DatenablageGut organisiert mit einheitlichen Standards

Elektronische Laufwerke sind oft chaotisch strukturiert. Um Dokumente schnell zu finden, braucht es aber eine einheitliche Ordnerstruktur.
erschienen: 09.12.2014
Schlagwörter: Büroorganisation

Das Wissen im Team ist ein strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen. Deshalb brauchen Teams auch klare Vorgaben zur Systematik einer Ablage von Dokumenten. Doch bei diesem Thema sind viele Führungskräfte unentschieden, wann und wie sie dieses Thema angehen sollen. Ratsam ist es, die Entwicklung einer einheitlichen Datenstruktur gemeinsam mit dem Team aufzusetzen. Das verlangt von Führungskräften die Konsequenz, das Ziel zu definieren und die schrittweise Optimierung der Ablagestruktur zu begleiten.

Einheitliche Standards für eine Ablage gemeinsam entwickeln

Nur wenn das Team demokratisch an der Entwicklung einer Ablagesystematik beteiligt wird, entsteht ein nachhaltiges und verbindliches System. Gerade Mitarbeiter mit wenig Engagement erhalten so nicht nur klare Vorgaben, sondern gestalten auch Spielräume dadurch, dass sie sich einbringen. So entstehen gemeinsam verabschiedete Standards für eine transparente Ablage, die von jedem eingehalten wird.

Was die Vereinheitlichung der Datenstrukturen anbelangt, so ist die Streuung der Daten auf unterschiedlichen Plattformen wie Internet, Intranet, E-Mail-Accounts, Server oder Dokumenten-Managementsystemen das eine Problem. Das andere ist die Unkenntnis darüber, welche bereits digitalisierten Daten mit Steuer- und Haftungsrelevanz trotzdem auf Papier aufbewahrt werden sollten. Zudem sind weitere Fragen relevant:

  • Wann genügt eine elektronische Ablage Betriebsprüfungen, Audits und anderen rechtlichen Anforderungen?
  • Welche Dokumente müssen noch in Papierform aufbewahrt werden?
  • Welche müssen digitalisiert werden?
  • Wie sollten digitale Dokumente gesichert werden?

Vorteile einer einheitlichen Ablageform

Im Tagesgeschäft lässt sich gemeinsam mit den Mitarbeitern die Standardisierung der Ablage schrittweise ausbauen. Dabei sollten im ersten Schritt nur die Daten, die ohnehin schon elektronisch vorhanden sind, in eine einheitliche Ablageform gebracht werden. Vorteile:

  • Steigerung der Produktivität im Team
  • Erzeugen von Verbindlichkeiten sowie eines Leitsystems für alle Teammitglieder
  • Optimierung der individuellen Arbeitsbereiche
  • Abbau von Doppel- und Dreifachablagen
  • Verringerung von Suchzeiten
  • Auffinden von Unterlagen auch in Stellvertreter-Situationen
  • Zeitgewinn

Zugriff auf alle Daten auch bei Ausfall eines Mitarbeiters

Die beiden wichtigsten Gründe für transparente Datenverwaltung sind die Reduzierung des Risikos im Sinne eines Risk Managements sowie die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs. Alle Dokumente werden einheitlich abgelegt und personenunabhängig gefunden. Dies ermöglicht nicht nur eine Reduzierung von Suchzeiten, sondern ist auch eine Gewähr für die Führungskraft, Daten im Sinne des Unternehmens zu sichern und bereitzuhalten. Führungskräfte sollten also konsequent vorgeben, dass bei einer unvorhersehbaren Abwesenheit eines Mitarbeiters der Zugriff auf seine Daten im Rahmen der Stellvertretung möglich ist und das Team somit arbeitsfähig bleibt.

Warum ist das Thema einheitliche Dokumentation für viele trotzdem ein Reizwort? Oft vorgebrachte Argumente dagegen:

  • „Ich habe schon mehrmals versucht eine Ablagestruktur aufzustellen und bin dann doch wieder beim Stapeln gelandet“.
  • „Mein Arbeitsgebiet ist zu komplex. Das passt in keine Ablagestruktur“.
  • „Ich will mir nicht vorschreiben lassen, wie ich meine Unterlagen zu organisieren habe.“
  • „Ich habe keine Zeit für Ablage, sondern Wichtigeres zu tun“.

Das Problem mehrerer möglicher Ablage-Ordner

Der größte Hemmschuh beim Aufbau einer Ablagestruktur ist, dass viele die erste Strukturebene oft zu komplex gestalten. Sie denken zu sehr im Detail und verlieren so schnell den Überblick. Ein Beispiel: Ein Kunde sortiert seine Unterlagen, um einen aufgeräumten Arbeitsplatz zu erreichen. Er nimmt ein Dokument und ist sich sicher, den richtigen Ordner dazu im Schrank zu finden. Er stellt fest, dass er drei verschiedene Themenordner angelegt hat, in die dieses Dokument passen könnte. Die Folge: Auf der obersten Ebene gibt es mindestens drei verschiedene Oberbegriffe, unter denen das Dokument abgelegt werden könnte.

Der richtige Ablageort sollte innerhalb von 30 Sekunden gefunden werden. Die Realität sieht aber anders aus, denn elektronische Laufwerke sind oft unübersichtlich strukturiert, und allein auf der obersten Ordnerebene gibt es mitunter eine Ansammlung von über 100 Ordnern und Dateien. Für den einzelnen Mitarbeiter mag dieses System noch Sinn machen, sobald aber mehrere Personen im gleichen System ablegen, ist diese Form der Ablage zum Scheitern verurteilt. Teams brauchen daher zunächst Klarheit darüber, welche Oberbegriffe auf der ersten Ordnerebene vorherrschen. Diese Oberbegriffe sollten in allen Ablageformen, also sowohl bei analogen Ordnern als auch in digitalen wie etwa dem E-Mail-Eingang, identisch sein.

Beispiel für eine einheitliche Ordnerstruktur. Quelle: PEP-Institut
Beispiel für eine einheitliche Ordnerstruktur. Quelle: PEP-Institut

Je nach Funktion des Teams sind etwa unter dem Bereich „Produkte“ die Dienstleistungen aufgeführt, die für das Unternehmen erbracht werden. Bei Personalabteilungen sind das zum Beispiel Personalentwicklung, Personalbetreuung und Personalmarketing. Ist diese Ebene erst einmal definiert, sollten im nächsten Schritt die folgenden Ordnerebenen unter den einzelnen Oberbegriffen so standardisiert wie möglich festgelegt werden.

Ablagesystem orientiert sich am menschlichen Gehirn

Dieser Einstieg in die Ablagestruktur gestaltet sich aufgrund der wenigen Oberbegriffe übersichtlich und einfach. Die Ablage ist so aufgebaut, wie das menschliche Gehirn arbeitet. Möchte man etwas erinnern, was lange zurückliegt, „recherchiert“ man zuerst auf der Metaebene: War es eine Information aus dem alten oder dem neuen Team? War ich damals schon Führungskraft? Könnte sie im Rahmen eines Projekts oder beim Kunden-Audit entstanden sein? Man erinnert immer mehr Einzelheiten, bis das Thema auf einmal wieder präsent ist. Bei einer ebenso klar aufgebauten Ablagestruktur lässt sich das Dokument schnell finden.

Nach diesem Prinzip sollten Teams auch die Ablagekategorien für die Unterordner definieren. Gleiche Vorgänge sollten auf allen Ebenen der Datenverwaltung – vom Schreibtisch bis zum Dokumentenmanagement-System – gleich benannt sein.

Über die Autorin
Katharina Dietze

Katharina Dietze ist Geschäftsführende Gesellschafterin des Instituts für Beratung und Training in Unternehmen GmbH. Das Unternehmen hat sich auf die Steigerung der Effektivität und Arbeitszufriedenheit von Unternehmen, Teams und Einzelpersonen spezialisiert.

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