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BesprechungenZeitfresser bei Meetings eliminieren

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In Besprechungen wird oft viel Zeit vergeudet. Der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum beabsichtigten Nutzen. Regeln zum Zeitmanagement vor und während Besprechungen können helfen.
erschienen: 18.09.2014

Agenda rechtzeitig zuschicken

Schon vor dem eigentlichen Besprechungstermin wird die Basis für eine möglichst zeiteffiziente Besprechung gelegt. Der Schlüssel dafür: Die Teilnehmer müssen so eingeladen werden, damit sie sich gut auf das Meeting vorbereiten können. Das bedeutet: rechtzeitig, schriftlich und mit einer detaillierten Agenda.

Zeitplanung erstellen

Im Vorfeld der Besprechung sollte der, der einlädt, eine differenzierte Zeitplanung erstellen. Dazu gehört auch das Einplanen von Zeitpuffern für Unvorhergesehenes. Während der Besprechung gilt es, sich möglichst an diese Zeiten zu halten. Der Vorteil dieser Vorgehensweise: Gibt es eine Zeitplanung, wird sofort deutlich, wann die Besprechung zeitlich aus dem Ruder läuft.

Unterlagen vorher bereitstellen

Schon vor dem Eintreffen der Besprechungsteilnehmer sollten alle wichtigen Unterlagen im Besprechungsraum ausliegen. Jedes Dokument, das während der Besprechung erst noch beschafft werden muss, zieht das Meeting entsprechend in die Länge und erhöht den Zeitaufwand.

Teilnehmer gezielt auswählen

Manche Besprechungsteilnehmer können oder wollen zu den besprochenen Themen nichts beitragen. Andere wiederum erschöpfen sich im Kritisieren von Vorschlägen und Ideen. Die Folge: Zeitverlust. Der kann verhindert werden, wenn schon im Vorfeld diejenigen Mitarbeiter eingeladen werden, die entscheidende Kenntnisse mitbringen oder regelmäßig durch kreative und konstruktive Vorschläge auffallen.

Besprechung moderieren

Bei jeder Besprechung sollte ein Moderator durch die Diskussion führen. Dieser achtet vor allem auf die Gesprächsdisziplin und sorgt dafür, dass die Besprechung sowohl zeitlich als auch inhaltlich im geplanten Rahmen verläuft. Es kann auch sinnvoll sein, dass der Moderator nicht in das Besprechungsthema involviert ist, sondern sich ausschließlich auf seine Aufgabe als Moderator konzentriert.

Vielredner stoppen

Es gibt auch Besprechungsteilnehmer, die sich zu jedem Thema ausufernd äußern oder permanent vom eigentlichen Thema abschweifen. Der Moderator sollte in solch einem Fall deutlich machen, dass die Diskussion zu weit führt und man zum Tagesordnungspunkt zurückkehren muss. Gegebenenfalls genügt auch der Hinweis, die Diskussion auf später zu verschieben.

Für Pünktlichkeit sorgen

Insbesondere bei internen Besprechungen kommt es häufig vor, dass sich einzelne Mitarbeiter oder auch der Chef verspäten. Wenn dann alle Teilnehmer warten müssen, ist das unökonomisch. Tipps:

  • Vor dem Meeting ausdrücklich um pünktliches Erscheinen bitten.
  • Besprechungen grundsätzlich pünktlich beginnen, auch wenn einzelne Teilnehmer noch fehlen. Nur so entwickelt sich eine Termindisziplin für künftige Besprechungen.
  • Auch ungewöhnliche Anfangszeiten – zum Beispiel 10:37 Uhr statt 10:00 Uhr – können helfen, dem anberaumten Meeting-Termin eine größere Bedeutung beizumessen und pünktlich zu erscheinen.

Vormittags tagen

Viele Besprechungen finden unmittelbar nach dem Mittagessen statt. Doch zu dieser Tageszeit fallen die meisten Mitarbeiter in ein Leistungstief. Zeiteffiziente Besprechungen werden nur dann erreicht, wenn sie zu einer Tageszeit stattfinden, bei der die Leistungskurve des Menschen gewöhnlich am höchsten ist, also vormittags.

Geräte abschalten

Jedes Meeting verlangt die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmer. Daher sollte die elementare Regel gelten: Handys und Laptops für die Dauer der Besprechung ausschalten.

Pausen einlegen

Bei lang andauernden Besprechungen sollten ausreichende Pausenzeiten obligatorisch sein. Die Regel: alle 1,5 Stunden eine Pause von 15 bis 20 Minuten, nach 3 bis 3,5 Stunden eine lange Pause von mindestens 60 Minuten einlegen.

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Über den Autor
Jörg Mann

Jörg Mann unterstützt Unternehmen und Mitarbeiter bei der Bewältigung unternehmerischer und persönlicher Herausforderungen und Krisen. Als Berater, Marketing- und Kommunikationsspezialist mit langjähriger unternehmerischer Erfahrung unterstützt er Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen.

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