Präsentationen Struktur und Aufbau sind das A und O

Al Gore, Ex-Vizepräsident der USA und einstiger US-Präsidentschaftskandidat, fristete ein eher unbekanntes Dasein – bis er seine Zuhörer mit flammenden Präsentationen zum Thema Umweltschutz fesselte. Publikum und Filmproduzenten waren von seinen Ideen so begeistert, dass er den Stoff für den prämierten Film „Eine unbequeme Wahrheit“ lieferte. Seine Auftritte machten ihn bekannt. Dabei vertrat Al Gore nur eine klare Botschaft und verbreitete sie mit Hilfe von Folien, die er mit einer Präsentationssoftware produzierte.

Präsentationen – ob beim Engagement für den Umweltschutz vor Interessierten oder im beruflichen Kontext vor einer Managementriege – sind nötig, um für eine gute Idee, ein ausgefeiltes Konzept oder Ergebnisse überzeugend zu werben.

Wie hat es Al Gore geschafft, sein Publikum mitzureißen? Für die ehemaligen Manager und Berater sowie Autoren von „Key Message. Delivered“, Wolfgang Hackenberg, Carsten Leminsky und Eibo Schulz-Wolfgramm, ist die Antwort eindeutig: Al Gore hatte einen Plan, mit dem Kommunikation bei seiner Zielgruppe gelingt. Das heißt, er …

• langweilt sein Publikum nicht mit Bulletpoint-Aufzählungen, sondern setzt Grafiken, Tabellen und Fotos ein,
• bildet Zahlen und Fakten eindrucksvoll ab,
• packt sein Publikum mit Bildern und persönlichen Geschichten und
• nutzt eine einprägsame Kernbotschaft, die er stets wiederholt.

Für Business-Präsentationen gilt das Prinzip: Die Kommunikation muss selbsterklärend sein, also logische und verständliche Botschaften enthalten. Um die gewünschte Wirkung zu erzielen, sind aufwendige, visuell aufgewertete und mit Effekten aufgeladene PowerPoint-Präsentationen allerdings nicht notwendig.

Mit Aufbau und Struktur überzeugen

PowerPoint-Präsentationen sind beliebt. Aber: Sie verfehlen häufig ihr Ziel. Den Autoren von „Key Message. Delivered“ zufolge, liegt das an der Vielzahl von unnötigen Folien mit

• nichtssagenden Grafiken,
• albernen Clip Arts, die Selbstverständlichkeiten zeigen und
• unzähligen Stichpunkten, an denen sich die Präsentation orientiert.

Kurz: PowerPoint-Präsentationen sind häufig aufgeblasen und unstrukturiert.

Wirkungsvolle Kommunikation muss mit einem Konzept einhergehen und die Aspekte Zielgruppe, Aufgabenstellung, Lösungsweg und Argumentation beachten. Die Wirkung ist der Maßstab: Ist das beim Publikum angekommen, was ich beabsichtigt habe?

Für die Business-Präsentation-Experten steht fest, dass eine klare Struktur das Bindeglied für die zwei anderen Elemente professioneller Kommunikation ist: einem adäquaten Inhalt und einer verständlichen Visualisierung. Diese drei Elemente sind für eine wirksame Kommunikation notwendig, wobei zu beachten ist:

1. Der Inhalt muss relevant, also bedeutsam sein.
2. Die richtige Struktur ist die Grundlage für verständliche Argumente.
3. Abbildungen müssen klar und sinnvoll sein.

Ratgeber für Präsentationen beschäftigen sich häufig mit der Wirkung von Farben, Schriftgröße und Diagrammtypen. Entscheidend für eine effektive Kommunikation sind allerdings Aufbau und Struktur des Inhalts, nicht die Visualisierung dessen. Die Grundlagen der Visualisierung müssen zwar beachtet werden, sind aber zweitrangig.

Das Spiel zwischen Sender und Empfänger

Das Sender-Empfänger-Modell macht deutlich, woran Kommunikation häufig scheitert und warum eine klare Kommunikation so wichtig ist:

Wer kommuniziert, überträgt Nachrichten. Der Sender kodiert seine Nachricht und übermittelt sie über ein Medium, zum Beispiel der gesprochenen Sprache, an den Empfänger. Störungen oder die Verwendung eines ungleichen Codes können bewirken, dass die Nachricht beim Empfänger anders als beabsichtigt, also fehlerhaft, ankommt. Kommunikationsfehler entstehen durch Hintergrundgeräusche, sprachliche Uneindeutigkeit oder die falsche Kodierung einer Botschaft. Kommunikationsprobleme treten auf, weil alle Menschen einen unterschiedlichen Wissensvorrat besitzen und Kommunikation immer auch vom situativen Kontext abhängt. Vortragende müssen ihre Botschaften deswegen gut überlegt senden und sich mit ihrem Adressatenkreis auseinandersetzen, damit ihre Zuhörer die Nachricht richtig entschlüsseln können.

Vermeiden Sie Kommunikationsfehler, indem Sie Ihre Adressaten abholen. Wenn Sie sich mit Ihrer Zielgruppe auseinandersetzen, sind Sie schon sehr gut auf Probleme, Vorbehalte und Fragestellungen während Ihrer Präsentation vorbereitet. Es gilt zu bedenken, wie und mit welchen Methoden Ihr Publikum berührt werden kann und welche Botschaften für Ihre Zielgruppe nützlich sind. Was erwartet Ihr Publikum von Ihnen? Wer nur Fakten predigt und sein Publikum langweilt, verfehlt sein Ziel. Somit muss jeder Vortrag drei Aufgaben erfüllen. Nach Cicero, dem berühmtesten Redner Roms, sind das: überzeugen (movere), informieren (docere) und unterhalten (delectare). Das heißt in einer Präsentation für den Redner:

• Vorgehensweisen, Entscheidungen und Lösungen deutlich machen, also überzeugen;
• Probleme, Sachverhalte, Situationen, Vorgänge und Abläufe erläutern, also informieren;
• Zuhörer zum Lachen, Schmunzeln, Nachdenken und Erinnern bringen, also unterhalten.

Der Anlass der Präsentation entscheidet, auf welcher Aufgabe der Schwerpunkt liegen muss. Mit einer Projektvorstellung soll sicher etwas anderes erreicht werden als mit einer Hochzeitsansprache.