E-MailsImmer die richtige Anrede formulieren

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E-Mails bieten mehr Möglichkeiten für die Anrede als Briefe. Die Anrede lässt sich etwa nach der Beziehung zum Empfänger oder auch als Gruppen-Anrede formulieren.
erschienen: 03.11.2016
Schlagwörter: E-Mail-Management
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Die Anrede in E-Mails ist nach dem Betreff das Erste, was die Empfänger Ihrer Nachrichten lesen. Die Empfänger sollten sich von der E-Mail also angesprochen fühlen.

Die Anrede in E-Mails können Sie in dreierlei Hinsicht differenzieren:

  • Nach dem Stand der Beziehung zu Ihren Empfängern
  • An der Tageszeit orientiert
  • Nach Personengruppen

Anrede nach der Beziehung zum Empfänger

Grundsätzlich werden Geschäftspartner auch in E-Mails mit „Sehr geehrter Herr“ beziehungsweise „Sehr geehrte Frau …“ angesprochen. Für eine vertraute Geschäftspartnerin passt auch die Anrede „Liebe Frau …“. Dazwischen hat sich bei E-Mails auch noch „Hallo“ als Anrede etabliert. Das ist nicht so formell wie „sehr geehrt“, aber auch nicht so vertraulich wie „lieb“.

Doch nicht jeder möchte von jedem gleich mit „Hallo“ begrüßt werden. Gerade im geschäftlichen Bereich kann die weniger formelle Anrede als weniger respektvoll aufgefasst werden. Das ist insbesondere dann schwierig, wenn der Empfänger deutlich älter oder auch deutlich jünger als der Absender ist oder wenn es ein größeres hierarchisches Gefälle zwischen beiden gibt.

Im Zweifelsfall bleiben Sie lieber dabei, den Geschäftspartner mit „sehr geehrt“ anzusprechen. Was Sie grundsätzlich vermeiden sollten, sind Hallo-Anreden ohne Namen oder mit Vor- und Nachnamen. Beispiel:

„Hallo“

„Hallo Barbara Kettl-Römer“

Die erste Variante ist respektlos, die zweite sehr unpersönlich.

Anrede mit akademischem Grad

In Deutschland ist es nach wie vor üblich, akademische Titel ab dem Doktortitel in der Anrede zu verwenden. Sie sollten also auch in einer E-Mail jemanden mit einem Doktortitel so ansprechen:

„Sehr geehrter Herr Dr. Klöbner“

Amtsbezeichnungen wie „Herr Oberamtsdirektor“ müssen dagegen nicht mehr auftauchen. In anderen Fällen ist es wieder eine Frage der Hierarchie: Wenn beispielsweise ein Student an einen Professor schreibt, sollte er höflichkeitshalber die Anrede „Sehr geehrter Herr Professor …“ wählen. Schreibt dagegen eine Professorin an eine andere Professorin, wird sie üblicherweise schlicht als Frau Klug an Frau Weise schreiben.

In Österreich ist es gang und gäbe, den akademischen Grad zu nennen. Nach der Bologna-Reform gibt drei statt zwei Stufen beim akademischen Grad: Bachelor, BA (neu), Master, MA sowie Doctor of Philosopy, PhD. Diese Grade werden in der E-Mail-Anrede nicht genannt. Ob die alten Grade, also Magister oder Doktor, genannt werden, kann der Absender der E-Mail frei entscheiden. Bei mehreren akademischen Graden wird der höchste zuerst genannt.

Akademische Titel werden in Österreich abgekürzt und ohne nähere Bezeichnung aufgeführt. Beispiel: „Dr.“ anstatt „Dr. nat. techn.“.

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Tageszeitorientierte Anreden

Sie schreiben Ihre Nachrichten schon frühmorgens oder noch spät abends? Das bietet Ihnen Gelegenheit für eine individuellere Anrede, wie beispielsweise:

„Guten Morgen, Frau …“ oder „Guten Abend, Herr …“

Aber Vorsicht: Verwenden Sie diese Form der Anrede nur, wenn Sie einigermaßen sicher davon ausgehen können, dass die Betreffenden Ihre Nachricht auch zu dieser Tageszeit empfangen und lesen (können). Gerade die Abend-Anrede könnte auch als subtiler Druck aufgefasst werden, dass die E-Mail unbedingt noch um diese Zeit gelesen und beantwortet werden soll.

Anrede von zwei Empfängern

Bei zwei Empfängern ist die Ansprache einfach: An zwei Kolleginnen beispielsweise wenden Sie sich mit:

„Liebe Mia, liebe Birgit“

An zwei Kunden oder andere Geschäftspartner schreiben Sie:

„Sehr geehrter Herr Professor Frank, sehr geehrter Herr Frei“

In diesem Fall müssen Sie allerdings entscheiden, in welcher Reihenfolge Sie die Empfänger ansprechen. Im Privaten gilt nach wie vor die Etikette-Regel: Damen vor Herren, Ältere vor Jüngeren.

Im beruflichen Umfeld gilt dagegen die hierarchische Rangordnung:

„Sehr geehrter Herr Kohl, sehr geehrte Frau Schwarz“

(Er ist der Abteilungsleiter, sie die Assistentin.)

„Sehr geehrte Frau Groß, sehr geehrter Herr Klein“

(Sie ist die Abteilungsleiterin, er der Assistent.)

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Anrede von mehr als zwei Personen

Wenn Sie mehr als zwei Personan ansprechen wollen, ist es nicht praktikabel, zum Beispiel fünf Anreden nacheinander zu schreiben. Stattdessen bieten sich folgende Varianten an:

Wichtigsten Empfänger ansprechen

Gibt es einen Empfänger, der am wichtigsten beziehungsweise der Ihr Hauptansprechpartner ist, können Sie diesen in der E-Mail unter „An:“ eintragen und die übrigen auf „CC:“ setzen. Dann richten Sie die Anrede an diese eine Person und ziehen sich damit elegant aus der Affäre.

Es kann aber vorkommen, dass das nicht funktioniert, weil Ihr Schreiben alle Empfänger gleichermaßen betrifft.

Männer und Frauen als Gruppe anreden

Wenn Sie nur Männer anschreiben oder eine Gruppe aus mehreren Männern und Frauen, können Sie diese jeweils als Gruppe anreden:

„Liebe Kollegen“

„Liebe Kolleginnen und Kollegen“

Kniffliger wird es, wenn es sich um mehrere Männer und eine Frau handelt (oder umgekehrt). Eine Option für solche Fälle:

„Liebe Kollegen, liebe Sophie“

„Liebe Kolleginnen, lieber Lukas“

Falls Sie in dieser Konstellation lieber darauf verzichten möchten, eine einzelne Person namentlich herauszuheben, bleibt immer noch folgende Möglichkeit:

Gruppenbezeichnung für die Anrede wählen

Oft findet sich eine Gruppenbezeichnung, mit der sich jeder Leser als Teil der Empfängergruppe angesprochen fühlen kann. Zum Beispiel:

„Sehr geehrte Arbeitskreismitglieder“

„Liebe Kolleginnen und Kollegen aus der Produktion“

„Liebes Projektteam“

Fazit

E-Mails sind flexibler und weniger formbetont als Briefe. Bei der Anrede in E-Mails sollten Sie dennoch darauf achten, dass die Empfänger diese einerseits nicht als respektlos empfinden, sich andererseits aber auch angesprochen fühlen.

Über die Autorin
Barbara Kettl-Römer

Barbara Kettl-Römer arbeitet als freie Redakteurin und Fachautorin für Wirtschaftsthemen. Sie bietet Korrespondenz-Seminare an, übernimmt Textdienstleistungen (www.diebriefprofis.de) und ist Autorin mehrerer Fachbücher.

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