Archiv

Bewerbermanagementsystem

Für Unternehmen ist es effizient, wenn sich Bewerber online über ein Webformular bewerben. Das ist bei Bewerbern aber nicht sehr beliebt. Aber es gibt Vorteile für beide.
erschienen: 29.03.2011

Bewerber haben häufig den ersten Kontakt mit einem Unternehmen, wenn sie sich auf Stellensuche begeben. Zumindest schauen sie in diesem Moment aus einem neuen Blickwinkel auf die Firma. Aus einem Unternehmen wird ein potentieller Arbeitgeber. Das ist der Moment, in dem auch der potentielle Arbeitgeber bei dem Bewerber einen positiven Eindruck hinterlassen muss, wenn er passende Talente für sich interessieren will. Mit Hilfe von Employer Branding-Maßnahmen wird die Bekanntheit der Arbeitgebermarke erhöht und Vertrauen geschaffen. Erst wenn sich das Unternehmen erfolgreich als Arbeitgeber positionieren konnte, landet es auf der Favoritenliste der Suchenden. Eine professionelle Darstellung der Stellenangebote und eine ansprechende Möglichkeit zur Onlinebewerbung sind dann entscheidend.

Im eigentlichen Bewerbungsprozess muss das Unternehmen weiter für den Kandidaten interessant bleiben, um zu verhindern, dass er vorzeitig abspringt. Bewerbermanagementsysteme bieten viele Möglichkeiten, von denen Bewerber wie auch Recruiter, der für das Bewerbermanagement im Unternehmen zuständig ist, profitieren können.

Imagegewinn bei Bewerbern erreichen

Grundvoraussetzung ist eine interessant gestaltete Stellenanzeige. Ein gutes Bewerbermanagementsystem bietet dem Recruiter hier alle nötigen Funktionen für eine schnelle Veröffentlichung in den gewünschten Kanälen. Im besten Fall entscheidet sich der Interessent, direkt nach dem Lesen eine Bewerbung loszuschicken. Dazu bietet sich ein Online-Bewerbungsformular an. Firmen erhalten laut der Studie „recruiting trends 2011“ der Universitäten Bamberg und Frankfurt sowie der Monster AG am liebsten Bewerbungen per Onlineformular.

Anders sieht es jedoch aus Sicht der Stellensuchenden aus. Sie bewerben sich am liebsten per E-Mail, gefolgt von schriftlichen Bewerbungen. Erst an dritter Stelle kommen mit deutlichem Abstand die Bewerbungen per Formular.

Laut einer Umfrage der Fachhochschule Osnabrück, Profilo Rating und Crosswater Systems im Jahr 2009 empfindet ein Drittel aller Umfrageteilnehmer das umständliche und langwierige Ausfüllen als lästig. Rund 20 Prozent der Kandidaten geben an, dass ein vorgeschaltetes Online-Bewerbungsformular sie sogar von einer Bewerbung abhält. Laut der Studie „bewerbungstrends 2011“ ebenfalls von den Universitäten Bamberg und Frankfurt sowie der Monster AG, wird auch die fehlende Möglichkeit der individuellen Gestaltung als abschreckend empfunden.

Warum also das bei Bewerbern so unbeliebte Tool trotzdem einsetzen?

Weil es auch für den Bewerber Vorteile hat: Der direkte Link zum Formular ermöglicht eine sofortige Bewerbung. Die Kosten, die bei einer schriftlichen Bewerbung entstehen, entfallen. Außerdem kann sich der Bewerber sicher sein, dass er auf die Fragen geantwortet hat, die seinen Wunsch-Arbeitgeber beschäftigen.

Um die Akzeptanz einer Formularbewerbung in Zukunft zu erhöhen, sollten den verschiedenen Bewerberzielgruppen nur die zum konkreten Stellenangebot passenden Fragen gestellt werden. Dadurch kann der Eingabevorgang deutlich verkürzt werden. Neuere Tools, wie die Texterkennung von Lebenslaufdaten, das sogenannte „CV Parsing“, begrenzen die Dateneingabe noch weiter auf ein Minimum. Individuelle Akzente kann ein Bewerber durch das Hochladen eines Anschreibens auch bei einer Formularbewerbung setzen.

Ist die Bewerbung im Unternehmen angekommen, kann das Unternehmen sein positives Bild weiter schärfen. Bewerbermanagement-Lösungen erleichtern und beschleunigen das Datenhandling und interne Prozesse. Dieser Zeitvorsprung kann direkt an die Bewerber weitergegeben werden, indem das Feedback schneller erfolgt. So fühlt sich der Bewerber gut informiert und weiß, dass seine Bewerbung nicht in einem Aktenstapel verstaubt. Unternehmen können darüber hinaus den Bewerbern persönliche Services wie das Zusenden interessanter Stellenausschreibungen per E-Mail oder eine Statusabfrage ihrer Bewerbung bieten. Dieses Vorgehen erzeugt Transparenz und wird von Bewerbern positiv aufgenommen. 

Immer wichtiger wird auch die Bindung von guten Kandidaten. Initiativbewerbungen oder Bewerber, die zu Vorstellungsgesprächen eingeladen wurden, aber nicht das Rennen gemacht haben, können in den Talentpool des Unternehmens aufgenommen werden. Bewerbern wird dadurch Interesse an ihrer Person signalisiert und beide Seiten können in Kontakt bleiben.

Recruiter können Zeit und Kosten sparen, Transparenz erhöhen

Klare Vorteile bringt ein Bewerbermanagementsystem besonders den Recruitern und Fachabteilungen. Erfahrungsgemäß können Firmen rund 50 Prozent Zeitersparnis durch den Einsatz eines Bewerbermanagementsystems erreichen. Je mehr Bewerbungen, desto größer der Einspareffekt. Für die Studie „HR-Softwaretrends 2010“ wurden 200 Unternehmen in Deutschland und Österreich zum Einsatz von HR-Software allgemein befragt. Darin sind die meisten der Ansicht, dass sich HR-Software auszahlt, weil sie die Transparenz der Prozesse erhöhe und dem Unternehmen Zeit und Geld spare.

Erfahrungsgemäß profitieren Personalabteilungen von den strukturiert vorliegenden Daten, die sie durch die elektronische Erfassung erhalten. Der Datenbestand kann einfacher durchsucht werden. Dubletten und Mehrfachbewerbungen lassen sich sofort erkennen. Durch das Wegfallen der manuellen Eingabe von Informationen sinkt auch die Fehlerquote.

Auch Massenaktionen bei Korrespondenzen können via Software mit wenigen Mausklicks realisiert werden. Ein professionelles System dokumentiert in einer Historie automatisch sämtliche Korrespondenz mit dem Bewerber. Alles in allem wird das einheitliche Vorgehen durch die in der Software festgelegten Prozesse gefördert. Wichtig dabei ist, dass die Software die hauseigenen Prozesse abbilden kann. Dadurch wir auch die Akzeptanz des Systems erhöht und ein Umlernen fällt leichter.  

Damit weniger Interviews, dafür aber mit besser qualifizierten Kandidaten geführt werden können, kann die Vorselektion von einer Matching- und Rankingfunktion unterstützt werden, die Stellenanforderungen gegen die vom Bewerber gelieferten Qualifikationen automatisch abgleicht. Gerade für das Anwerben von Auszubildenden ist ein E-Recruitingsystem prädestiniert, weil hier oft standardisierte Anforderungen und Abläufe bestehen, die sich gut in einem System abbilden lassen.

Insgesamt verbessert ein gutes Bewerbermanagementsystem den Außenauftritt eines Unternehmens, trägt damit zum Employer Branding bei und erleichtert die Arbeit der Personaler. 

Bei der Implementierung zu beachten

Die Grundfunktionen - Stellenposting und Bewerberverwaltung - sollte jedes System erfüllen. Spannend wird es bei der Frage nach der Anpassung an die eigene Systemlandschaft und die Einbettung in die Karrierewebseite. Unternehmen sollten sich nach einem System umsehen, das ihr Corporate Design und ihre Prozesse möglichst schon mit der Standardversion abbilden kann, nicht erst durch individuelle Programmierung.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Datenschutz. Moderne Bewerbermanagementsysteme sind über Internetbrowser aufrufbar. Damit sie nicht angreifbar sind, sind Sicherheitsthemen, wie die verschlüsselte Datenübertragung und Firewalls, ebenso wichtig wie die Einhaltung der aktuellen Datenschutzbestimmungen. Das betrifft das Unternehmen und den Recruiting-Dienstleister, der je nach Betriebsmodell eventuell das Hosting der Anwendung und damit die Datenbanken mit den Bewerberdaten verantwortet, gleichermaßen.

Außer Datensicherheit sollte das System – möglichst standardisierte - Schnittstellen zu externen Jobbörsen, zur Arbeitsagentur oder zu Printkanälen bieten. Auch soziale Netzwerke wie Facebook oder mobile Anwendungen können – je nach Bewerberzielgruppe – wichtige Kanäle sein. Für den Datenaustausch mit anderen intern eingesetzten Systemen, zum Beispiel bei Stammdaten, sind sie ab einer bestimmten Bewerberanzahl unabdingbar. Nutzt das E-Recruiting-System den Standard „HR-XML“ zum Austausch dieser Daten, wird der Austausch deutlich erleichtert.

Fazit: Bewerbermanagement lohnt sich

Für ein Unternehmen macht die Einführung eines Bewerbermanagementsystems Sinn, wenn ein jährliches Aufkommen von mindestens 1.000 Bewerbungen zu erwarten ist. Allerdings erst wenn die gesamte Recruiting-Kette von der Bekanntheit der Marke über die Bewerbung bis hin zur Einstellung (auch technisch) erfolgreich dargestellt wird, kann ein Arbeitgeber bei den hart umkämpften Zielgruppen eine entscheidende Rolle spielen.

Auf einen Blick

Ein gutes Bewerbermanagementsystem bringt Ihnen:

  • Stellenspezifische Bewerberinformationen
  • Eine schnelle Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
  • Einen Bewerbungseingang per Online-Bewerbungsformular
  • Erleichtertes, beschleunigtes und einheitliches Datenhandling
  • Unterstützung bei Vorselektion durch eine Matching- und Rankingfunktion
  • Möglichkeiten der Massenkommunikation
  • Die Dokumentation aller Vorgänge
  • Die Bindung von guten Kandidaten durch einen Talent Pool
  • Eine automatische Texterkennung von Lebenslaufdaten (CV Parsing)
  • Schnittstellen zu externen Kanälen
  • Einen verbesserten Außenauftritt
  • Bis zu 50 Prozent Zeitersparnis
(keine Bewertung)  Artikel bewerten
Über die Autorin
Tania Teetz

Tania Teetz ist Senior Consultant im Bereich eRecruiting Solutions bei milch & zucker. Zu den Schwerpunkten ihrer Tätigkeit zählen die Implementierung von E-Recruiting Maßnahmen und Systemen sowie die Beratung und das Handling vor und nach der Einführung.

Anschriftmilch & zucker AG
Küchlerstraße 1
61231 Bad Nauheim
Telefon+49 (6032)-9340-71
E-Mailt.teetz@milchundzucker.de
Internetwww.milchundzucker.de