A3-ReportProbleme auf dem Papier analysieren und lösen

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Mit dem A3-Report lernen Mitarbeiter, Probleme selbst zu erkennen, zu analysieren und zu lösen. Ein passendes Instrument für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).
erschienen: 22.09.2015
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Das Einschlagen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist immer mit großen Herausforderungen für die Mitarbeiter verbunden. Sie müssen erkennen, welche Probleme dem Erreichen der Unternehmensziele im Weg stehen, die Ursachen der Probleme analysieren, Maßnahmen für deren Beseitigung definieren, diese konsequent umsetzen und daraus neue Standards ableiten. Gelingt dies nicht, können Veränderungen nur top down initiiert und realisiert werden.

Mit dem A3-Report die Problemlösekompetenz erhöhen

Viele Unternehmen verfügen über keinen institutionalisierten Prozess, um die Kompetenz der Mitarbeiter zum eigenständigen Erkennen, Analysieren und Lösen von Problemen sowie Implementieren neuer Standards sukzessive zu erhöhen. Ein Instrument, das diese Funktion erfüllen kann, ist der A3-Report. Er hat sich unter anderem bei Toyota als Strategieumsetzungs- sowie Organisations- und Personalentwicklungsinstrument bewährt.

StichwortA3-Report

Der A3-Report ist ein Instrument zum Lösen von Problemen und geht auf den Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran zurück. Juran empfahl in den 1950er-Jahren japanischen Top-Managern, Problemlösungen, Entscheidungsgrundlagen und Strategien aus Gründen der Übersichtlichkeit nur auf einem Blatt Papier darzustellen.

Der A3-Report soll zugleich den Denkprozess bei der Lösung von Problemen widerspiegeln und für die Mitarbeiter transparent machen. Ihnen wird sozusagen eine Schablone an die Hand gegeben, welche Analyse- und Handlungsschritte beim Lösen eines Problems zu durchlaufen sind.

Die Arbeit mit dem A3-Report soll bei Mitarbeitern einen Lernprozess anstoßen, der zu einem tieferen Verständnis der Probleme führt und ihnen die Kompetenz vermittelt, nachhaltige Lösungen zu entwerfen und in ihrem Arbeitsalltag zu realisieren. Der A3-Report basiert auf dem aus dem Lean Management bekannten PDCA-Zyklus.

Aufbau eines A3-Reports

Der A3-Report zur Problemlösung besteht aus sieben Analyse- und Arbeitsschritten. Die rechte Seite spiegelt die Do-, Check- und Act-Phasen des PCDA-Zyklus wider.

A3-Report zur Problemlösung. Quelle: Kudernatsch Consulting & Solutions.
A3-Report zur Problemlösung. Quelle: Kudernatsch Consulting & Solutions.

Hintergrund

Hier werden das Problem und dessen Auswirkungen beschrieben. Das Problem muss dabei so beschrieben sein, dass alle im Prozess involvierten Personen dieses selbst und auch seine Auswirkungen verstehen. Die Beschreibung muss die Relevanz für die Unternehmensziele aufzeigen.

Aktuelle Situation

Hier geht es auch darum, den Entstehungsort des Problems zu identifizieren und am Ort des Geschehens zu analysieren, was die Betroffenen abhält, den Soll-Zustand zu erreichen. Der Ist-Zustand sollte möglichst einfach und bildhaft dargestellt und bei den A3-Report-Nutzern ein faktenbasiertes Verständnis des Problems erzeugt werden.

Ziel-Zustand

Beim Erarbeiten der Ziel-Situation sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Wie messen wir, ob das Projekt erfolgreich war?
  • Welchen Standard oder welche Basis (zum Beispiel Kennzahl) nutzen wir als Vergleich?

Ursachenanalyse

Ziel dieses Schritts ist das Ermitteln der Faktoren, die einen direkten Einfluss auf das tatsächliche Problem haben.

Kernursache des Problems ermitteln. Quelle: Kudernatsch Consulting & Solutions.
Kernursache des Problems ermitteln. Quelle: Kudernatsch Consulting & Solutions.

Gegenmaßnahmen

Hier werden die Maßnahmen für die Beseitigung der Kernursache des Problems aufgelistet:

  • Was ist das Problem beziehungsweise dessen Ursache, das durch die Maßnahme gelöst werden soll?
  • Wie wird es untersucht und gelöst?
  • Wer ist für die Maßnahme verantwortlich?
  • Wann wird sie ausgeführt?
  • Wo wird sie durchgeführt?

Erfolgswirkung

In diesem Schritt wird überprüft, ob die Gegenmaßnahmen zum geplanten Ergebnis geführt haben. Bei einer Zielabweichung werden die Gründe genannt. Die erzielte Wirkung wird dabei, am besten mittels eines Vorher-Nachher-Vergleichs, quantifiziert und grafisch dargestellt.

Standardisierung und Follow-up

Der Follow-up evaluiert den Gesamtprozess. Es wird reflektiert, welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um die erreichten Verbesserungen zu sichern oder weiter voranzutreiben. Erfolgreiche Gegenmaßnahmen werden standardisiert. Folgende Fragen müssen beantwortet werden:

  • Wie kann das Erreichte dauerhaft gesichert werden?
  • Auf welche anderen Aufgaben und Probleme können wir unsere Erfahrungen übertragen?
  • Wen sollten wir über unsere Erfahrungen informieren, damit auch andere Bereiche der Organisationen hiervon profitieren?

A3-Report führt zur Entlastung der Führungskräfte

Da den A3-Report und das mit ihm verknüpfte Problemlösungsverfahren nicht nur einzelne Teams, sondern alle Mitarbeitern (auf der wertschöpfenden Ebene) nutzten, schafft er eine Basis, mit der es sich team- oder abteilungsübergreifend über Probleme und deren Lösung austauschen lässt. Zudem erhöht sich bereichsübergreifend die Kompetenz, Probleme eigenständig zu erkennen, zu analysieren und zu lösen. Das heißt: Im Unternehmen entwickelt sich allmählich die für eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung erforderliche Veränderungskompetenz.

Die Arbeit mit dem A3-Report erfordert von allen Prozessbeteiligten spezielle Fähigkeiten – insbesondere von den Führungskräften. Sie müssen sich auch als Lernbegleiter ihrer Mitarbeiter verstehen und bereit sein, sich intensiv mit ihnen und den wertschöpfenden Prozessen zu befassen. Faktisch resultiert aus dem sukzessiven Erhöhen der Problemlösungskompetenz der Mitarbeiter jedoch mittelfristig eine Entlastung der Führungskräfte. Denn je mehr Kompetenz und Routine ihre Mitarbeiter im eigenständigen Lösen von Problemen haben, umso mehr und komplexere Aufgaben können Führungskräfte ihnen übertragen. Sie sind dann weniger als „Trouble-Shooter“ gefragt.

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Über die Autorin
Dr. Daniela Kudernatsch

Daniela Kudernatsch ist Inhaberin der Unternehmensberatung KUDERNATSCH Consulting & Solutions. Sie unterstützt Unternehmen beim Umsetzen ihrer Strategie im Betriebsalltag. Die promovierte Betriebswirtin beschäftigte sich als eine der Ersten im deutschsprachigen Raum mit der Balanced Scorecard und war in mehr als 60 Unternehmen an Strategieumsetzungsprojekten beteiligt. Sie ist Autorin mehrerer Fachbücher zum Thema Strategieumsetzung.

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