Gegen die Tendenz zur Prokrastination sind die wenigsten immun. Wer sich aber zu der Gruppe von Menschen zählt, die unter Aufschieberitis leiden, sollte sich mit der Frage, warum man die Arbeit immer und immer wieder verschiebt, auseinandersetzen. Daraus lassen sich dann konkrete Schritte ableiten. Damit wird erstens die unliebsame Arbeit erledigt und zweitens stellt sich ein besseres Gefühl ein.
Laut Ned Hallowell, Psychiater und Autor vieler Bücher zum Thema, ist das Aufschieben von Arbeit ein Symptom dafür, dass Menschen heute zu viel zu tun haben. Außerdem schieben viele Menschen ihre Arbeit auf die lange Bank, weil sie sie nicht mögen, weil sie vielleicht unangenehm oder langweilig ist. Ein weiterer Grund für das Aufschieben ist Teresa Amabile zufolge, Professorin an der Harvard Business School, die Angst vor der Schwierigkeit einer bestimmten Aufgabe. Die Folge: Mitarbeiter kriegen ihre Aufgaben nicht geregelt. Auch wenn es nicht einfach ist, die Arbeit will erledigt werden.
In ihrem Blog für die Harvard Business Review stellt die Autorin Amy Gallo fünf Prinzipien vor, um Prokrastination zu vermeiden:
Finden Sie heraus, was Sie abhält
Wenn Sie merken, dass Sie eine Aufgabe vor sich her schieben oder ignorieren, suchen Sie nach den Ursachen. Es gibt zwei Arten von Aufgaben, die besonders oft verschoben werden:
- Aufgaben, die Sie nicht mögen, weil sie zum Beispiel langweilig sind. Hallowell weist im Gegensatz darauf hin: „Sie verschieben wohl kaum das Essen Ihres Lieblingsdesserts.“
- Aufgaben, bei denen Sie nicht wissen, wie Sie sie angehen sollen. Wenn Ihnen das nötige Wissen fehlt, Sie unsicher sind, wie Sie anfangen sollen, oder zum Perfektionismus neigen, vertagen Sie wichtige Aufgaben eher.
Die Ursachenforschung ist wichtig, um den Teufelskreis zu durchbrechen, sich immer wieder das Erledigen einer bestimmten Aufgabe vorzunehmen.
Machen Sie Termine mit sich selbst aus
Eine einfache Methode ist, sich einen Zeitplan mit Fertigstellungsterminen zu jeder einzelnen Aufgabe zu erstellen. Sobald ein Projekt ansteht, sollte es in mehrere, kleinere Abschnitte geteilt werden. Jedes Teilstück bekommt seine eigene Deadline. Die Erledigung sollte einer festen Verabredung mit sich selbst gleich kommen, bei der eine bestimmte Zeitspanne eingeplant wird. So werden immer wieder kleine Ziele erreicht und die Aufgaben scheinen eher machbar zu sein. Ein Fortschritt ist schneller erkennbar.
Wer ein Projekt umsetzt, erreicht das mit mehreren kleinen Zielen leichter. Andernfalls bleibt es ein komplexes, scheinbar kaum zu stemmendes Projekt. Die Termine sollten in einen Tages- und Aufgabenplan mit Pufferzeiten eingetragen werden. Hilfreich sind auch sichtbare Merkzettel, die Sie an Ihre Aufgaben erinnern.
Belohnen und loben Sie sich
Menschen trödeln gerne, weil die Belohnung beziehungsweise der Erfolg für erledigte Aufgaben oder Aufträge subjektiv in weiter Ferne liegt. Die amerikanische Psychologin Regina Conti erklärt dieses Phänomen anhand der jährlichen Steuererklärung: Eine Person will ihre Steuererklärung machen, um Sanktionen zu vermeiden. Doch weil die Bestrafung in der Zukunft liegt und es sich bei der Steuererklärung um eine unbeliebte Aufgabe handelt, fehlen die Anreize für den Start eines derartigen Projekts. Damit das Gefühl entsteht, eine Aufgabe sofort erledigen zu wollen, braucht es kurzfristige Belohnungen, wie zum Beispiel die Rückerstattung von Steuern. Deshalb neigen Prokrastinierer dazu, kleinere Aufgaben voranzustellen, um schneller Erfolgserlebnisse zu haben.
Es gibt selbstverständlich nicht immer eine Belohnung für abgehakte To-do-Listen. Deshalb: Belohnen und loben Sie sich selbst, zum Beispiel mit einer kleinen Kaffee-Pause oder einem kurzen Plausch mit einem Kollegen, mit dem Sie eine Aufgabe zusammen beendet haben. Positive Rückmeldung hilft bei der Verfolgung neuer Ziele. Sie können die Belohnung auch in Ihre Aufgabe integrieren, um mehr Freude an ihr zu haben. Beenden Sie ein Projekt zum Beispiel mit einem Team-Essen.
Involvieren Sie andere
Andere Personen können zur Quelle extrinsischer Motivation werden. Fragen Sie jemanden, der sich Ihre Arbeit anschaut. Das spornt Sie an, weil Sie wissen, dass der Andere etwas Bestimmtes von Ihnen erwartet.
Eine Alternative könnte auch sein: Verabreden Sie mit einem Kollegen, sich gegenseitig und regelmäßig über den Stand der eigenen Arbeit zu informieren. Dabei sollten auch die jeweiligen Abgabetermine des anderen im Auge behalten werden.
Wenn Sie bei ihrer Arbeit gerade nicht weiterkommen, kann es auch helfen, sich an einem ähnlichen Projekt oder einer ähnlichen Aufgabe zu orientieren. Damit fällt der Start leichter.
Etablieren Sie Gewohnheiten
Wenn Sie immer wieder etwas aufschieben, geben Sie sich schnell zufrieden, keine Termine einhalten zu können beziehungsweise alles auf den letzten Drücker zu machen. Sie geben dann auf und gestehen sich dieses Verhalten ein. Das ist eine Gewohnheit, die Sie durchbrechen können. Machen Sie sich die Vorteile bewusst, die ein sofortiges Erledigen haben kann und machen Sie folgende Regel zur Gewohnheit: Erledigen Sie Aufgaben sofort, wenn sie innerhalb von fünf Minuten zu bewältigen sind.
Welchen Einfluss hat Ihre Umwelt? Werden Sie abgelenkt oder leiden Sie unter Stress? Führen Sie eine Art Arbeitstagebuch, in das Sie Ihre Erfolge, Rückschläge und Verbesserungsvorschläge eintragen. Verbringen Sie aber nicht mehr als fünf Minuten am Tag damit. So werden Gewohnheiten und Fortschritte für Sie sichtbar. Das ist eine Voraussetzung, um mit alten Gewohnheiten zu brechen und neue zu etablieren.
