E-MailSo formulieren Mitarbeiter eine Abwesenheitsnotiz

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Wenn Mitarbeiter in Urlaub, auf Dienstreise, krank oder aus der Firma ausgeschieden sind, sollten Kunden und Partner automatisch per E-Mail darüber informiert werden. Aber wie formuliert man eine Abwesenheitsnotiz?
erschienen: 14.02.2017
Schlagwörter: E-Mail-Management
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Urlaub, Dienstreise, Krankheit – es gibt viele Gründe für die Abwesenheit von Mitarbeitern. Damit E-Mails von Kunden oder Geschäftspartnern nicht ins Leere laufen, übermittelt ein Autoresponder beziehungsweise eine Abwesenheitsnotiz die entsprechenden Informationen.

Abwesenheitsnotiz bei Urlaub oder Dienstreise

Sie möchten Ihren Kunden und Geschäftspartnern kurz und freundlich mitteilen, dass Sie eine Weile nicht im Büro anwesend sind? Wählen Sie dafür eine persönliche Formulierung für die Abwesenheitsnotiz, die bei den Empfängern ein positives Gefühl hinterlässt.

Eine Abwesenheitsnotiz für Urlaub oder Dienstreise beinhaltet die gleichen Grundformeln wie eine E-Mail: Anrede, freundlicher Einstiegssatz, Abschiedsformel und Signatur. Hinzu kommen noch Informationen zum Zeitraum und einer etwaigen Vertretung.

Negativ-Beispiel: Standardformulierung einer Abwesenheitsnotiz

„Ich bin bis zum [DATUM] nicht im Büro. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet!!! In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau/Herrn [NAME] (vorname.name@unternehmen.de).“

Positiv-Beispiel: Persönliche und freundliche Abwesenheitsnotiz

„Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am [DATUM] wieder im Büro und werde mich dann gerne bei Ihnen melden. Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an meine/n Kollegen/in Frau/Herrn [NAME] (vorname.name@unternehmen.de). Sie/Er hilft Ihnen gerne weiter.

Freundliche Grüße
[VORNAME NAME]“

Im Krankheitsfall kann das Datum auch offenbleiben: „… bin voraussichtlich am [DATUM] wieder im Büro.“ Oder „… nach meiner Rückkehr werde ich mich gern bei Ihnen melden.“

Wichtig: Auch die Korrespondenz per E-Mail liest sich gefälliger, wenn die Orthografie stimmt. Achten Sie daher auf Groß- und Kleinschreibung und die richtige Zeichensetzung. Drei Ausrufezeichen sind in jedem Fall zwei zu viel. Denken Sie auch an eine englischsprachige Variante, wenn Sie mit internationalen Partnern korrespondieren.

Abwesenheitsnotiz beim Ausscheiden aus dem Unternehmen

Einen besonderen Fall stellt das Ausscheiden aus dem Unternehmen dar. Hier fällt es den Mitarbeitern mitunter nicht leicht, eine emotionslose Abwesenheitsnotiz zu formulieren. Doch auch in solch einem Fall gehören Emotionen dort nicht hinein. Wenn Sie sich hier auf wesentliche Informationen beschränken, zeigen Sie sich von Ihrer professionellen Seite.

Beispiel: Abwesenheitsnotiz beim Ausscheiden aus dem Unternehmen

„Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich arbeite nicht mehr für [NAME UNTERNEHMEN]. Mein/e Kollegen/in Frau/Herr [NAME] hilft Ihnen gerne weiter. Sie erreichen sie/ihn unter vorname.name@unternehmen.de.“

Oder:

...„Wenden Sie sich bitte an unsere Zentrale unter info@unternehmen.de oder 0123.4567-0. Die Kollegen finden den richtigen Ansprechpartner für Sie.

Freundliche Grüße
[VORNAME NAME]“

Die Beispiele zeigen, wie ein kleiner Baustein in der Unternehmenskommunikation zum Sympathie-Aushängeschild des gesamten Unternehmens werden kann.

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Über die Autorin
Ania Dornheim

Ania Dornheim ist Gründerin der Agentur textwende. Gemeinsam mit ihrem Team verwandelt sie heikle, komplexe oder trockene Nachrichten in ansprechende und frische Texte. Textwende bietet Inhouse-Seminare an und unterstützt Unternehmen bei ihrer Corporate Language.

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