Aufgaben planenSo führen Sie eine To-do-Liste

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Mit einer To-do-Liste planen Sie Ihre Aufgaben und setzen verbindliche Termine für deren Erledigung. Merke: Eine To-do-Liste ist kein Terminkalender!
erschienen: 09.01.2017
Schlagwörter: Büroorganisation
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Halten Sie Ihre Aufgaben auch unsystematisch auf Notizblättern, Klebezetteln oder sogar in Terminkalendern fest? Mit folgenden Tipps zum Erstellen einer To-do-Liste bringen Sie Struktur in Ihre Aufgabenplanung.

Nur eine To-do-Liste führen

Im ersten Schritt entscheiden Sie sich für ein Tool, mit dem Sie Ihre To-do-Liste führen. Dies kann klassisch Papier, Excel oder ein Programm für den PC oder das Smartphone sein. Achten Sie darauf, alle Aufgaben in einer To-do-Liste zu führen und nicht mehrere Tools parallel zu verwenden.

Alle Aufgaben in der To-do-Liste notieren

Im zweiten Schritt müssen Sie es sich zur Routine machen, alles direkt zu notieren. Bekommen Sie eine Aufgabe von Ihrem Vorgesetzten, setzen Sie diese auf Ihre To-do-Liste. Gleiches gilt, wenn Sie eine Aufgabe per E-Mail erhalten. Notieren Sie alle Aufgaben sofort, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.

To-do-Liste nicht für Ideen verwenden

Auch Gedanken und Ideen gehören nicht in die To-Do-Liste. Die To-Do-Liste wird sonst schnell zu unübersichtlich. Ideen sind nicht zeitlich terminiert, haben also keine Deadline („spätestens erledigen bis ...“).Legen eine separate Ideenliste an. Diese können Sie dann regelmäßig überprüfen, wenn Sie Ihre Aufgaben planen.

Anzahl der Aufgaben begrenzen

Umfasst eine To-do-Liste Dutzende Aufgaben für eine Woche, verlieren Sie schnell den Überblick. Es besteht die Gefahr, dass Sie Aufgaben regelmäßig unerledigt von einer in die nächste Woche übertragen.

Machen Sie sich deshalb bewusst, dass Sie niemals alle Aufgaben erledigen können. Fokussieren Sie sich stattdessen: Möglicherweise ist es besser, für bestimmte Aufgaben feste Termine zu reservieren. In diesem Fall sollten Sie einige Aufgaben delegieren oder manche vielleicht sogar ganz streichen.

Tages- und Wochenplanung aufstellen

Überlegen Sie, wann Sie welche Aufgaben erledigen. Dabei kann zum einen eine Tagesplanung hilfreich sein: Planen Sie den nächsten Tag, bevor Sie das Büro verlassen. Das dauert oft nur ein paar Minuten. Berücksichtigen Sie bei dabei, die wirklich wichtigen und unangenehmen Aufgaben gleich am nächsten Morgen zu erledigen – am besten bevor Sie Telefongespräche führen und E-Mails bearbeiten.

Eine andere Alternative sind Wochenpläne. Mit diesen können Sie auch Ideen und Ziele besser berücksichtigen. Notieren Sie sich dazu die Dinge, die Sie in der Woche erledigen müssen, wie zum Beispiel Anrufe.

Wenn Sie alle Aufgaben zusammengetragen haben, wissen Sie, welche sie gleich morgens erledigen können. Große Projekte sollten Sie immer in Teilaufgaben zerlegen.

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Über den Autor
Jürgen Kurz

Jürgen Kurz ist Geschäftsführer der tempus. GmbH. Mit seinem Seminarkonzept für mehr Effizienz im Büro wurde er Finalist beim Internationalen Deutschen Trainings-Preis 2006 (BDVT). Er berät Unternehmen im Bereich Effizienzsteigerung.

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