ChecklisteEingangskorb effektiv und effizient abarbeiten

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Was zuerst bearbeiten? Was später? Was tun mit umfangreicheren Aufgaben? Wer seinen Eingangskorb im Griff hat, arbeitet leichter.
erschienen: 23.09.2015
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Was sich im Eingangskorb befindet, ob Posteingang des E-Mail-Programms oder Briefablage, muss bearbeitet werden. Die zentrale Frage dabei ist, wie effektiv und effizient das geschieht. Hierzu hilft folgende Checkliste:

Checkliste

  • Am Tag vorher oder kurz vor Feierabend planen, welche Aufgaben am nächsten Tag angegangen werden.
  • Wichtige Aufgaben vormittags abschließen, da das Leistungspotenzial hier am höchsten ist.
  • Nicht mehr aktuelle oder nicht mehr benötigte Aufgaben aussortieren und wegwerfen.
  • Vorgänge, die erledigt sind beziehungsweise keine Aktion mehr erfordern, sofort ablegen.
  • Briefe von oben nach unten bearbeiten.
  • Kein Brief oder sonstiges Poststück wieder zurücklegen und nicht bearbeiten.
  • Literatur oder Fresszettel, mit denen keine unmittelbare Aufgabe verbunden ist, aus dem Eingangskorb entfernen.
  • Aufgaben, die innerhalb von zwei bis fünf Minuten erledigt werden können, sofort angehen und abschließen.
  • Andere Aufgaben in den Aufgabenplan übertragen: Was muss erledigt werden und bis wann?
  • Größere Aufgaben in kleine Teilaufgaben zerlegen; dabei zuerst eine längere Teilaufgabe bearbeiten und danach die kleineren.
  • Vergleichbare Aufgaben bündeln; zum Beispiel mehrere Briefe oder E-Mails hintereinander schreiben.
  • Bei stockender Aufgabenerledigung einen späteren Zeitpunkt dafür einplanen; zuvor eine andere Aufgabe angehen oder eine Pause machen, um den Kopf frei zu bekommen.
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