ControllingAus Reports Entscheidungen und Maßnahmen ableiten

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Zahlen und Daten sollten nicht nur analysiert werden. Wichtig ist, aus den Ergebnissen Entscheidungen, Maßnahmen und Zukunftsszenarien abzuleiten.
erschienen: 27.07.2015
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Um aus Zahlen Informationen zu machen, erstellen die meisten Unternehmen Berichte oder Reports, die das Controlling an die Manager in den Fachabteilungen liefert. Auf diese Weise wird stapelweise Papier mit unzähligen Diagrammen produziert, das dann nach neuen und wichtigen Erkenntnissen durchgesehen werden muss. Damit Zahlen und Daten jedoch informieren, kommt es auf folgende Faktoren an:

  • Zahlen und Daten müssen auf die Strategie und die Ziele des Unternehmens beziehungsweise der Geschäftsbereiche ausgerichtet sein.
  • Die Auswertungen und Berichte müssen für den durchschnittlichen Leser verständlich und anschaulich sein.
  • Sie müssen in die täglichen Routinen und Abläufe eingebunden sein, damit Manager erkennen, wann sie diese für welche Entscheidungen brauchen und direkt nutzen können.

Doch die Praxis sieht in den Unternehmen oft anders aus: Wirklich wichtige Zahlen schlummern auf irgendwelchen Datenträgern oder Berichte geben keine Antworten auf drängende Fragen. Niemand stellt die passenden Fragen, um im Datenwust Antworten zu finden. Die Folge: Solche Unternehmen haben gegenüber Wettbewerbern mit weitreichenden Analyse-Kompetenzen das Nachsehen.

Fehlendes Know-how im Umgang mit Zahlen und Daten

Nicht jedes Unternehmen erhebt die richtigen Zahlen und Daten, bereitet diese angemessen auf oder nutzt sie für die täglichen operativen oder strategischen Fragen. Stattdessen treffen Manager Entscheidungen oft aus dem Bauch heraus und arbeiten nur selten systematisch mit Analyseergebnissen. Neue Erkenntnisse geben sie nicht weiter, sondern behalten ihr Wissen für sich. Analysen werden nur sporadisch oder gar nicht genutzt, um Entscheidungen vorzubereiten.

Oft fehlt aber auch das notwendige Know-how, um aus Daten neue Einsichten abzuleiten. Zudem tauschen sich die Mitarbeiter zu wenig aus beziehungsweise besprechen die Ergebnisse ihrer Berichte nicht. Gerade das aber brauchen Führungskräfte, um mögliche Entwicklungen, Chancen und Risiken ableiten zu können. Wer mit Zahlen und Daten richtig umgehen will, muss sich Analyse-Kompetenzen aneignen. Folgende Aspekte sind dabei wichtig:

  • Wofür werden welche Zahlen benötigt?
  • Welche Entscheidung soll getroffen werden?
  • Um welche Ziele geht es?
  • Welche Prozesse sollen verbessert werden?
  • Welche Strategien sollen überprüft werden?

Auf die wirklich wichtigen Probleme beschränken

Am Anfang der Analyse steht häufig ein konkretes Problem oder ein Erkenntnisinteresse. Analysieren Sie deshalb dort, wo Sie auch ein wirkliches Problem erkennen! Klären Sie, wofür Sie die Analyseergebnisse brauchen: Was soll verbessert, geändert oder entschieden werden? Knüpfen Sie die Analyse an Ihre Ziele und an Chancen oder Risiken, die Sie vermuten – und durch die Analyse bekräftigen oder widerlegen wollen. Hilfreich ist, konkrete Fragen zu stellen und Hypothesen zu formulieren. Zum Beispiel:

  • Der Umsatz im letzten Jahr ist gestiegen, weil wir mehr in Online-Werbung investiert haben.
  • Die Qualität der Lieferteile ist dort besser, wo wir mit Key Account Managern des Lieferanten zusammenarbeiten.
  • Die Überstunden der Mitarbeiter sind dort geringer, wo mehr Schulungen durchgeführt werden.

Das sind zunächst Vermutungen, die durch entsprechende Analysen bestätigt oder entkräftet werden können. Sammeln Sie dazu die relevanten Zahlen und Daten und prüfen Sie, ob Ihre Hypothesen stimmen. Lassen Sie sich durch die Ergebnisse nicht irritieren: Manchmal widersprechen die Daten vielleicht Ihrer Intuition oder Ihrer Erfahrung aus vergangenen Analysen. Haken Sie dann noch einmal nach oder überprüfen Sie gegebenenfalls auch die Analyse-Methode. Vielleicht kommen Sie so auf neue Einsichten und können passende Aktionen ableiten.

Aus Zahlen Nutzen ziehen

Wer mit Zahlen und Daten richtig umgehen und das Wissen im Unternehmen steigern will, muss sich Analyse-Kompetenzen aneignen. Das ist immer auch eine Frage der Unternehmenskultur:

  • Wissen die Mitarbeiter, was im Unternehmen und für ihren Bereich wirklich wichtig ist?
  • Wie gehen sie mit Berichten und Analysen um?
  • Wie werden Informationen weitergegeben?

Zahlen, Daten und Fakten sind der Rohstoff, der für alle verfügbar sein muss. Aus diesem Rohstoff werden wichtige Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung abgeleitet und diese an Kollegen weitergegeben. Danach wird mit den Zahlen gearbeitet. Folgende Aspekte sind dabei wichtig:

  • Wofür werden welche Zahlen benötigt?
  • Welche Entscheidung soll getroffen werden?
  • Um welche Ziele geht es?
  • Welche Prozesse sollen verbessert werden?
  • Welche Strategien sollen überprüft werden?

Simulationen und Szenarien für die Zukunft durchführen

Die Analyse der Zahlen und Daten soll sich aber nicht nur auf die Vergangenheit beziehen. Meistens werden Trends und Entwicklungen einfach fortgeschrieben, was zu schwerwiegenden Fehlern führen kann. Denn: Das Umfeld kann sich ändern. Es gelten andere gesetzliche Regelungen, neue Wettbewerber kommen hinzu, eine Technologie ist reif für die Anwendung oder Mitarbeiter kündigen. Dann müssen die Analyse-Ergebnisse dynamisiert werden, das heißt, es wird simuliert, was in der Zukunft geschehen kann. Simulationen und Szenarien sollten selbstverständlich sein, wenn es um wichtige Entscheidungen geht. Sie sagen aus:

  • Welche Faktoren in welchen Bereichen beeinflussen die Entwicklung besonders?
  • Wie haben sich die Bereiche in der Vergangenheit entwickelt?
  • Welche Veränderungen ergeben sich in Zukunft im positiven oder negativen Sinn, und wovon hängt das ab?
  • Welche Aktivitäten müssten durchgeführt werden, um das angestrebte Ziel zu erreichen?
  • Welche Prozesse müssen verändert werden?

Aus Analyse-Ergebnissen die richtigen Schlüsse ziehen

Im Hintergrund sollten also die richtigen Programme und mathematischen Modelle arbeiten, um komplexe statistische Auswertungen durchführen zu können. Aber Analyse-Kompetenz heißt auch zu erkennen, was die Ergebnisse für die tägliche Arbeit bedeuten. Jede Statistik und jeder Bericht sind unnötige Arbeit, wenn niemand etwas daraus macht oder die richtigen Schlussfolgerungen daraus zieht. Die Berichte und Reports sind dann hilfreich, wenn sie Antworten auf solche Fragen liefern:

  • Welche Maßnahmen sollen verstärkt und welche zurückgenommen werden?
  • Welche neuen Projekte sollen angeschoben werden?
  • Wie sollen die Budgets verteilt werden?
  • Welcher Bereich soll ausgebaut, welcher abgebaut werden?
  • Was muss das neue Produkt können und was darf es kosten?
  • Was kann bleiben, wie es ist?

Fazit

Um Zahlen und Daten für die Management-Praxis zu nutzen, bedarf es Analyse-Kompetenzen. Hilfreich ist, wenn eine zentrale Service-Abteilung – in diesem Fall das Controlling – allen Fachabteilungen mit Rat und Tat zur Seite steht und die zum Teil komplexen und anspruchsvollen Auswertungen durchführt. Manager bekommen die Ergebnisse so visualisiert, dass sie damit unmittelbar Entscheidungen treffen können.

Andererseits gewährleisten entsprechende Werkzeuge, dass Manager selbst Simulationen durchführen und Szenarien entwickeln können. Das Controlling hat dafür Modelle hinterlegt und sorgt dafür, dass die richtigen Daten einfließen. So werden Berichte und Reports nicht mehr nur routinemäßig abgehakt, sondern Zahlen und Daten mittels einer Fragestellung analysiert, die für das Unternehmen von Bedeutung ist. Der problemorientierte Umgang mit Zahlen sowie die Ableitung wichtiger Erkenntnisse daraus werden damit zu einer selbstverständlichen Managementkompetenz.

Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig

Dr. Jürgen Fleig ist Betreiber von www.business-wissen.de und Autor und Redakteur für Managementthemen. Er trainiert und berät seit 1990 in den Bereichen Konzeptentwicklung, Prozessgestaltung und Projektmanagement. Außerdem ist er Dozent für Marketing und Produktmanagement.

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