Multitasking adé Lieber schön der Reihe nach als alles auf einmal

Auch wenn wir das Gefühl haben, bei simultan ausgeführten Tätigkeiten schneller zu sein, ist das bewiesenermaßen nicht immer so. Damit Sie nicht in diese Falle hineintappen, hier ein paar Tipps:

• Bündeln Sie gleichartige Aufgaben, um sie dann konzentriert in einem Rutsch zu erledigen. Legen Sie zum Beispiel alle zu erledigenden Telefonate zusammen.
• Vergeuden Sie nicht Ihre Flexibilität und Vielseitigkeit, indem Sie diese Eigenschaften dauernd für kurzatmige Aktionen einsetzen.
• Stellen Sie die Pop-ups Ihres E-Mail-Programms aus. Bearbeiten Sie stattdessen Ihre E-Mails zu bestimmten Zeiten. Zum Beispiel immer um 9 Uhr, 13 Uhr und 17 Uhr.
• Bleiben Sie ruhig, wenn vieles gleichzeitig auf Sie zukommt und jeder etwas von Ihnen möchte. Setzen Sie Prioritäten und arbeiten Sie alles nach der Reihe ab. Das Wichtigste und Dringendste natürlich zu erst.
• Lassen Sie sich nicht von hektischen Kollegen anstecken oder von deren angeblicher Leistungsfähigkeit bei der Arbeitsorganisation beeindrucken.
• Erklären Sie Ihren Kollegen oder Geschäftspartnern, dass Sie sich bald mit ihrem Anliegen beschäftigen werden, aber zuerst andere Aufgaben erledigt werden müssen.
• Planen Sie Ihre Aufgaben und setzen Sie diese in einen zeitlichen Rahmen. Beachten Sie dabei auch Zeitpuffer für Unvorhersehbares.
• Wenn Sie von anderen Personen abhängig sind, um voranzukommen, dann drängen Sie auf den Abschluss einer wichtigen Arbeit. Verteilen Sie währenddessen nicht Ihre Energie auf viele andere Tätigkeiten. Das lenkt zu sehr ab.
• Vermeiden Sie es, sich und anderen häufig mitzuteilen, was Sie noch alles zu erledigen haben. Das verleitet dazu, hektisch zu werden und alles auf einmal machen zu wollen. Und Sie verlieren dadurch auch den Überblick. Denken Sie sich immer: „Eins nach dem anderen, denn in der Ruhe liegt die Kraft!“
• Erledigen Sie keine schwierigen Arbeiten zwischendurch und auf die Schnelle. Das verleitet zu Sorglosigkeit und verringert die Sorgfältigkeit.
• Treiben Sie sich nicht selbst in die Aktionismusfalle. Wenn Ihnen alles über den Kopf wächst, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um ungestört nachzudenken. Atmen Sie tief durch und sammeln Sie neue Kräfte. Nicht obwohl, sondern gerade weil Sie viel zu tun haben, sollten Sie die beim Multitasking drohenden Defizite gezielt ausschließen.
• Wer leicht abgelenkt ist, sollte sich "ungestörte Räume" schaffen. Dabei helfen auch Ortswechsel. Ziehen Sie sich beispielsweise in ein leeres Besprechungszimmer zurück oder setzen Sie sich mit dem Laptop in den Park.

Was Vorgesetzte beachten sollten

Da Chefs eine Vorbildfunktion haben, sollten sie mit ihren Aufgabenstellungen, Prioritäten sowie der betrieblichen Organisation und der Arbeitsorganisation dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter nicht in den schädlichen Kreislauf des Multitasking geraten. Die Führungskräfte können beispielsweise die Mitarbeiter beraten und fördern, bei denen sie eine Verschwendung durch ungeordnete Aktionsvielfalt bemerken. Sie sollten ihnen verdeutlichen, dass es mehr bringt, die Arbeiten der Reihe nach auszuführen. Auch um der Stressbelastung der Mitarbeiter entgegenzuwirken.

Wenn Vorgesetzte vieles an die Mitarbeiter delegieren, sollten sie Angaben zu deren Wichtigkeit und Dringlichkeit machen. So können die Mitarbeiter die Aufgabe in der Priorität einschätzen. Der Chef, der am liebsten alles gleich und sofort erledigt haben möchte, sollte sich bewusst machen, dass dann die Gefahr von Multitasking besteht und dies negative Auswirkungen hat.