„Ich male Ihnen das mal auf“, sagt der Vorgesetzte zu seinem Mitarbeiter. Manche Menschen können einen Sachverhalt oder ein Problem wunderbar visualisieren. Auf einem weißen Blatt Papier erstellen sie auf die Schnelle eine Zeichnung und erklären ihrem Mitarbeiter oder Kollegen, warum etwas nicht funktioniert, wie eine Lösung aussehen könnte oder was bei dem Projekt alles zu beachten ist. „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“, weiß der Volksmund. Und hier wird es sichtbar.

Gleichwohl tun sich viele Menschen schwer, ihre Gedanken in einem Bild zu ordnen. Sie trauen sich nicht. Irgendwo zwischen Kindergarten und Schulabschluss ist ihnen das Selbstvertrauen abhanden gekommen zu malen. Dabei geht es im beruflichen Umfeld gar nicht darum, ein Kunstwerk abzuliefern. Der Zeichner will sich ausschließlich besser verständlich machen, Dinge klar sichtbar machen oder Zusammenhänge aufzeigen. Dann ist alles erlaubt und erwünscht, was diesem Ziel dient.

Der Bestseller-Autor Dan Roam hat mit seinen beiden Büchern „Auf der Serviette erklärt“ (Methode und Arbeitsbuch) gezeigt, wie einfach das sein kann. Und vor allem: Welche großartigen und positiven Effekte jeder damit erzielen kann, wenn er ein Problem visualisiert. Seine erste Botschaft: Jeder kann zeichnen! Aber nicht jeder will zeichnen. Roam unterscheidet drei Typen von Mitarbeitern, die sich in fast jeder Besprechung finden und die er mit einer „Stiftfarbe“ belegt:

• der schwarze Stift: Er kann es kaum abwarten, ans Flipchart zu gehen und eine Zeichnung anzufertigen, wenn die Diskussion feststeckt und das Team mit der Problemlösung nicht vorankommt. Er muss immer gleich alle Ideen und Beiträge der Teilnehmer visualisieren.
• der gelbe Stift: Er malt selbst nicht so gerne, schaut den schwarzen Stiften aber aufmerksam zu und bringt zusätzliche Ideen und Einsichten, die den schwarzen Stiften verborgen bleiben. Er zeigt Zusammenhänge und wichtige Faktoren auf, die von anderen nicht gesehen werden. Dazu geht er hin und wieder auch ans Flipchart und ergänzt die Zeichnung.
• der rote Stift: Er ist skeptisch, ob das überhaupt so stimmt, wie es am Flipchart visualisiert wurde. Das ist ihm viel zu einfach, ein unzulässiges und oft falsches Abbild des komplexen Sachverhalts. Ihm fehlen Zahlen, Daten und Fakten. Entscheidende Punkte wurden seiner Meinung nach übersehen.

Und der „rote Stift“ hat sehr oft recht. Was der schwarze und der gelbe Typ in ihrem Eifer und ihrer Begeisterung ans Flipchart malen, geht am Sachverhalt häufig vorbei. Doch wenn der rote Typ dann vor lauter Ärger selbst aufspringt, am Flipchart die Hälfte durchstreicht und ein neues Bild malt, dann ist das Team der richtigen Lösung schon sehr nahe, weiß Dan Roam aus seiner Erfahrung.

Die Werkzeuge: Stift, Papier und einfache Symbole

Damit solche Prozesse der Problemlösung funktionieren, braucht es die richtigen Werkzeuge für das Visualisieren. Und die sind sehr einfach: Bleistift und Papier. Manche bevorzugen einfache lose Seiten, andere haben ein persönliches Notizbuch. Oder sie entwickeln ihre Bilder – vor allem in Besprechungen – direkt auf dem Flipchart oder einem sogenannten Whiteboard (die moderne Version der alten Schultafel).

Weil die Visualisierungen nur eine Hilfe für unsere eigenen Gedanken und für die Kommunikation mit anderen sein sollen, müssen sie so einfach wie möglich sein. Es geht gerade nicht darum, Kunstwerke zu erstellen, sondern die Grundformen des Skizzierens richtig und schnell einzusetzen. Wenn Sie diese Elemente zeichnen können, können Sie alle Probleme, Ideen, Lösungen oder allgemeine Sachverhalte visualisieren.

Das sind also:

• einfache Grundformen wie ein Rechteck, Dreieck, Kreis, Quadrat, Balken
• Linien und Pfeile
• einfach Gesichter, Strichmännchen und ein paar einfache Gegenstände (wie hier Computer oder Formular)

Mit diesen Elementen können Sie jede Aufgabe, jedes Projekt, jedes Problem visualisieren. Wie Sie aus Buchstaben Wörter und Sätze bilden und damit Ihre Gedanken aufschreiben, so können Sie aus diesen Elementen Ihre Gedanken, Ansichten, Einsichten und Ideen in einem Bild sichtbar machen.

Genauso wichtig wie die – wie Sie gesehen haben einfache – Kunst des Zeichnens ist es, bei der Verfertigung der eigenen Gedanken Schritt für Schritt vorzugehen. Dan Roam stellt einen Prozess vor, wie Sie jedes Problem bearbeiten können. Er nennt ihn den visuellen Denkprozess:

1. Sehen: Sie sehen etwas, das Ihre Aufmerksamkeit auf sich zieht. Ein Defekt an einem Produkt oder einer Maschine, ein Kunde, der sich beschwert, ein Kollege, der etwas von Ihnen will.
2. Betrachten: Sie schauen sich die Sache genauer an. Sie erkennen, ob Ihnen das vertraut vorkommt, ob Gemeinsamkeiten bestehen, wie groß, wie schnell und wo genau es passiert und vieles mehr. Sie befassen sich mit dem Sachverhalt oder mit dem Problem, um mehr zu erfahren und um eine mögliche Lösung zu erkennen.
3. Vorstellen: Sie erkennen die Zusammenhänge, Ursachen und wichtige Einflussfaktoren. Im Kopf entsteht eine Idee, eine mögliche Lösung. Sie sortieren das alles zu einem stimmigen Bild. Wenn etwas fehlt, betrachten Sie den Sachverhalt an der Stelle noch einmal genauer. So verfertigen Sie eine Lösung im Zwiegespräch mit sich selbst.
4. Zeigen: Dann stellen Sie diese Lösung anderen vor. Sie sprechen mit ihnen über Ihre Idee oder präsentieren ihnen, was Sie herausgefunden haben und wie die Lösung aussehen könnte. Sie diskutieren über das Lösungsschema, das Sie in Form eines Bildes entwickelt haben.

In diesem Prozess der Lösungsfindung setzen Sie nicht nur das Sinnesorgan für das Sehen, das Auge, ein. Es können dabei auch die anderen Sinne, Hören, Schmecken, Riechen, Fühlen, beteiligt sein. Aber das Sehen ist für uns Menschen der wichtigste Sinn. Gerade deshalb ist es auch so entscheidend, in allen vier Prozessstufen möglichst viel (alles!) zu skizzieren. Die Grundlage dafür ist, dass Sie Ihre Wahrnehmung schulen und schärfen, dass Sie lernen, genau hinzuschauen und auf die Details zu achten.

Auf die richtigen Fragen kommt es an

Im Verlauf dieses visuellen Denkprozesses kommt es darauf an, die richtigen Fragen zu stellen. Denn sie helfen, ein komplexes Problem in einzelne Teile zu zerlegen. Gerade beim ersten Schritt, dem Sehen, fällt es uns manchmal schwer zu erkennen, worum es eigentlich geht. Deshalb müssen Sie sich im zweiten Schritt das Problem genauer anschauen und betrachten. Dabei müssen folgende Fragen beantwortet werden:

1. Wer und was ist zu sehen?
2. Wie viel ist zu sehen?
3. Wo spielt es sich ab?
4. Wann tritt es in Erscheinung und für wie lange?
5. Wie funktioniert es?
6. Warum ist es so, wie wir es sehen?

Diese sechs einfachen Fragen sind nach Dan Roam die mächtigen Werkzeuge zur Problemlösung. Voraussetzung ist, dass wir sie mit dem Visualisieren und Skizzieren einsetzen.

Zunächst klären wir mit der ersten Frage, was das Thema ist und wer dabei alles betroffen oder beteiligt ist. Wir klären, was diese Personen für eine Rolle spielen. Und ganz wichtig: Wir grenzen das Problem ein, indem wir alle Sachverhalte und Dinge, die eine wichtige Rolle spielen, aufnehmen und alles andere ausgrenzen, wenn sich später nicht doch zeigen sollte, dass es wichtig ist.

Dann betrachten wir die Zahlen und Daten. Wir machen uns ein Bild davon, um wie viele Elemente (zum Beispiel verkaufte Produkte, Umsätze, betroffene Mitarbeiter, Kunden, Maschinen, fehlerhafte Teile oder Dokumente) es sich handelt. Das lässt sich meist sehr gut in Balken- oder Tortendiagrammen darstellen.

Die nächsten Fragen zielen auf Zeit und Ort. Was zu erkennen ist, wird in eine zeitliche Reihenfolge gebracht. Was war zuerst? Was kommt danach? Wie viel Zeit vergeht? Wo passiert etwas? Welche Abstände bestehen? Hat alles seinen richtigen Platz? Oder ist es verschoben, verändert, vertauscht? Welche Richtung hat es eingeschlagen oder sollte es einschlagen? Mit diesen Fragen kann auch geklärt werden, welche Termine wichtig sind und was Priorität hat.

Wenn sichtbar wird, wie einzelne Elemente zusammengehören, lassen sich die Fragen zur Funktionsweise klären. Was passiert, wenn etwas Bestimmtes geändert wird? Wie reagieren die Menschen? Wie funktioniert die Maschine? Wie will es der Kunde? Diese Fragen gehen ins Detail.

Im Gegensatz dazu ist die Frage nach dem „Warum“ übergreifend. Sie nimmt das Ganze in den Blick. Warum geschieht etwas? Warum ist das wichtig? Hier wird nach Zielen und nach der Bedeutung gefragt. So lassen sich Sachverhalte besser beurteilen und bewerten. Es können Empfehlungen abgegeben werden.

Wie alle diese Fragen zusammenspielen, erklärt Dan Roam in diesem Video:

Wenn Sie Ihren Vorgesetzten, Kollegen oder Mitarbeitern etwas vorstellen wollen und das in anschauliche und überzeugende Bilder packen wollen, dann orientieren Sie sich wieder an den sechs Fragen des Betrachtens. Sie sind die Grundlage für die Visualisierung. Das sind nach Dan Roam die wichtigen Elemente:

Wie diese unterschiedlichen Aspekte präsentiert werden und wie sich ein „Roter Faden“ für die Visualisierung finden lässt – auch dafür hat Dan Roam ein einfaches Schema entwickelt. Es besteht aus fünf Parametern. Wie bei einer technischen Anlage lassen sich diese unterschiedlich einstellen. Maßgeblich dafür ist die eigene Idee, das Ziel, das man selbst verfolgt und die Zielgruppe, der man seine Idee vorstellen und visualisieren will. Roams Kurzform für dieses Modell lautet: SQVID. Es steht für folgende Parameter:

• Simple: Soll die Visualisierung einfach oder ausführlich sein? Geht es darum, nur die allgemeinen, bedeutenden Zusammenhänge aufzuzeigen, oder soll es in Details gehen?
• Quality: Ist Qualität oder Quantität wichtiger? Soll es eher um die Merkmale eines Sachverhalts gehen oder eher um Mengen?
• Vision: Geht es um das Ziel? Wo soll die Reise hingehen? Oder um die einzelnen Schritte dorthin, die Durchführung?
• Individual: Soll der Sachverhalt für sich beschrieben werden? Oder sollen Bezüge zu anderen, vergleichbaren Sachverhalten hergestellt werden (zum Beispiel in Form eines Benchmarkings).
• Delta: Geht es darum, den Wandel in den Vordergrund zu stellen? Oder soll der Status quo, alles bleibt so, wie es ist, betont werden?

Mit diesem Modell zeigen Sie Möglichkeiten auf und machen Lösungen sichtbar. Der Clou: Sie setzen die Schwerpunkte genau so, wie es für Ihre Zielgruppe und Ihre Zuschauer am besten ist. Das bedeutet, die Regler zwischen Einfach und Ausführlich, Qualität und Quantität und so weiter stellen Sie so ein, wie es ihre Zielgruppe erwartet. Die Visualisierung für den Vorstand setzt andere Schwerpunkte (mehr Einfachheit, mehr Vision, mehr Wandel) als für einen Kollegen aus dem Controlling (mehr Details, mehr Zahlen, mehr Durchführung, mehr Vergleiche).

Geschäftsbesprechungen lebendig und spannend gestalten

Im offiziellen Geschäftsleben, bei Besprechungen mit Vorgesetzten oder mit Kollegen aus anderen Abteilungen werden meistens Powerpoint-Präsentationen gehalten: Vorgefertigte Punktaufzählungen, manchmal etwas belebt durch eine Grafik und vielleicht mit vorgefertigten Symbolen, Cliparts und Bildern ergänzt.

Sie können sich leicht von diesem Einheitsbrei abheben, wenn Sie Ihrer Präsentation ein menschliches Gesicht geben und menschliche Bilder malen. Skizzen, Strichmännchen – von Hand gezeichnet. Je menschlicher ein Bild aussieht, desto menschlicher ist die Resonanz, sagt Dan Roam. Wenn Sie Ihre Gedanken, Ideen und Lösungen vor Ihrem Publikum zeichnen, einfach und schlicht, finden das viele sehr spannend. Denn sie haben es noch nie gesehen. Ein wenig Mut gehört dazu. Mit ein wenig Übung fällt es leichter.

Wer mehr über die wirksamen Visualisierungstechniken von Dan Roam lernen will, der sollte sich diesen Vortrag ansehen:

Hier ein besonderes Beispiel, wie sich Dinge großartig visualisieren lassen – zugegeben von einem Profi: