Balanced ScorecardEine BSC mit Excel erstellen

Mit Excel lassen sich die Leistungskennzahlen aus der Balanced Scorecard anschaulich und auf den Punkt gebracht darstellen.
erschienen: 03.02.2015
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Die Balanced Scorecard gibt Antworten auf entscheidende Management-Fragen:

  • Ist das, was die Mitarbeiter jeden Tag tun, überhaupt sinnvoll?
  • Ist es für das Unternehmen nützlich?
  • Verfolgen alle das gleiche Ziel?

Wichtig ist, dass alle Führungskräfte und Mitarbeiter auf einen Blick erkennen können, wie die Antworten auf solche Fragen lauten. Die Balanced Scorecard kann als Methode die Antworten geben, wenn die Kennzahlen richtig erfasst und dargestellt werden. Die BSC ist dann eine einfache Übersicht, die folgende Punkte zusammenfasst:

  • Ziele, die wichtig sind und die alle verfolgen sollen.
  • Kennzahlen beziehungsweise messbare Größen, die sichtbar machen, ob diese Ziele erreicht werden.
  • Soll-Vorgaben beziehungsweise Zielwerte sowie Ist-Werte dieser Kennzahlen; so sieht jeder, wie gut die Ziele bereits erreicht werden und wo es Defizite gibt.

StichwortBalanced Scorecard

Die Balanced Scorecard ist eine Zusammenstellung der strategischen und besonders wichtigen Ziele eines Unternehmens sowie der damit verknüpften messbaren Kennzahlen. Sie zeigt die Leistungen eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit aus vier unterschiedlichen Perspektiven: Finanzen, Kunden, Prozesse sowie Lernen und Entwicklung.

Die Balanced Scorecard übersetzt Vision, Mission und Strategie eines Unternehmens in Kennzahlen, so dass alle Mitarbeiter sie verstehen und über die Bedingungen für gegenwärtigen und zukünftigen Erfolg informiert sind.

Ziele, Kennzahlen, Soll-Vorgaben und Ist-Werte in einer Tabelle

In Excel oder einem vergleichbaren Kalkulationsprogramm lassen sich alle Informationen, die eine Balanced Scorecard enthalten muss, zusammenstellen. Dazu werden in jeweils einer Tabellenspalte eingetragen:

  • die strategischen Ziele
  • die dazugehörenden Kennzahlen
  • die Einheit der Messwerte
  • der Zielwert als Soll-Vorgabe
  • ein Toleranzbereich für die Zielwerte
  • die Messwerte beziehungsweise Ist-Werte

Wichtig ist, die Abweichungen zwischen Soll-Vorgabe und Ist-Wert zu ermitteln und möglichst gut sichtbar zu machen. Dafür bietet Excel unterschiedliche Möglichkeiten. Wie die Excel-Übersicht am Ende aussehen kann, wird im Folgenden Schritt für Schritt dargestellt.

Eine Balanced Scorecard stellt die wichtigen Ziele zusammen

Grundlage einer Balanced Scorecard sind die strategischen, also besonders wichtigen Ziele eines Unternehmens. Sie müssen bekannt sein. Daraus können die Bereiche und Teams ihre wichtigen Ziele ableiten. Die Ziele sollten möglichst ausgewogen – balanced – sein. Das bedeutet, sie beziehen sich auf unterschiedliche Erfolgsfaktoren oder Perspektiven, die alle für das Unternehmen im Wettbewerb wichtig sind. Damit die Ziele insgesamt ausgewogen sind, sollten sie folgende Perspektiven abdecken:

FinanzenZiele, die für den ökonomischen und finanziellen Erfolg stehen.

Kunden

Ziele des Unternehmens, die darauf ausgerichtet sind, Kunden zu gewinnen und zufriedenzustellen.

Prozesse

Ziele zu den Abläufen im Unternehmen, damit möglichst gute Ergebnisse erzielt werden, Prozesse reibungslos funktionieren, keine Fehler auftreten und nichts verschwendet wird.

Lernen und Entwicklung

Ziele, die sicherstellen sollen, dass die Mitarbeiter lernen, besser werden und zufrieden sind; dass das Unternehmen innovativ ist und sich an neue Rahmenbedingungen anpassen kann.

Die folgende Übersicht zeigt diese vier Perspektiven und mögliche Ziele, wie sie in einer beispielhaften Balanced Scorecard dargestellt sein können. Diese Ziele werden auch in der Excel-Tabelle übernommen.

Balanced Scorecard und strategische Ziele in der Übersicht (Strategy-Map). Quelle: business-wissen.de
Balanced Scorecard und strategische Ziele in der Übersicht (Strategy-Map). Quelle: business-wissen.de

Aus den Zielen der Balanced Scorecard Kennzahlen ableiten

Mit den Zielen werden Kennzahlen verknüpft. Sie machen sichtbar, wie gut das jeweilige Ziel erreicht wird. Wichtig ist, dass die Kennzahlen die Ziele möglichst gut abbilden und für die Mitarbeiter verständlich und beeinflussbar sind. Um aus Zielen möglichst passende und messbare Kennzahlen abzuleiten, hilft die Frage:

Woran erkennen wir, ob das Ziel erreicht ist?

Die folgende Tabelle zeigt, welche Kennzahlen die Ziele aus dem Beispiel abbilden und messbar machen können.

Ziel

Kennzahl

Finanzperspektive

Return on Investment steigern

Return on Investment (in Prozent)

Umsatz erhöhen

Umsatz mit verkauften Produkten und Dienstleistungen (in Euro)

Deckungsbeitrag erhöhen

Durchschnitt des Deckungsbeitrags über alle Kundenaufträge (in Euro)

Cashflow verbessern

Durchschnitt Cashflow pro Quartal (in Euro)

Kundenperspektive

Kundenzufriedenheit verbessern

Durchschnitt des Scorewerts bei Kundenbefragungen zu einer Frage wie: Wie zufrieden sind Sie mit den Leistungen des Unternehmens? (in Punkten)

Empfehlungen ausweiten

Durchschnitt der Anzahl der Weiterempfehlungen pro Kunde (Anzahl)

Anteil Neukunden erhöhen

Anzahl Bestellungen durch Neu- oder Erstkunden in Bezug zur Anzahl sämtlicher Bestellungen (in Prozent)

Beschwerdemanagement verbessern

Erfolgreich bearbeitete Kundenbeschwerden (in Prozent)

Prozessperspektive

Qualität verbessern

Anteil der nicht-fehlerhaften Produkte (in Prozent)

Prozessabläufe beschleunigen

Auftragsbearbeitung geringer als 5 Tage (in Prozent)

Anteil neuer Produkte erhöhen

Anteil der Produkte, die jünger als ein Jahr sind am Gesamtumsatz (in Prozent)

Leistung Kernprozesse verbessern

Durchschnitt bearbeitete Bestellungen pro Tag (Anzahl)

Lern- und Entwicklungsperspektive

Technische Infrastruktur ausbauen

Erfolgreich abgeschlossene Projekte zur Erweiterung der Infrastruktur (Anzahl)

Kompetenzen der Mitarbeiter erweitern

Summe aller Schulungstage (Anzahl)

Betriebsklima verbessern

Durchschnitt des Scorewerts aus der jährlichen Mitarbeiterbefragung zu einer Frage wie: Wie zufrieden sind Sie mit dem Betriebsklima? (in Punkten)

Aktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP) erhöhen

Durchschnitt KVP-Maßnahmen

Solche Kennzahlen müssen regelmäßig, üblicherweise quartalsweise, halbjährlich oder jährlich, gemessen werden. Um zu erkennen, ob die Leistung einen Beitrag zur Zielerreichung bringt, werden für jede Kennzahl Soll-Vorgaben gemacht. Das sind dann die Zielwerte. Diese werden mit den gemessenen Ist-Werten verglichen. Die Differenz macht sichtbar, in welchem Maße die Ziele aus der Balanced Scorecard erreicht werden. Auch diese Informationen werden in der Excel-Tabelle zusammengetragen.

Darstellung der Ziele, Kennzahlen und Messwerte in Excel

Damit alle Mitarbeiter schnell erkennen, ob und in welchem Maße sie zur Zielerreichung beitragen, werden die Messwerte zu den Kennzahlen (Ist-Werte) übersichtlich abgebildet. Zudem werden sie im Vergleich zu den Soll-Vorgaben dargestellt. Dazu hat sich die Ampel-Darstellung für die Kennzahlen bewährt:

Rot

Es gibt erhebliche Abweichungen von der Ziel- oder Soll-Vorgabe. Es sind dringend Maßnahmen erforderlich, um die Leistungen zu verbessern.

Gelb

Es gibt Abweichungen von der Ziel- oder Soll-Vorgabe, die aber noch nicht kritisch sind. Es sollte geprüft werden, was geändert oder verbessert werden könnte, um die Leistungen zu verbessern.

Grün

Es gibt keine nennenswerten Abweichungen der Ist-Werte zu den Soll-Vorgaben zum entsprechenden Ziel. Die Leistung ist so, wie sie erwartet wird, oder besser.

Die folgenden Abbildungen zeigen, wie die Kennzahlen, die Messwerte und die Soll-Vorgaben in einem Excel-Diagramm abgebildet werden können. In einer Tabelle werden die Messwerte erfasst und mit den Soll-Vorgaben verglichen. Die Messwerte werden bei entsprechender Abweichung farblich hervorgehoben. In Excel funktioniert dies über die „bedingte Formatierung“.

Kennzahlen und Messwerte in Excel. Quelle: business-wissen.de
Kennzahlen und Messwerte in Excel. Quelle: business-wissen.de

Eine Variante für die Darstellung ist, nicht die Felder beziehungsweise Messwerte farblich hervorzuheben, sondern den aktuellen Wert und die Zielerreichung in Form einer Ampel abzubilden. Dies zeigt folgender Ausschnitt.

Aktuelle Werte und Zielerreichung in Ampelform. Quelle: business-wissen.de
Aktuelle Werte und Zielerreichung in Ampelform. Quelle: business-wissen.de

Letztlich gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Kennzahlen und Messwerte anschaulich und übersichtlich abzubilden. Excel bietet dafür unterschiedliche Diagramm-Varianten an. Das folgende Bild zeigt beispielsweise eine „Tacho-Darstellung“.

Kennzahlen und Messwerte in der Tacho-Form. Quelle: business-wissen.de
Kennzahlen und Messwerte in der Tacho-Form. Quelle: business-wissen.de

Excel-Vorlage zum Download

Nutzen Sie die folgende Excel-Vorlage, um für Ihre Mitarbeiter oder Ihren Vorgesetzten eine Balanced Scorecard zusammenzustellen und die relevanten Informationen und Kennzahlen abzubilden. Zeigen Sie so, welche Leistungen Sie erbringen und wie diese zu den Unternehmenszielen beitragen. Machen Sie Ihre Leistung für alle sichtbar.

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Über den Autor
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