Vertragsabschlüsse konzentrieren
Oft geht der Überblick verloren, weil das Vertragswesen über das gesamte Unternehmen verstreut ist, etwa wenn sowohl die Produktion, als auch der Einkauf und die Fuhrparkleitung Verträge mit Lieferanten schließen. Oft macht es Sinn, dass die Fachabteilungen zwar Dienstleister und Lieferanten vorschlagen, der Einkauf aber die eigentlichen Verhandlungen führt.
Wenn es - zum Beispiel wegen größerer Sachkenntnis - effizienter ist, dass die Fachabteilungen selbst verhandeln, sollten Sie Nadelöhre schaffen. Lassen Sie dafür Verträge grundsätzlich von der Geschäftsführung unterzeichnen. Weisen Sie die Buchhaltung an, dass sie Zahlungen nur zu den vertraglich festgelegten Konditionen vornimmt. Die Änderung von Konditionen muss von der Geschäftsführung genehmigt werden.
Ablage und Dokumentation zentralisieren
Häufig stellt schon allein die Frage, wo denn Verträge zu finden sind, ein Problem dar. Für nachträgliche Änderungen fehlt oft auch ein schriftlicher Beleg. Zentralisieren Sie deshalb die Ablage, auch von Zusatzinformationen oder -vereinbarungen. Weisen Sie Ihre Buchhaltung an, dass Sie bei der Prüfung von Rechnungen nur auf dieses Archiv zurückgreifen darf. Fehlen die vertraglichen Grundlagen, wird die Zahlung so lange zurückgestellt, bis alles aktualisiert ist.
Vereinbarungen verfügbar machen
Mitarbeiter, die direkt mit Dienstleistern und Lieferanten verhandeln, wissen häufig nicht, was in Verträgen verabredet wurde. Wer trägt zum Beispiel bei Lieferungen die Transportkosten? Welche Leistungen sind im Servicevertrag des Softwareanbieters festgehalten? Verbessern Sie die Verhandlungsposition dieser Mitarbeiter, indem Sie die Verträge digital und durch ein Passwort geschützt für die berechtigten Mitarbeiter verfügbar machen.
Vertragsüberwachung einführen
Wertvolle Potenziale gehen verloren, wenn Verträge nicht rechtzeitig neu verhandelt werden. Denn nach Ablauf der Laufzeit können sie sich unter Umständen automatisch unbefristet verlängern. Auch ist Ihre Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten und Dienstleistern stärker, wenn Sie alternative Angebote einholen und damit argumentieren.
Führen Sie deshalb eine eigene Vertragsüberwachung ein. So können Sie zum Beispiel bei der Digitalisierung der Verträge die Laufzeiten und Kündigungsfristen gesondert erfassen. Wenn diese ablaufen, wird die Vertragsbeziehung mit der entsprechenden Fachabteilung diskutiert. Dabei sollte die Frage entschieden werden, ob ein Vertrag einfach verlängert, ganz oder in Teilen neu verhandelt oder gekündigt werden soll.
Tipp: Diese Vorgehensweise ist auch deshalb günstig, weil die Lieferanten- und Dienstleisterbeziehung damit regelmäßig auf dem Prüfstand steht und über Alternativen nachgedacht wird.
5 Tipps für die Archivierung von Verträgen
- Definieren Sie ein Archiv, auf das alle zugreifen müssen. Was nicht in diesem Archiv vorhanden ist, darf bei Zahlungen und Verhandlungen nicht berücksichtigt werden.
- Archive sollen entweder komplett digital angelegt sein oder zumindest ein elektronisches Register haben, auf das alle Berechtigten (im Lesemodus) Zugriff haben.
- Nur eine Person und deren Vertretung sollen die Möglichkeit haben, Veränderungen in diesem Archiv vorzunehmen. Jede Veränderung muss enthalten, wer sie veranlasst hat.
- Bezüglich Kündigungsfristen und anderer wichtiger Daten sollte es ein Warnsystem geben, vor allem dann, wenn Änderungen bis zu ihrer Wirkung lange Vorlaufzeiten haben.
- Mindestens einmal jährlich sollte es einen grundsätzlichen Checkup geben, bei dem alle Verträge auf den Prüfstand kommen und die Frage gestellt wird: Ist das so noch in Ordnung?