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Auftragslöcher vermeidenTipps zur Akquise für Selbstständige

Wer bei der Kundengewinnung auf sich allein gestellt ist, hat es oft schwer. Doch wenn Sie die Abläufe entsprechend optimieren, ist auch das nebenbei leicht möglich.
erschienen: 11.03.2010

Sonja Klatsch (Name geändert) ist Beraterin, Coach und Projektmanagerin im Bereich Human Relations (HR). Früher war sie angestellte Personalleiterin und setzt ihr Know-how aus Arbeitsrecht und Personalführung in freier Mitarbeit ein. Ihre Aufgaben erledigt sie tageweise im jeweiligen Unternehmen, neue Projekte erhält sie durch Mundpropaganda und hat sich bisher kaum Gedanken gemacht, weitere Kunden gewinnen zu wollen. Doch dann bemerkt sie, dass es bei Ihrem größten Kunden nun um Outplacement geht statt vorher Personalsuche. Was tun, fragt sich Sonja Klatsch.

Clevere Kontaktpflege hilft am besten

Sie kennen noch den guten alten „Tante-Emma-Laden“? Der kleine Händler an der Ecke mit dem Gemischtwarensortiment, bei dem es mehr gab als nur die Ware: Das Schwätzchen, heute Smalltalk genannt. Das Neueste aus dem Viertel und eine exzellente Beziehungspflege: Tante Emma wusste um die besonderen Geschmäcker ihrer Kunden: Dürfe es denn auch der übliche Kaffee sein?

Auch Großhandels-Vertreter Müller wusste bestens über seine Einkäufer Bescheid: Gratulation zum Geburtstag, vielleicht sogar mit Blumenstrauß oder einer passenden Flasche Wein. Der letzte Urlaub des Kunden wie der Schuleintritt des Jüngsten, Freizeitinteressen und selbst Krankheitsgeschichten durften angesprochen werden. Mithilfe von Karteikarten schaffte Herr Müller es, bei vielen hundert Kunden derartige Details im Kopf zu behalten. Später wurden auf dem Computer Notizen aus wöchentlichen Verkaufsreports gespeichert und mit der Tourenplanung einer Woche ausgedruckt: „Beziehung pflegen“ lautet das Zauberwort bei Tante Emma wie bei Herrn Müller - mit den Kunden leben.

Mehr bringt mehr

Was kann das für Sie in Ihrer Expertenrolle bedeuten, der dafür sorgen möchte, jederzeit ein gut gefülltes Auftragsbuch zu haben? Schon früh kamen Marketingmenschen auf den Trichter, systematisches Vorgehen zu visualisieren, mithilfe eben eines Verkaufstrichters: Je mehr Sie oben in den breiten Schlund hineingeben, desto mehr wird letztlich aus dem schmalen Hals des Trichters herauskommen. Je mehr Kontakte, Interessenten, Klienten Sie haben, desto gesicherter kommen Aufträge wieder nach. Das belegt das Gesetz der großen Zahl, umgangssprachlich „Wer hat, dem wird gegeben!“. Deshalb halten viele Freiberufler bewusst Augen und Ohren offen. Nehmen Sie zum Beispiel eine Bahnfahrt: Sie kommen mit einem Mitreisenden ins Gespräch: aufgrund einer Verspätung, dem besonders guten Service oder eines Buches. Nun ist der Zielbahnhof erreicht. It´s so easy - einfach Visitenkarten tauschen: voilà!

Kontakte regelmäßig knüpfen, ausbauen und in Kontrakte wandeln

Wichtig dabei ist (außer mit Bahn oder Flieger zu reisen, weil Sie häufiger Kontakt haben als per Auto), alles Relevante wirklich aufzuschnappen und so aufzubereiten, dass „im Fall des Falles“ aus einem Kontakt ein Kontrakt werden kann. Gehen Sie am besten so vor:

  • Kontakt annehmen: Etwa durch Austausch von Visitenkarten (und einer Notiz darauf: wann? Wo?);

  • Kontakt bestätigen: Durch eine kurze Gesprächsbestätigung per E-Mail und/oder durch Kontaktaufnahme via Xing oder einem ähnlichen Portal;

  • Kontakt CRM-en. Was mit diesem „Customer Relationship Management“ konkret gemeint ist, dazu kommen wir gleich.

Womit aus dem ersten ABC (annehmen - bestätigen - CRM-Eingabe) ein weiteres ABC entsteht:

  • in CRM aufnehmen: Das kann auch Xing oder Pulse sein;

  • in CRM bewerten (wofür - Thema; wann, bei welcher Gelegenheit kennengelernt; mit wem in Verbindung bringen und so weiter);

  •  in CRM chronologisieren: Wiedervorlage wann, also konkret datieren oder Frequenz eingeben, etwa „alle drei Monate ansprechen“, zu Termin einladen und so fort.

Kontakte einstufen und verschlagworten

Ein drittes „ABC“ bauen Sie bei der Kundenbewertung ein, indem Sie Kontakte und/oder Kunden nach quantitativen und/oder qualitativen Kriterien ranken:

  • A-Kunden sind jene mit höchstem Wert: Umsatz mindestens etwa in den letzten zwei Jahren; Auftrags-Wahrscheinlichkeit sehr hoch; bereits mit allen notwendigen Gesprächspartnern verhandelt.

  • B-Kunden liegen deutlich darunter; Messe-Kontakte können dazu zählen oder schlicht alle Interessenten zwischen sechs und zwölf Monaten „Alter“. Wen zählen Sie dazu?

  • C-Kunden sind eher „Hoffnungskunden“: Der letzte Auftrag liegt schon zum Beispiel länger als zwei Jahre zurück; sie haben Ihren Newsletter abonniert oder auf Ihr Angebot via Xing positiv reagiert, einen bestimmten Artikel von Ihnen als pdf erhalten, ohne nach Erhalt Feedback zu geben. Wer fällt Ihnen ein?

Sobald die erste Vorarbeit erledigt ist, kommen aus der Wiedervorlage immer nur kleine Portionen, die Sie durchaus nebenbei bearbeiten können. Es bleibt Ihnen vorbehalten, eine Wiedervorlage zu verschieben oder sich Kontakte früher als geplant herauszugreifen, weil ein bestimmtes Thema akut wird, das für diesen Kontakt (aus der oben erwähnten Bahnfahrt) relevant sein könnte. Wenn Sie Ihre Kontakte zudem „taggen“, also mit Finde-Stichwörtern versehen, erweitern Sie Ihre Möglichkeiten: etwa „Bahn“, „Buch“, „Messe“ und natürlich fachlich relevante Themen. Wenn Sie sich schlicht vornehmen, in dieser Art mit Ihren Kontakten umzugehen, ist das bereits „CRM als Philosophie“. Und wie behalten Sie mehr und mehr Kontakte „im Griff“?

Professionelle Software-Solutions „wer mag“

Tatsächlich gibt es mehr oder weniger aufwendige Software, mit deren Hilfe Sie relevante Daten verwalten können: Cobra bietet auf MSOffice basierende Programme, Grutzeck hat die seinen ursprünglich als Kontakt-Management-Software positioniert, Siebel, PeopleSoft und inzwischen auch SAP bieten gute Kombinations- und Selektions-Möglichkeiten auch als Leasing mit monatlicher Rate. Eine aktuelle Übersicht bietet immer uptodate das Fachmagazin Computerwoche: Sie geben Ihre gewünschten Kriterien in eine Fragemaske ein und erhalten Vorschläge für Sie sinnvoller CRM-Programme zur Auswahl. Denn es gilt „You only should measure, what you can manage!“ - frei übersetzt: Tun Sie sich den „Tort“ von Eingabe, Pflege und Selektion nur an, wenn Sie diese Daten auch nutzen wollen und können. Für Mailings, E-Mail-Newsletter, Telefonmarketing, Messe-Einladungen.

DIY-Lösungen via Outlook, Excel und Webtools

Managen Sie ab sofort Ihre Kontakte zum Beispiel via www.google.com/mail/help/intl/de/about.html. Das spart Ihnen Ausgaben für Software und viel Speicherplatz auf dem Rechner: Ihre Daten werden extern auf einem Speicher gehostet und sind (hoffentlich) nur für Sie greifbar, über Nutzername und Passwort. Zugriff von überall zu jeder Zeit mit welchem Gerät auch immer. Das gilt auch für www.plaxo.com: Pulse wirbt damit, Ihr mobiles Notizbuch zu werden. Im Allgemeinen ermöglichen dieses Tools und Communities übrigens, dass Sie andere registrierte User mit Ihrem Adressbuch abgleichen und gegebenenfalls Ihre Kontakte automatisch aus AOL, Outlook und anderen in Ihr neues „Adressbuch“ übernehmen.

Vielleicht wählen Sie auch Social Networks wie Xing oder Linkedin, um mit Ihrem definierten Kontaktkreis intensiv im Austausch zu bleiben. Sie sind eher vorsichtig, was das Hinterlegen Ihrer Daten und jener Ihrer (wichtigen!) Kontakte „irgendwo im Internet“ angeht? Dann wählen Sie Office-Software (oder vergleichbare), mit der Sie Ihre Daten pflegen: Excel wie auch Outlook bieten meist genügend Möglichkeiten, erfasste Daten nach Stichworten oder Kategorien zu selektieren und zu sortieren. Zwar ist Outlook primär ein Mail-Programm und Excel eines für Kalkulationen. Doch wenn Sie sich „Hilfe“ oder auch die Begleitbücher anschauen, stoßen Sie auf interessante Informationen auch zum Kontaktmanagement.

Zusatzverkäufe während des Projekts

Weiterführende Medien zu seinem präsentierten Thema bietet mancher Trainer erfolgreich an, siehe das Beispiel von Gregor Staub, dem Gedächtnistrainer aus der Schweiz: Im Anschluss an seine Veranstaltungen verkauft er seine Audioprogramme, und kann sogar teilweise auf ein Vortragshonorar zu verzichten. Welche Produkte oder Dienstleistungen könnten Sie bei Ihren Projekten verkaufen? Manche Berater, Programmierer oder Grafiker verkaufen das nächste Projekt während der Laufzeit des aktuellen mit oder finden ein weiteres Thema für einen Einsatz an anderer Stelle im Unternehmen. Oder Sie provozieren für ein gleiches (oder ähnliches) Projekt eine Empfehlung: „Wer sonst sollte von meinen Diensten profitieren?“ oder „Für wen sonst könnte … auch interessant sein?“. Welche Formulierung werden Sie bei nächster Gelegenheit testen?

Analysieren Sie den möglichen Erfolgsgrad

…und konzentrieren Sie Ihre Nebenbei-Akquise auf „best chance“, also die „A-Kontakte“ anzusprechen und B sowie C zurückzustellen. Denn natürlich ist es mental wie organisatorisch einfacher zu realisieren, einige wenige Telefonate oder auch E-Mails zu planen, durchzuführen und nachzufassen als dies mit „zig“ oder gar mehreren hundert zu tun… Und damit Sie sich beim Gespräch mit Ihrem „Top-Wunsch-Kandidaten“ einfach hundertprozentig sicher sind, optimal zu verhandeln, sprechen Sie zunächst jenen Kontakt an, der für Sie in der Wahrscheinlichkeit eines Auftrags an dritter Stelle steht, dann Nummer 2: Dann erst folgt Nummer 1!

So kann eine professionelle Lösung aussehen: Sonja Klatsch greift auf ihre Kontakte in der IT zurück und besorgt sich günstig die Lizenz für ein Standard-CRM-Programm, frei von „Schischi“. Innerhalb weniger Wochen hat sie so nebenbei ihre Kontakte aus allen möglichen papiernen wie elektronischen Verzeichnissen darin erfasst und bewertet. Nun spricht sie immer mal wieder nebenbei den einen oder die andere daraus an, wie es ihr gerade in den Kram passt! Sie verschickt mal die pdf eines Artikels oder fragt, ob der Besuch einer Messe geplant sei, auf der auch sie sein wird. Sie bleibt auf dem Laufenden - beiderseits.

[Bild: Oleg Shipov - Fotolia.com]

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Über den Autor
Hanspeter Reiter

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