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Die Notfall-AkteWenn der Chef plötzlich ausfällt

Im Fall der Fälle bricht in manchen Unternehmen das Chaos aus: Manchmal führt schon das fehlende Passwort für den Computer zu tagelangen Unterbrechungen der Betriebsabläufe. Sorgen Sie deshalb für den Notfall vor - es kostet Sie meist nur wenig Zeit und kann im Ernstfall schwerwiegende Störungen verhindern.
erschienen: 18.01.2010

Vertretung klären

Wenn Sie kurzfristig ausfallen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht führungslos zurücklassen. Notieren Sie genau, wer in Ihrer Abwesenheit welche Ihrer Aufgaben zu übernehmen hat. Nützlich ist es, ein Managementteam, das Sie aus den einzelnen Unternehmensbereichen zusammen stellen, zu benennen. Damit Sie die Angaben nicht häufiger aktualisieren müssen, können Sie statt Namen auch die Inhaber verschiedener Funktionen (Marketingleiter, Controlling-Leiter, Assistent der Geschäftsführung etc.) benennen. Um Missbrauch zu unterbinden, hat sich das Vier-Augen-Prinzip bewährt: Dies gilt vor allem für Entscheidungen, die mit Auszahlungen verbunden sind oder Ihr Unternehmen langfristig verpflichten. 

Listen erstellen

Damit in der Krisensituation nicht eine zeitraubende Sucherei losgeht, sollten Sie eine thematisch oder alphabetisch sortierte Aufstellung mit Passwörtern anlegen. Hier finden sich auch Hinweise, wo Sie Zweitschlüssel (Tresor, Schreibtischschubladen, Auto) und wichtige Unterlagen aufbewahren. Mit einer konkreten Checkliste machen Sie Vorschläge, in welcher Reihenfolge Maßnahmen zu treffen sind: Wer ist zu informieren? Welche Sprachregelung soll gegenüber Dritten verwendet werden?

Sicher aufbewahren

Deponieren Sie den Notfallkoffer an einem sicheren Ort, am besten bei Ihrem Rechtsanwalt oder einer anderen Vertrauensperson. Erklären Sie dazu so eindeutig wie möglich, an wen er in welchen Fällen ausgehändigt werden darf, zum Beispiel: „Wenn ich länger als eine Woche nicht handlungsfähig bin, an meinen Mitgesellschafter, Herr Manfred Hübner, oder an meine Gattin, Frau Sabine Schmitt.“ Informieren Sie diese Personen über die Existenz des Notfallkoffers und wo er zu finden ist.

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Banken, Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden: Sie alle können verunsichert sein, wenn der bisherige Ansprechpartner und Chef plötzlich wegfällt. Erstellen Sie dazu einen Kommunikationsplan mit konkreten Ansprechpartnern und Kommunikationsdaten. Diese sollen informiert und beruhigt werden, um mögliche übertriebene Reaktionen auszuschließen.

Diese Vollmachten sollten Sie ausstellen

  • Handlungsvollmachten wie zum Beispiel Prokura

  • Vollmacht über Bankkonten

  • Private Vollmachten (privates Vermögen, Patientenverfügung etc.)

3 Tipps für den Notfall

  • Aktualisieren Sie den Notfallkoffer etwa einmal jährlich, damit er im Ernstfall wirklich seinen Zweck erfüllen kann.

  • Bedenken Sie auch den Fall, dass Sie langfristig oder gar vollständig ausfallen. In diesem Fall müssen langfristige Entscheidungen von großer Tragweite gefällt werden. Wer wird das tun?

  • Legen Sie die Verantwortungsbereiche stets in mehrere Hände, um Missbrauch zu verhindern. Bei allen Entscheidungen in Ihrer Abwesenheit sollte das Vier-Augen-Prinzip gelten.