Datensicherung4 Backup-Strategien für Kleinunternehmer

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Eine Datensicherung bewahrt Kleinunternehmer vor finanziellen Schäden sowie Image-Problemen. Vier Möglichkeiten eines Backups, das auch ohne eigene IT-Abteilung funktioniert.
erschienen: 15.07.2015
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Systemabbild auf externer Festplatte

Wenn einzelne Rechner gesichert werden sollen, ist die schnellste und einfachste Methode das Sichern einzelner Teile beziehungsweise des ganzen Systems auf einer externen Festplatte. Der Vorteil: Es entstehen keine monatlichen Kosten wie bei anderen Lösungen. Umgesetzt werden kann das Erstellen des Backups je nach Betriebssystem entweder mit internen Funktionen oder frei erhältlichen Backup-Tools.

Den Vorteilen in Sachen Aufwand und finanzieller Belastung stehen jedoch einige entscheidende Nachteile entgegen. So sind die Daten physisch an die Festplatte gebunden. Geht der Datenträger verloren oder nimmt anderweitig Schaden, sind die Daten oftmals nicht zu retten. Wenn beispielsweise bei einem Einbruch sowohl der zu sichernde Rechner als auch das Backup-Medium gestohlen werden oder ein Wasserschaden beide Kopien zerstört, sind die Daten verloren. Des Weiteren kann jeweils nur ein Nutzer zur selben Zeit auf die Dateien zugreifen, was die Funktionalität bei einer geschäftlichen Nutzung weiter einschränkt.

Dazu kommt, dass in der Regel nur bei der ersten Sicherung ein komplettes Abbild des Systems erstellt wird und danach nur noch Änderungen überschrieben werden. Damit ist ein langfristig effektives Dateiversionsmanagement schwierig bis unmöglich.

Lokal vernetzter Speicher (NAS)

NAS steht für Network Attached Storage und bezeichnet ein physisches Speichermedium, das an das lokale Netzwerk (LAN oder WLAN) angeschlossen wird, und so von allen berechtigten Teilnehmern innerhalb des Netzwerks nicht nur als Dateispeicherort, sondern auch als Sicherungsserver genutzt werden kann; also eine Art lokale Cloud. Ein NAS-System kann mit passenden Festplatten bestückt werden. NAS-Systeme können individuell zusammengestellt und bei Bedarf unkompliziert durch größere Festplatten oder das Füllen freier Slots erweitert werden. Für Unternehmen in der Wachstumsphase ist diese Flexibilität eventuell ein großer Vorteil.

In der Praxis taucht der Speicher des NAS auf eingebundenen Rechnern dann wie ein logisches Laufwerk auf, kann also ohne Schulung oder Vorkenntnisse genutzt werden. Dementsprechend funktioniert das Erstellen des Backups analog zum Sichern auf eine externe Festplatte mit den beschriebenen Tools. Da NAS-Speicher zunehmend im Heimgebrauch genutzt werden, ist die mitgelieferte Software bei den meisten Produkten so weit ausgereift, dass auch bei der Einrichtung keine tiefgreifenden IT-Kenntnisse mehr notwendig sind. Während mit NAS-Systemen also mehrere Mitarbeiter auf die Dateien zugreifen können, bleiben aber auch hier die Daten physisch an das Gerät gebunden und können bei Schäden oder Diebstahl verloren gehen.

Reduzieren lässt sich das Risiko eines Datenverlusts aufgrund von Festplattenschäden durch das sogenannte RAID-Verfahren, bei dem Daten gezielt mehrfach auf verschiedenen physischen Datenträgern innerhalb eines NAS gespeichert werden. RAID bedeutet Redundant Array of Independent Discs. Dieses Verfahren senkt zwar die maximale Speicherkapazität, sorgt aber im Schadensfall für einen relativ zuverlässigen Schutz, falls ein einzelner Datenträger im NAS ausfällt.

Spezialisierte Online-Services

Eine dritte Alternative für eine Backup-Strategie mit geringem Aufwand bieten spezialisierte Online-Dienstleister. Diese erstellen und verschlüsseln in regelmäßigen Abständen Sicherungen eines einzelnen Systems und laden sie dann auf die Server des Anbieters hoch. Vorteil: Die Sicherungen werden automatisch im Hintergrund erstellt und können von überall auf der Welt hochgeladen und abgerufen werden solange eine Internetverbindung besteht. Gelöschte oder frühere Versionen von Dateien bleiben bis zu 30 Tage nach dem Löschvorgang abrufbar. Einige Anbieter bieten sogar unbegrenzten Online-Speicher an.

Allerdings haben die Marktführer ihren Sitz in den USA und sind in Sachen Datenschutz daher eher kritisch zu betrachten. Außerdem betrifft das Versionsmanagement erneut nur Versionen von Dateien zum Zeitpunkt der Sicherungen.

Business-Cloud-Tools

Diese Lösung gewährleistet, dass alle Veränderungen an Dateien nachträglich nachvollziehbar sind. Auch hier heißt das Stichwort „Cloud“. Business-Varianten namhafter Cloud-Anbieter ermöglichen es, alle geschäftlich relevanten Dateien von vornherein in Echtzeit online zu speichern. Über die lokalen Clients können dann alle Mitarbeiter von überall auf der Welt Dateien verschieben, editieren, erstellen oder löschen. Das Gegenstück in der Cloud wird automatisch synchronisiert und taucht bei allen anderen Nutzern in der aktuellen Fassung auf.

Diese Variante bietet sich auch an, wenn Mitarbeiter private Rechner für die Arbeit nutzen. Wird klar vorgegeben, dass Geschäftsdateien den synchronisierten Bereich nie verlassen, bleibt die Sicherung des restlichen Geräts Sache des Mitarbeiters. Unternehmensdaten bleiben auch bei Verlust eines einzelnen Rechners oder einem kompletten Hardware-Ausfall immer erreichbar und aktuell. Verlässt ein Mitarbeiter die Firma, kann sein Account deaktiviert werden und der Zugriff endet. Allerdings kann er noch auf die bis dato gespeicherten Daten zugreifen. Die Angebote werden oft in komplette Cloud-Office-Tools eingebunden, mit denen auch E-Mails und Termine verwaltet werden können.

Für die Zusammenarbeit im Team ist diese Lösung in vielerlei Hinsicht gut geeignet: Ordner können für alle Mitarbeiter freigegeben oder nur gewissen Ebenen oder Abteilungen zugänglich gemacht werden. Dokumente können online von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet werden. Auch in Sachen Versionsmanagement gibt es Vorteile: Über den Browser lassen sich alle Versionen einer Datei nachvollziehen, inklusive Informationen darüber, welcher User die Datei wann geändert hat. Diese Informationen bleiben bei den meisten Anbietern 30 Tage oder 100 Revisionen lang erhalten.

Fazit

In der Praxis bietet es sich an, je nach Bedarf verschiedene Backup-Strategie zu kombinieren und zum Beispiel wertvollen Online-Speicher nicht als „Datengrab“ für Archive zu verwenden. Korrekt angewendet, sollten die beschriebenen Strategien geschäftliche Daten vor größeren Crashs schützen und finanzielle Schäden sowie Imageschäden helfen zu vermeiden.

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Über den Autor
Lutz Küderli

Lutz Küderli ist einer der Gründer und Geschäftsführer der Computerhilfe-Plattform Expertiger. Hier ist er vor allem im operativen Bereich für die Abwicklung von Support-Anfragen verantwortlich. Nach langjähriger Beratertätigkeit, unter anderem bei Accenture und Marc Brandis, machte sich der studierte Informatiker 2013 selbstständig.

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