BuchhaltungFehler in Rechnungen korrigieren

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Formelle oder inhaltliche Fehler in Rechnungen sind keine Seltenheit. Doch bei der Korrektur lauern Fallstricke.
erschienen: 18.03.2015
Schlagwörter: Rechnungswesen, Controlling
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Schnell schleichen sich auf Rechnungen Fehler ein, die weitreichende Auswirkungen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger haben. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht für Rechnungen zahlreiche Pflichtangaben vor. Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, kann der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Zudem muss der Rechnungssteller für falsch ausgestellte Rechnungen womöglich unnötig Umsatzsteuer abführen. Zwar bleibt grundsätzlich die Möglichkeit zur Rechnungskorrektur, doch drohen dadurch ein beträchtlicher Mehraufwand und Zusatzkosten.

Pflichtangaben müssen eindeutig erkennbar sein

Die Erstellung von Rechnungen erfordert höchste Sorgfalt. Die Pflichtangaben gemäß § 14 und § 14 a UStG sollten genau eingehalten werden. Besonders fehlerträchtig ist das Vervielfältigen von Rechnungen mittels Kopierfunktion. So kommt es leicht zu fehlenden und fehlerhaften Positionen, beispielsweise bei Leistungszeitraum oder Rechnungsbetrag. Tippfehler und Ungenauigkeiten etwa im Firmennamen sind verzeihlich, sofern die Pflichtangaben eindeutig erkennbar sind.

Formvorgaben auch bei der Korrekturrechnung beachten

Dem Leistungsempfänger ist ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug möglich. Deshalb wird er fehlerhafte Rechnungen beim Leistungserbringer reklamieren. Der Rechnungssteller ist zur Rechnungskorrektur verpflichtet, die nur er allein vornehmen darf. Bei der Rechnungsberichtigung ist erhöhte Vorsicht geboten, um die Problematik nicht weiter zu verschärfen. Selbstverständlich muss auch die Korrekturrechnung alle umsatzsteuerlichen Formvorgaben einhalten.

Neue Rechnung mit Ersatzhinweis versehen

Bei der Rechnungskorrektur empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und als Rechnungsstorno oder Rechnungskorrektur gekennzeichnet. Die neue Rechnung wird mit einer neuen Rechnungsnummer und einem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung versehen (zum Beispiel „... ersetzt Rechnung Nr. 1234 vom 5.3.2015“. Das Berichtigungsdokument muss der Ursprungsrechnung eindeutig zuzuordnen sein, andernfalls wird die Rechnungskorrektur leicht als neue Rechnung angesehen. In der Folge kann es zu Falschüberweisungen und Fehlbuchungen kommen, was für Missstimmung unter Geschäftspartnern sorgen kann.

Rechnungseingänge umgehend und gewissenhaft prüfen

Nicht selten fallen fehlerhafte Rechnungen erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung auf. Dem Rechnungsempfänger ist es dann nur mit enormem Aufwand oder überhaupt nicht mehr möglich, eine korrigierte Rechnung zu erhalten. Grund: Die Ansprechpartner existieren nicht mehr oder das Unternehmen wurde aufgelöst. Entsprechend wichtig ist eine umgehende und gewissenhafte Rechnungseingangsprüfung durch den Leistungsempfänger. Sonst drohen die nachträgliche Streichung der Vorsteuer und empfindliche Nachzahlungen.

Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC)