BesprechungWie Sie ein Meeting moderieren

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Vielredner bremsen oder mit Einwänden von Teilnehmern umgehen. Was Sie als Moderatorin oder Moderator von Meetings wissen sollten.
erschienen: 30.05.2016
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Meetings durchlaufen in der Regel verschiedene Kampfphasen, auf die Meeting-Moderatoren vorbereitet sein sollten:

Testphase

In der sogenannten Testphase suchen die Teilnehmer zunächst ihre eigene Rolle, möchten Orientierung und wirken gespannt und beobachtend. Ermöglichen Sie als Moderatorin oder Moderator des Meetings ein Kennenlernen der Teilnehmer untereinander (wenn sich diese nicht kennen) und geben Sie weitere Informationen zum Meeting.

Nahkampf-Phase

In der Nahkampf-Phase kommt es zu unterschwelligen Konflikten und Machtkämpfen. In der Gruppe formiert sich eine informelle Hackordnung und dominante Mitglieder bilden Untergruppen und Cliquen. Moderieren Sie die hierbei auftretenden Konflikte souverän und verstehen Sie diese als Prozesse zur Klärung.

Organisationsphase

In der Organisationsphase werden die Rollen und Spielregeln geklärt und die Teilnehmer wissen, was sie voneinander zu erwarten haben.

Verschmelzungsphase

In der dann folgenden Verschmelzungsphase hat sich das Team gefunden. Es kann beginnen, produktiv zu werden.

Reflektieren Sie:

  • Sind Sie bei jeder Besprechung auf diese Phasen vorbereitet?
  • Planen Sie für das Durchlaufen der Phasen und für die Teamfindung genügend Zeit ein?

Fragen für Meeting-Moderatoren

Sofern Sie als Vorgesetzter eine Besprechung führen, ist aufgrund Ihrer Machtposition in der Regel eine straffe Sitzungsleitung möglich.

Sollten Sie ein Meeting als Kollege durchführen, an dem auch Ihr Chef anwesend ist, müssen Sie mit seinem Eingreifen rechnen, da er eventuell eine andere Vorstellung vom Ablauf der Besprechung hat. Hier gilt es, den Chef diplomatisch zu bremsen und vorher wichtige Absprachen zu treffen:

  • Wie lautet der allgemeine beziehungsweise der verdeckte Auftrag?
  • Bei welchen Punkten ist mit Konflikten und Widerständen zu rechnen?
  • Welche vorbereitenden informellen Gespräche sollten vor der Besprechung mit wichtigen Teilnehmern geführt werden?

Reflektieren Sie:

  • Welche Machtmittel brauchen Sie als Moderator während eines Meetings?
  • Wie können Sie Vorgesetzte als „gleichberechtigte Teilnehmer“ einbinden?
  • Wie bremsen Sie andere Teilnehmer, die ein Meeting für ihre Zwecke missbrauchen?

Sichern Sie sich vorher die Macht, bevor Sie sie brauchen!

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Die Rolle des neutralen Teamleiters einnehmen

Nehmen Sie als Besprechungsleiter oder Moderator nichts persönlich, sondern schlüpfen Sie in die Rolle eines neutralen Teilnehmers: Sie halten Ihre eigene Meinung zurück und kämpfen nicht gegen, sondern mit der Gruppe. Versuchen Sie nicht die angesprochenen Probleme selbst zu lösen, sondern nutzen Sie das Potenzial der Gruppe, um den Prozess voranzubringen. Sammeln Sie zunächst alle wichtigen Aspekte, gewichten Sie die Themen, finden Sie Lösungswege und bewerten Sie dann die Lösungsalternativen, um daraus geeignete Maßnahmen abzuleiten.

Vielredner taktvoll bremsen

Eine Besprechung wird oft gestört durch Vielredner, die die Besprechung als Bühne zur Selbstdarstellung entdeckt haben. Vielredner sind oft der Grund dafür, dass Meetings nicht effizient verlaufen. Unterstützen Sie diesen Versuch nicht durch bestätigenden Blickkontakt. Treffen Sie stattdessen eine zielführende Vereinbarung in drei Schritten:

1. Hinweis an die Gruppe übergeben

Sagen Sie dem Vielredner zunächst, dass er einen wichtigen Punkt angesprochen hat. Fragen Sie ihn, ob es in Ordnung ist, diesen Punkt in der Gruppe zu besprechen. Nicken Sie dabei schon einmal einladend und leiten Sie dann an einen anderen Gesprächsteilnehmer weiter. Sollte der Vielredner damit nicht einverstanden sein, fragen Sie ihn, welchen Vorschlag er auch im Interesse der anderen Teilnehmer hat.

2. Teilnehmer nach weiteren Vorschlägen fragen

Sofern sich sein Vorschlag als nicht zielführend erweisen sollte, fragen Sie einfach die anderen Anwesenden nach weiteren Vorschläge und suchen Sie sich einen Redner heraus, der offenbar eine andere Meinung vertritt.

3. Auf die Spielregeln verweisen

    Wenn nötig, verweisen Sie auf die am Anfang der Besprechung festgelegten Spielregeln und halten Sie den genannten Punkt des Vielredners auf einem Flipchart fest, damit er für die weitere Diskussion nicht verloren geht.

Als Notbremse können Sie immer noch die Redezeit auf 30 Sekunden pro Beitrag begrenzen.

Mit Einwänden umgehen

Einwände zeigen immer, dass es die Diskussionsteilnehmer ernst meinen und sie in der Sache engagiert sind. Einwände entkräften Sie, indem Sie den Ball zunächst mit einer Gegenfrage zurückwerfen: „Wie meinen Sie das?“

Sobald Sie das Gefühl haben, den Einwand richtig verstanden zu haben, wiederholen Sie das Gesagte noch einmal mit eigenen Worten, um Missverständnisse zu vermeiden: „Habe ich Sie richtig verstanden, dass Sie …?“

Erst wenn sich Ihr Gesprächspartner aus seiner Sicht richtig verstanden fühlt, können Sie darauf angemessen reagieren, ohne die Situation unnötig zu verschärfen: „Welchen Lösungsvorschlag haben Sie?“

Dabei können Sie Ihre Bedenken auch in eine Frage umwandeln: „Und wie würden Sie vorgehen, wenn sich dabei folgendes Problem ergibt …?“

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Über den Autor
Dr. Christian Zielke

Christian Zielke ist Professor für Kommunikation in der Wirtschaft, Personalmanagement und Personalentwicklung an der Hochschule Gießen-Friedberg. Darüber hinaus lehrt er an der EBS im Executive Interimsmanagementprogramm, ist Autor mehrerer Managementbücher und internationaler Managementtrainer.

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