BesprechungenDas Einmaleins der Moderation von Meetings

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Acht Schritte, die Moderatoren von Meetings oder Workshops unbedingt beherzigen sollten.
erschienen: 15.01.2015
Schlagwörter: Moderieren, Meeting
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Es gibt kaum eine andere Tätigkeit, bei der so viel Zeit von so vielen Menschen gleichzeitig verwendet und auch verschwendet wird wie bei Besprechungen. In vielen Unternehmen herrscht eine wahre Sitzungskultur. Um möglichst effektive und effiziente Meetings zu gewährleisten, setzen Besprechungsleiter als Moderatoren ein bestimmtes Set von Fähigkeiten ein. Hier geht es nicht um die klassische Rolle, in der sie als Fachmänner agieren und die Diskussion maßgeblich durch ihre Wortbeiträge beeinflussen. Moderatoren halten sich zurück und konzentrieren sich schwerpunktmäßig auf eine strukturierte und zielführende Steuerung des Prozesses.

StichwortModeration

Moderation meint die Leitung einer Veranstaltung wie beispielsweise ein Meeting, eine Besprechung, ein Workshop oder eine Konferenz. Wer die „Moderation hat“, führt durch das Programm der Veranstaltung; daher auch die Begriffe „Radiomoderator“ und „Fernsehmoderator“. Außerdem bedeutet Moderation „Mäßigung“ und „Maß halten“. Das heißt: Die Teilnehmer sollen sich an festgelegte Regeln halten.

Dafür gibt es Moderationstechniken. Das sind Methoden, Vorgehensweisen und Hilfsmittel zur Planung, Kommunikation, Diskussion, Konfliktbewältigung, Visualisierung und zur Nachbereitung der moderierten Veranstaltung. Der Moderator bringt sich fachlich nicht ein, sorgt aber dafür, dass die Gruppe ihre Ziele erreicht.

Im Folgenden wird gezeigt, worauf ein Moderator in Meetings achten muss:

Selbstverständnis der eigenen Rolle bewusst machen

  • Neutralität
  • Verantwortung für die Gruppe und den Verlauf
  • Ergebnisdokumentation und Ergebnissicherung

Mentales Durchdenken der Moderation

  • Realistisches und machbares Ziel: Was soll erreicht werden?
  • Historie: Was ist bisher passiert?
  • Erwartungen, Einstellungen und Informationsstand der Teilnehmer
  • Zeitlichen Rahmen festlegen
  • Potenzielle Diskussionsverläufe antizipieren
  • Szenarien durchdenken
  • Geeignete Interventionen überlegen
  • Visualisierung und geeignete methodische Schritte überlegen

Fragende Haltung einnehmen

Offene Fragen (W-Fragen) öffnen und aktivieren:

Hypothetische Fragen

„Angenommen, wir wollen diesen Weg so gehen. Was bedeutet das?”

Konkretisierende Fragen

„Was meinen Sie genau mit…?”

Analytische beziehungsweise klärende Fragen

Woher?, Weshalb?, Wieso?

Lösungsorientierte Fragen

„Wie wollen wir weiter vorgehen?“

Geschlossene Fragen bringen Richtung und grenzen ein:

Ja/Nein

„Wollen wir beschließen, dass…?“

Alternativfragen

„Ist Vorschlag A oder B geeignet?”

Struktur und Systematik im Prozess beachten

  • Unterschiedliche Positionen zusammenfassen und gegenüberstellen
  • Verbindende Gemeinsamkeiten herausfinden und betonen
  • Suche nach Konsens beziehungsweise tragfähigen Kompromissen anregen und unterstützen
  • Unklarheiten beseitigen und unnötige Auseinandersetzungen durch sachliche Klarstellungen vermeiden
  • Abschweifungen unterbinden und zum Thema zurückführen
  • Für die Einhaltung der Tagesordnung sorgen
  • Wichtige Ergebnisse und Zwischenergebnisse zusammenfassen und für alle nachvollziehbar visualisieren

Vertrauensvolles und konstruktives Arbeitsklima schaffen

Spielregeln festlegen

  • Maximale Sprechdauer von 30 Sekunden
  • Zuhören und ausreden lassen
  • Bei Unklarheit nachfragen
  • Vorrang von Störungen
  • Fair und respektvoll miteinander umgehen
  • Konzentration auf das Thema, das heißt Ablenkungen wie Handy oder Notebook vermeiden

Teilnehmer in ihren Äußerungen ernst nehmen

  • Teilnehmer zu Äußerungen ermutigen und so Aktivität fördern
  • Wertschätzendes Verhalten zeigen
  • Mit entsprechender Sensibilität namentlich ansprechen

Verständnis der Teilnehmer untereinander fördern und anregen

Unterschiedliche Perspektiven und Sichtweisen zulassen

Bei Konflikten frühzeitig intervenieren

  • Killerphrasen unterbinden
  • Auf angemessenen Tonfall hinweisen
  • Klarer Appell, ungeklärte Konflikte an anderer Stelle zu erörtern

Typische Moderationsfallen vermeiden

Ping-Pong-Falle

Der Zwang, jeden Wortbeitrag umgehend und persönlich selbst zu kommentieren. Stattdessen:

  • Pausen aushalten können und Beiträge aus der Gruppe abwarten
  • Frage „verlängern“: Wie sehen die anderen das?
  • Sachliche Spiegelung beziehungsweise Kommentierung des Beitrages: „Das wäre ein Argument für…“

Anwaltsfalle

Der Zwang, sich zum Anwalt beziehungsweise Fürsprecher einer Position oder Meinung zu machen. Stattdessen:

  • Inhaltliche Meinungsäußerungen als Rollenwechsel verdeutlichen: „Ich verlasse einmal kurz meine Moderatorenrolle und möchte selbst ein Argument einbringen.”
  • Neugier auf unterschiedliche Positionen entwickeln

Schweigefalle

Der Zwang, bei Diskussionspausen sofort intervenieren zu wollen. Stattdessen:

  • Pausen als Teil eines kreativen Prozesses begreifen (im Geiste bis 10 zählen)
  • Gegebenenfalls neuen Impuls setzen, etwa durch die Erweiterung der Frage oder eine Zusammenfassung
  • Im Extremfall Schweigen thematisieren

Moderation einen sinnvollen Abschluss geben

  • Klaren Schlusspunkt setzen: „Ich möchte die Diskussion an dieser Stelle beenden.”
  • Zusammenfassung der Ergebnisse beziehungsweise Diskussionsinhalte mit Bezug auf das Ziel
  • Ausblick geben: Nächste Schritte, weiteres Vorgehen, Arbeitsaufträge und Verantwortlichkeiten benennen

Nachlesen und Ergebnis sichern

  • Protokoll zeitnah erstellen und an die betreffenden Personen verteilen: stichwortartig, maximal zwei Seiten
  • Persönliche Reflexion: Was lief gut? Was war verbesserungsbedürftig?
  • Eventuell konstruktiv-kritische Rückmeldung einholen

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Über den Autor
Bernd Dieschburg

Bernd Dieschburg unterstützt Unternehmen und Organisationen durch seine

langjährige Erfahrung als Berater, Trainer und Coach. Unter dem Arbeitsmotto “Menschen nachhaltig und wirkungsvoll erfolgreich machen” werden unternehmens- und mitarbeiterspezifische Lösungen in den Bereichen

Personal- und Organisationsentwicklung konzipiert und pragmatisch umgesetzt.

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