Präsentation Powerpoint-Präsentationen erstellen und vortragen

In der folgenden Checkliste finden Sie die Punkte, die Sie vor jeder Präsentation klären und bedenken sollten. Machen Sie sich zu jedem Punkt Notizen, schreiben Sie die Stichworte auf. Erst dann sollten Sie sich an die Ausarbeitung Ihrer Powerpoint-Präsentation machen.

Jeden Tag sind Millionen von Mitarbeitern weltweit frustriert, gelangweilt und genervt, weil sie schlechten Präsentationen zuhören müssen. Aber weder die Führungskräfte noch die Mitarbeiter geben sich besondere Mühe, damit ihre Präsentationen besser werden. Dabei sind Powerpoint-Präsentationen das wichtigste Werkzeug, um Konzepte zu dokumentieren, Pläne vorzustellen oder einfach Informationen zu vermitteln. Und der Vertrieb will mit Powerpoint den Kunden die Vorzüge der eigenen Produkte und Lösungen zeigen. 

Selbst bei den wichtigen Anlässen sind sehr viele Präsentationen langweilig, ermüdend, mit viel zu viel Informationen, die kein Mensch verarbeiten kann. Warum ändern die Präsentatoren daran nichts? Das kann mehrere Gründe haben:

• Alle machen es sich bequem, scheuen den vermeintlichen Aufwand, neue Wege zu gehen; schließlich sind die anderen auch nicht besser.
• Mitarbeiter werden – wenn überhaupt – nur in den Softwarefunktionen geschult, nicht aber darin, wie ein Vortrag gestaltet werden sollte, sodass das Publikum aufmerksam zuhört.
• Moderne Softwareprogramme bieten viele Funktionen und Gimmicks, in denen sich ungeübte Anwender, die kein Designstudium absolviert haben, leicht verheddern.
• Das Marketing hat viel Geld investiert, um von einer Werbeagentur Powerpoint-Vorlagen gestalten zu lassen, und jetzt sollen sich gefälligst alle daran halten.
• In vielen Unternehmen gibt es eine „Powerpoint-Kultur“. Wer von der üblichen und meist langweiligen Form der Foliengestaltung abweicht, um sein Publikum wirksamer anzusprechen, wird von Kollegen belächelt und von Vorgesetzten misstrauisch beäugt. Ihr Vorwurf: Man habe wohl zu viel Zeit, um solche Folien zu machen.

Durchbrechen Sie diese Barrieren, indem Sie Schritt für Schritt bessere, weil überzeugende und wirksame Powerpoint-Präsentationen erstellen und Vorträge halten. Es ist einfach, wenn Sie ein paar Regeln und Tipps beherzigen. Bereiten Sie sich richtig vor.

Wer sein Publikum erreichen will, muss im Vorfeld klären, wer das ist: Wer hört zu? Und warum hören diese Menschen zu? Welche Erwartungen haben sie? Wieso wurden gerade Sie als Vortragender ausgewählt? Welche Erwartungen verbinden die Zuhörer mit der Person des Vortragenden?

Klären Sie für sich: Was ist der grundlegende Sinn Ihrer Präsentation? Worauf kommt es Ihnen besonders an? Was möchten Sie als Vortragender beim Publikum bewirken? Soll zu etwas zugestimmt werden? Soll das Publikum Sie als Experten anerkennen? Wollen Sie alle auf den gleichen Informationsstand bringen? Sollen Fragen geklärt werden?

Vor jeder Ausarbeitung einer Präsentation sollte als zentrale Frage stehen: Was ist die wichtigste Aussage? Wenn sich ein Zuhörer nur an ein einziges Detail erinnern könnte, welches sollte das sein? Die Antwort auf diese Frage sollte so formuliert sein, dass sie das Publikum versteht.

Klären Sie die Rahmenbedingungen: Wo findet der Vortrag statt? Hat der Raum spezielle Vor- oder Nachteile? Welche Technik ist für Ihr Thema die beste und welche steht (nicht) zur Verfügung? Wann soll der Vortrag gehalten werden? Am Morgen, nach dem Mittagessen, am Abend? Wie viel Zeit steht zur Verfügung?

Wenn Sie Ihre Powerpoint-Folien erarbeiten und zusammenstellen, sollten Sie auf folgende Aspekte achten:

• Sammeln Sie zunächst alle Informationen, die Sie in Ihrem Vortrag vermitteln wollen und die wichtig sind für Ihre Kernbotschaft.
• Strukturieren Sie diese Informationen nach folgendem Schema: (1) Titel und Thema. (2) Bedeutung und Problem. Warum ist es für den Zuhörer wichtig, Ihnen jetzt zuzuhören? (3) Was muss der Zuhörer wissen? Zum Beispiel: Ist-Situation, Ziele, Lösungen, Folgen, Hintergründe, Beispiele, Fakten, Argumente etc. Behandeln sie die W-Fragen: Wer, was, wie viele, wann, wo, wie, warum, womit, ... (4) Welche Schlussfolgerung lässt sich daraus ziehen (Fazit)? (5) Was ist nun zu tun? Was sind die nächsten Schritte?
• Erstellen Sie Ihre Folien und achten Sie darauf: Aufzählungszeichen sehr sparsam einsetzen!! Eine Aussage pro Folie. Weiße Fläche beruhigt und schafft Übersicht; deshalb sollte nur das auf eine Folie, was wirklich wichtig ist. Aus Texten Bilder oder Grafiken machen, weil sie Zusammenhänge besser aufzeigen.

Lernen Sie von guten Beispielen und versuchen Sie, Ihre Folien Stück für Stück klarer, einfacher, übersichtlicher und aussagekräftiger zu machen.

Wenn Sie Ihren Vortrag halten, sollten nicht Ihre Folien im Vordergrund stehen, sondern Sie als Person. Sie machen deutlich, dass Sie über das Thema Bescheid wissen, dass Sie ein Experte sind, dass Sie etwas zu sagen haben – und zwar so, dass es Ihr Publikum versteht (keine für die anderen unbekannten Fachbegriffe). Erzählen Sie Geschichten, bringen Sie Beispiele und stellen Sie die wichtigen Botschaften heraus. Aktivieren Sie am Ende Ihr Publikum. Machen Sie klar, was Sie erwarten oder wünschen oder was die nächsten Schritte sind.

Fast jeder hat Lampenfieber, wenn er vor einem (unbekannten) Publikum einen Vortrag halten soll. Das ist gut so, denn es erhöht die Konzentration. Wenn Sie meinen, zu viel Lampenfieber zu haben, atmen Sie vor Ihrem Vortrag tief und ruhig und denken Sie dabei an eine frühere Situation, in der Sie sich wohl gefühlt haben und für die Sie Lob bekommen haben. Zeigen Sie Ihre Emotionen. Bleiben Sie so, wie Sie sind.

Und in diesem Themenspecial haben wir Ihnen zahlreiche Fachartikel und eine Lösungshilfe mit vielen Arbeitsvorlagen und weiteren Checklisten zum Thema "Präsentieren mit Powerpoint" zusammengestellt: