DokumentenmanagementSo vereinheitlichen Sie Ordnerstrukturen

Dokumentenmanagement ist wichtig, damit unternehmensinternes Wissen erhalten bleibt. Teams benötigen deshalb eine klare Vorgabe zu einer einheitlichen Ordnerstruktur. Ratsam ist es, die Entwicklung gemeinsam mit dem Team aufzusetzen. Führungskräfte definieren dazu das Ziel und begleiten die Optimierung der Ablagestruktur schrittweise.

Nur wenn das Team an der Entwicklung einer Ablagesystematik beteiligt wird, entsteht ein nachhaltiges und verbindliches System. Gerade Mitarbeitende mit wenig Engagement erhalten so nicht nur klare Vorgaben, sondern können sich selbst einbringen und Spielräume nutzen. Dann entstehen gemeinsam verabschiedete Standards für eine transparente Ablage, die von allen eingehalten werden.

Wenn ein Team gemeinsam die Daten- und Dokumentenverwaltung strukturiert und festlegt, sollte dies für alle Daten auf unterschiedlichen Plattformen gelten. Dazu gehören etwa:

• Cloud
• Intranet
• E-Mail-Accounts
• Server
• Dokumenten-Managementsystemen

Außerdem muss das Team beachten, welche digitalisierten Daten mit Steuer- und Haftungsrelevanz (zusätzlich) in Papierform aufbewahrt werden sollten. Folgende Fragen müssen dazu im Team gemeinsam besprochen und eindeutig geklärt werden:

• Welche Ordnerstruktur soll gelten für alle Dokumente auf Datei-Servern, in Dokumenten-Managementsystemen, für die E-Mail-Ablage, für Cloud und für Intranet?
• Wann reicht eine elektronische Ablage für Betriebsprüfungen, Audits und anderen rechtlichen Anforderungen aus?
• Welche Dokumente müssen noch in Papierform aufbewahrt werden?
• Welche Dokumente müssen digitalisiert werden?
• Wie sollten digitale Dokumente gesichert werden?

Im Tagesgeschäft lässt sich gemeinsam mit den Mitarbeitern die Standardisierung der Ablage schrittweise ausbauen. Dabei sollten im ersten Schritt nur die Daten, die ohnehin schon elektronisch vorhanden sind, in eine einheitliche Ablageform gebracht werden. Vorteile:

• Steigerung der Produktivität im Team
• Erzeugen von Verbindlichkeiten sowie eines Leitsystems für alle Teammitglieder
• Optimierung der individuellen Arbeitsbereiche
• Abbau von Doppel- und Dreifachablagen
• Verringerung von Suchzeiten
• Auffinden von Unterlagen auch in Stellvertreter-Situationen
• Zeitgewinn

Die beiden wichtigsten Gründe für transparente Datenverwaltung sind: das Risiko, dass Dokumentations- und Nachweispflichten nicht erfüllt werden, wird reduziert; der Geschäftsbetrieb wird nicht unterbrochen, weil alle wissen, welche Dokumente wo liegen.

Alle Dokumente werden deshalb einheitlich abgelegt und personenunabhängig gefunden. Dies ermöglicht nicht nur eine Reduzierung von Suchzeiten, sondern ist auch eine Gewähr für die Führungskraft, Daten im Sinne des Unternehmens zu sichern und bereitzuhalten.

Führungskräfte sollten also konsequent vorgeben, dass bei Abwesenheit eines Mitarbeiters der Zugriff auf seine Daten im Rahmen der Stellvertretung möglich ist und das Team arbeitsfähig bleibt.

Der größte Hemmschuh beim Aufbau einer Ordnerstruktur ist, dass viele die erste Strukturebene zu komplex gestalten. Sie denken zu sehr im Detail und verlieren so schnell den Überblick. Wenn es auf der obersten Ebene mehrere Ordner gibt, unter denen ein Dokument abgelegt werden könnte, dann sind die Kategorien nicht gut gewählt.

Der richtige Ablageort sollte innerhalb von 30 Sekunden gefunden werden. Die Realität sieht aber anders aus, denn elektronische Laufwerke sind oft unübersichtlich strukturiert. Allein auf der obersten Ordnerebene gibt es mitunter eine Ansammlung von über 100 Ordnern und Dateien. Für einzelne Mitarbeitende mag dieses System noch Sinn ergeben, sobald aber mehrere Personen im gleichen System ablegen, ist diese Form der Ablage zum Scheitern verurteilt.

Teams benötigen daher zunächst Klarheit darüber, welche Oberbegriffe auf der ersten Ordnerebene verwendet werden. Diese Oberbegriffe sollten in allen Ablageformen identisch sein, sowohl bei analogen Ordnern als auch bei digitalen wie Datei-Server oder der E-Mail-Ablage.

Beispiel: Ordnerstruktur auf der obersten Ebene

Die folgende Abbildung zeigt an einem Beispiel, wie eine einfache Ordnerstruktur auf der obersten Ebene aussehen kann.

Was im Bereich „Produkte“ abgelegt wird, hängt von der Funktion und von den Leistungen des Teams ab. Bei Personalabteilungen sind „Produkte“ zum Beispiel:

• Personalentwicklung
• Personalbetreuung
• Personalmarketing

Ist diese oberste Ordnerebene erst einmal definiert, sollten im nächsten Schritt die folgenden Ordnerebenen unter den einzelnen Oberbegriffen so standardisiert wie möglich festgelegt werden.

Dieser Einstieg in die Ablagestruktur gestaltet sich aufgrund der wenigen Oberbegriffe übersichtlich und einfach. Die Ablage ist so aufgebaut, wie das menschliche Gehirn arbeitet. Möchte man etwas erinnern, was lange zurückliegt, „recherchiert“ man zuerst auf der Metaebene:

War es eine Information aus dem alten oder dem neuen Team?

War ich damals schon Führungskraft?

Könnte sie im Rahmen eines Projekts oder beim Kunden-Audit entstanden sein?

Man erinnert immer mehr Einzelheiten, bis das Thema auf einmal wieder präsent ist. Bei einer ebenso klar aufgebauten Ablagestruktur lässt sich das Dokument schnell finden.

Nach diesem Prinzip sollten Teams auch die Ablagekategorien für die Unterordner definieren. Gleiche Vorgänge sollten auf allen Ebenen der Datenverwaltung – vom Schreibtisch bis zum Dokumentenmanagement-System – gleich benannt sein.