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BesprechungenDiese Fragen sollten Sie immer klären

Bei jeder Besprechung sollten einige zentrale Fragen immer geklärt werden, damit alle wissen, worum es geht und vor allem: Wie es weiter geht. Sonst ist die Besprechung vertane Zeit.
erschienen: 14.03.2011
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Viele Führungskräfte verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Im Team, mit den Kollegen aus anderen Abteilungen, mit der Geschäftsleitung oder auch im Vier-Augen-Gespräch mit einem Mitarbeiter. Oft kommt dabei gar nichts raus. Die Betroffenen klagen über Zeitverschwendung.

Dabei sind Besprechungen sehr wichtig, um Informationen auszutauschen, um sich abzustimmen, um die Verteilung von Aufgaben zu klären und um Entscheidungen zu treffen. Damit das effektiv funktioniert, sollten die folgenden sieben Fragen in jedem Gespräch gestellt und besprochen werden.

1. Was sind die Prioritäten?

Eine Aufgabe, die für Sie sehr wichtig ist, ist für einen Mitarbeiter oder Kollegen vielleicht nicht so wichtig, weil er noch ganz andere Aufgaben zu erledigen hat. Am Ende kommt es zu Missverständnissen und Konflikten, weil etwas nicht richtig eingeschätzt wurde. Sprechen Sie also Prioritäten miteinander ab. Sagen Sie, was für Sie die höchste Priorität hat und fragen Sie die anderen nach ihren Prioritäten. Prüfen Sie, ob das zueinander passt.

2. Welche Ideen oder Bedenken haben Sie noch, die wir noch gar nicht angesprochen haben?

Es darf nichts Kritisches vergessen werden. Manche Mitarbeiter haben noch eine sehr gute Idee oder einen kritischen Beitrag, der verhindert, dass alle in eine Falle tappen oder in die falsche Richtung rennen. Sorgen Sie dafür, dass alles auf den Tisch kommt. Das verbessert die Qualität der Ergebnisse.

3. Was ist der nächste Schritt, den Sie gehen und bis wann werden Sie das erledigt haben?

Menschen ist sehr viel geholfen, wenn sie wissen, was sie als nächstes tun sollen. Oft ist ihnen gerade der erste Schritt unklar. Oder andersherum: Ist der erste Schritt gemacht, funktionieren alle weiteren von allein. Helfen Sie mit, dass andere den richtigen Einstieg finden. Sie erkennen so auch gleich, ob sie die richtige Richtung einschlagen.

4. Was brauchen Sie noch von mir, um das Besprochene erfolgreich umzusetzen?

Damit schaffen Sie die Voraussetzungen, dass die anderen mit den Aufgaben und der Umsetzung auch tatsächlich anfangen können. Es darf keine Entschuldigung geben: "Ich konnte noch nicht beginnen, weil mir noch diese oder jene Information oder Entscheidung gefehlt hat." So verringern Sie Aufschieberitis.

5. Was könnte passieren oder eintreten, auf das wir uns jetzt schon vorbereiten sollten?

Es kann immer etwas dazwischen kommen. Bereiten Sie sich darauf vor – zumindest gedanklich. Dann können Sie rechtzeitig und schneller eingreifen. Dann gibt es weniger unliebsame Überraschungen. Das entspannt die Situation für alle und macht das Team flexibler.

6. Wann sehen wir uns das nächste Mal, um dieses Thema wieder zu besprechen (und um zu sehen, wie weit Sie damit sind)?

Damit haben alle einen Termin, bis zu dem sie ein Ergebnis vorweisen müssen. Dann bleibt der Fortgang der Arbeiten nicht im Ungefähren. Jeder weiß: Bis dahin muss ich das erledigt haben. Es unterstreicht: Wir haben eine klare Vereinbarung.

7. Wer muss noch darüber Bescheid wissen, was wir hier besprochen haben? Und wie informieren wir diese Person oder Gruppe?

Manchmal müssen weitere Personen über das Ergebnis der Besprechung informiert werden. Weil sie davon betroffen sind, aus formalen Gründen oder weil Sie deren Unterstützung noch brauchen. Denken Sie einfach daran, diese Informations-Bring-Schuld zu erfüllen.

Gerade weil diese Fragen so allgemein gültig und so offensichtlich sind, werden sie oft vergessen. Gibt niemand die Antworten, bleibt alles unklar und beliebig. Manchmal mit fatalen Folgen. Diese Fragen sollten (vielleicht in leicht auf Ihre Situation angepasster Form) zum Standardrepertoire für alle Ihre Besprechungen gehören. Nehmen Sie diese als Checkliste immer mit!

Die Zeit, die Sie brauchen, um diese sieben Fragen zu klären: Fünf Minuten. Die Zeit, die Sie damit später sparen, weil es keine Missverständnisse und Unklarheiten gibt: Unermesslich.

Checkliste

Bitte diese Fragen in das persönliche Notizbuch, den Terminkalender oder das Smartphone kopieren und immer(!) zur Hand haben:

  1. Was sind die Prioritäten?
  2. Welche Ideen oder Bedenken haben Sie noch, die wir noch gar nicht angesprochen haben?
  3. Was ist der nächste Schritt, den Sie gehen und bis wann werden Sie das erledigt haben?
  4. Was brauchen Sie noch von mir, um das Besprochene erfolgreich umzusetzen?
  5. Was könnte passieren oder eintreten, auf das wir uns jetzt schon vorbereiten sollten?
  6. Wann sehen wir uns das nächste Mal, um dieses Thema wieder zu besprechen (und um zu sehen, wie weit Sie damit sind)?
  7. Wer muss noch darüber Bescheid wissen, was wir hier besprochen haben und wie informieren wir diese Person oder Gruppe?

Mehr zur richtigen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen finden Sie in unserem Themenspecial >>

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