wenn diese Menschen nicht einmal selbst wissen, was sie wollen, warum sollen wir ihnen dann folgen? Klare Ziele machen aber überzeugungsstark, weil sie eine motivierende Wirkung haben. In Bezug auf die Meeting-Situation sollten Sie sich also fragen: Was möchte ich in diesem Meeting wirklich erreichen? Je ehrlicher Sie diese Frage beantworten, umso mehr positive Antriebsbotenstoffe schüttet Ihr Körper aus und stimmt Sie optimal auf die Herausforderung ein. Sie werden als Mensch mit positiver Energie wahrgenommen, der weiß, was er will, der andere mitnehmen und begeistern kann.

Ihr Ziel sollte voll und ganz auf Ihre Persönlichkeit, Ihre Wünsche und Stärken zugeschnitten sein. Es sollte, in der Sprache der Neurorhetorik, ganz auf Ihr eigenes Antriebs- und Belohnungssystem ausgerichtet sein. Denn nur für belohnende Ziele lohnt es sich, auch rhetorisch zu kämpfen. Wenn Ihre Augen während der Präsentation leuchten, wirken Sie authentisch und werden als ehrlicher und sympathischer Mensch wahrgenommen. Im oberen Beispiel könnte ein solches motivierendes Ziel heißen:

„Ich überzeuge meinen Vorgesetzen und das Team von meiner Idee, diesen Kunden zu gewinnen. Statt einer langweiligen PowerPoint-Präsentation beim Kunden laden wir ihn ins Headquarter zu einer faszinierenden Stationen-Präsentation ein“.

Argumente bestimmen: Was überzeugt den oder die Entscheider?

Erfolgreiche Kommunikatoren stellen nicht nur auf das eigene Antriebs- und Belohnungssystem ab. Sie fragen nicht danach, was sie selbst überzeugt hat, sondern sie fragen: Was kann meinen Gegenüber überzeugen? Sie wissen auch, dass dieser über ganz andere Entscheidungskriterien und Belohnungsmuster verfügen kann als sie selbst. Übersetzen Sie deshalb Ihr Ziel in den Nutzen, den dieses Ziel für Ihren Gegenüber hat. Ganz praktisch gesagt: Beginnen Sie Ihre Sätze nicht permanent mit einem „Ich...“, sondern nutzen Sie Formulierungen wie „für Sie...“, „für das Team“ oder „für das Unternehmen“.

Dazu gehört auch, dass Sie nicht alle möglichen Argumente, die ihnen durch den Kopf gehen, gleich aussprechen. Im Endeffekt würde dies Ihre Argumentation schwächen, da unter vielen Argumenten immer ein angreifbares dabei ist. Das Gießkannenprinzip – viele Argumente wahllos anführen – führt auch dazu, dass die Teilnehmer am Ende überfordert sein werden. Das schadet nicht nur Ihrem Image, sondern macht Ihre Ideen auch nicht gerade überzeugend. Gute Kommunikatoren suchen sich drei bis vier treffende Argumente aus, die genau in das Belohnungssystem ihres Gegenübers passen.

Argumentieren bedeutet, eigene Ziele und Ideen in die Sprache der anderen zu übersetzen. Würden alle die gleichen Werte und Entscheidungskriterien besitzen, müssten Sie niemanden von sich und Ihren Ideen überzeugen.

Abwarten: Richtigen Zeitpunkt zur Initiative ergreifen

Platzen Sie nicht gleich mit Ihren Ideen heraus. Wenn Sie im Meeting sind, agieren Sie auf einer strukturellen und einer inhaltlichen Ebene. Übernehmen Sie auf der Ebene der Struktur die Initiative, machen Sie Vorschläge zur Tagesordnung, zur Organisation, stellen Sie Fragen, hören Sie zu, ergänzen Sie die Vorschläge der anderen. Damit erreichen Sie folgendes:

• Sie gewinnen die Sympathie der Meeting-Teilnehmer. Menschen, die gut zuhören können, werden nachweislich als sympathischer wahrgenommen.
• Sie erhalten wichtige Informationen über die Werte, Entscheidungskriterien und Bedürfnisse der Entscheider.
• Sie übernehmen Initiative und Verantwortung und zeigen Führungsstärke, ohne die Beziehungsebene zu belasten.

Inhaltlich sollten Sie lieber spät in die Diskussion einsteigen, denn auf diese Weise verschießen Sie Ihr argumentatives Pulver nicht zu früh, können stattdessen in Ruhe Informationen sammeln, Bündnisse schließen und Widersacher ins Boot holen. Achten Sie vor allem auf folgende Dinge:

• Verknüpfen Sie Ihre Ideen mit den Ideen, die bis jetzt im Raum stehen.
• Schaffen Sie den Balanceakt aus Teamorientierung und klarer Kennzeichnung des eigenen Beitrags.
• Holen Sie auch Menschen mit unterschiedlicher Meinung ins Boot, um keine Mauern zwischen sich und den anderen zu errichten.

Argumentiere Sie also hart in der Sache, aber weich in der Form.

Argumentation: Statements logisch und strukturiert anordnen

Platzieren Sie Ihr Statement überzeugend und wirkungsvoll. Die folgenden Methoden unterstützen Sie dabei, Ihre Gedanken zu sortieren, strategisch anzuordnen und prägnant zu formulieren.

• Ihr Statement sollte nicht mehr als drei Botschaften enthalten; mehr kann sich unser Gehirn nicht merken.
• Ihr Statement sollte mit einem einleitenden Satz beginnen, der Ihren Beitrag ankündigt oder an die Beiträge Ihrer Vorredner anknüpft.
• Ihr Statement sollte mit einer geschlossenen Frage enden, auf die Ihre Zuhörer im besten Fall mit „Ja“ antworten können.

Ihr Beitrag ist nun überzeugend strukturiert und richtig dosiert. Er folgt einer inneren Logik: Nicht tragbarer Ist-Zustand, gewollter Soll-Zustand, Lösung. Durch die verbindende Einleitung und den in höflicher Frageform gestellten Zielsatz holt der Beitrag alle anderen Teilnehmer ab.

Botschaft verpacken: Wirkungsvoll visualisieren

Fast jeder von uns präsentiert ad hoc nur die Themen, für die er Experte ist. Trotzdem sollten Sie sich nicht nur auf Ihr abgespeichertes Wissen verlassen, sondern bei Ihrer Präsentation auch auf Visualität setzen. Selbst wenn Sie unter Zeitdruck stehen sollten Sie dies tun und passende Charts oder Bilder ausdrucken und in Ihre Präsentation integrieren. Unterstützen Sie damit Ihre zentrale Aussage. Sollte ein Ausdruck nicht möglich sein, visualisieren Sie Ihre Gedanken live am Flipchart oder Whiteboard.

Verwenden Sie etwas, das Ihre Gedanken sozusagen „materialisiert“ – etwa ein Thesenpaper, das Sie am Ende der Präsentation verteilen oder eine Mappe mit Ihren Projekten, die Sie Ihrem Chef in die Hand drücken. Denn nur wer schreibt, der bleibt. In Bezug auf das Beispiel zuvor wäre also ein Ablaufdiagramm zur Stationenpräsentation sinnvoll, oder eine modular aufgebaute Skizze am Flipchart.

Ein solches Vorgehen überzeugt und bleibt in Erinnerung. Damit unterscheiden Sie sich von vielen anderen Präsentatoren.

Rhetorik: Publikum mit überzeugenden Botschaften erreichen

Rhetorik-Experten sammeln kommunikative Muster, die bewegen, überzeugen und begeistern. Aus der Gehirnforschung wissen wir, dass rhetorisch überzeugende Botschaften mitten ins Belohnungssystem der Zuhörer treffen müssen. Hier führen sie zunächst zu einer Ausschüttung des Antriebshormons Dopamin, das für die Motivation der Zuhörer wichtig ist. Da eine überzeugende rhetorische Botschaft auch verführerisch verpackt ist – zum Beispiel als Geschichte, Metapher oder aufsehenerregende Zahl – kurbelt sie immer auch die Produktion von Glückshormonen an. Sie ist also belohnend, sie belohnt uns mit guten Gefühlen.

Eine rhetorisch überzeugende Botschaft hat die Kraft, Widerstände zu brechen, Entscheidungen zu lenken und Zuhöreraugen leuchten zu lassen. Eine Kompetenz, die den entscheidenden Vorsprung bringt. Bauen Sie also ab und an rhetorisch überzeugende Botschaften ein. Suchen Sie anschauliche Beispiele, stellen Sie rhetorische Fragen, flechten Sie ein passendes Zitat ein oder finden Sie eine passende Analogie.

Sie könnten aber auch ein Businessquiz veranstalten.

Lassen Sie Ihr Publikum schätzen, loben Sie alle Antworten und heben Sie den „Gewinner“ hervor. Schreiben Sie die aufsehenerregende Zahl auf das Flipchart und lassen Sie sie sichtbar im Raum stehen. Sie können nun eine spannende Science-Story dazu erzählen, indem Sie kurz und knackig die Studie als spannende Geschichte wiedergeben. Wiederholen Sie die Zahl zwei bis drei Mal hintereinander.

Buchtipp:
Anita Hermann-Ruess, 2010, Wirkungsvoll präsentieren - Das Buch voller Ideen