EinkaufDatentransparenz im Lieferantenmanagement schaffen

© todoma - Fotolia.com
Um den strategischen Einkaufsprozess optimal durchführen zu können, müssen Unternehmen Datentransparenz im Lieferantenmanagement sicherstellen.
erschienen: 20.07.2015
(28 Bewertungen)
4.96

Transparenz im Lieferantenmanagement ist gegeben, wenn die sieben W-Fragen des Lieferantenmanagements für den gesamten Einkauf eindeutig beantwortet werden können: Wer bewertet was wen wie wann wie oft über welches System?

In nahezu allen Unternehmen existiert das Phänomen Maverick Buying, also Bestellungen von Produkten oder Dienstleistungen am Einkauf vorbei. Dennoch möchte der Einkauf Zugriff auf die Einkaufsvolumenverteilung der Lieferanten und die Verteilung der Lieferanten auf die Warengruppen haben. Hierfür eignet sich zur einheitlichen, eindeutigen Identifizierung der Lieferanten zum Beispiel die D&B DUNS-Nummer (Data Universal Numbering System). Zusätzlich benötigte Daten der Lieferanten können über eine Selbstauskunft seitens der Lieferanten abgefragt werden.

Lieferanten eindeutig identifizieren

Die eindeutige Identifizierung der Lieferanten kann für eine saubere Einkäufer-Lieferanten-Zuordnung genutzt werden, die die Kommunikationsströme des Lieferanten auf eine Person im Einkauf bündelt. Dieser Einkäufer ist dann nicht nur für den Lieferanten selbst zuständig, sondern ebenso für mögliche Mutter-, Schwester- oder Tochtergesellschaften. Diese Informationen sind über die D&B-Datenbanken (family tree) ebenso wie die DUNS-Nummer abrufbar. Daneben hilft eine eindeutige Identifizierung der Lieferanten auch dabei, Bedarfe zu bündeln, Zahlungsbedingungen zu vereinheitlichen und Jahresboni zu „tracken“.

Erfahrungsgemäß ist in den wenigsten Unternehmen ein zentrales IT-Tool für das Lieferantenmanagement implementiert. Viel häufiger pflegt jeder Einkäufer seine eigenen Excel-Dateien und zieht daraus seine Schlüsse für die bevorstehenden Bestellungen. Daraus ergibt sich das Problem, dass die bestmögliche Lieferantenauswahl, zum Beispiel aus dem Pool der bestehenden Lieferanten, nicht getroffen werden kann.

Zentrales IT-Tool zur Lieferantenbewertung

Das Ziel muss lauten: Jedes Unternehmen benötigt ein zentrales IT-Tool zur Lieferantenbewertung mit klaren Verantwortlichkeiten. Hierbei hilft die eindeutige Einkäufer-Lieferanten-Zuordnung aus dem Stammdatenmanagement. Bei der Implementierung eines IT-Tools empfiehlt es sich, in drei Schritten vorzugehen:

1. Erfassung der Tool-Anforderungen

  • Erfassung von Bewertungskriterien
  • Anzahl der Nutzer
  • Automatische Dubletten-Prüfung beim Anlegen eines neuen Lieferanten

2. Konzeption und Gestaltung

  • Datenerfassung weitgehend automatisieren, zum Beispiel automatische Bewertung der Lieferpünktlichkeit, sobald Ware am Lieferort eintrifft oder Bestellverbot bei Lieferanten mit besonders hohem Lieferantenrisiko
  • Workload für die Bewertung muss überschaubar bleiben, da Lieferanten-Management kein Selbstzweck ist

3. Implementierung

Entscheidung zwischen Standard-Software eines großen Dienstleisters oder individuell programmierter Variante (zum Beispiel in Excel) mit anschließender Implementierung

Die Beantwortung der sieben W-Fragen bewirkt grundlegend mehr Datentransparenz im Lieferantenmanagement. Die Voraussetzungen, die Antwort zu erhalten, werden durch das Stammdatenmanagement und das IT-Tool geschaffen. Im Folgenden werden zu jedem der sieben W-Fragen häufige Fehler und Lösungsansätze zur Überwindung dieser Fehler dargestellt:

1. Hürde: Wer?

Wer bewertet bei welchem Lieferanten welches Leistungskriterium?

Häufige Fehler

Keine festgelegte Zuordnung, wer Zugang zur Bewertung einzelner Lieferanten hat (Fachbereich oder Einkauf).

Lösung

Zuordnung Einkäufer und Fachbereichsverantwortlicher zu definierten Bewertungskriterien und zu Warengruppen.

2. Hürde: Was wird bewertet?

Welche Warengruppe oder welcher Artikel wird bewertet?

Häufige Fehler

Keine Übersicht, ob eine Warengruppe oder ein Artikel bewertet werden soll.

Lösung

Klassifizierung von Warengruppen durch eindeutigen Warengruppenschlüssel und von Artikeln durch Artikelnummern.

3. Hürde: Wen?

Welcher Lieferant wird bewertet?

Häufige Fehler

Keine Übersicht, welche Lieferanten eher bewertet werden müssen als andere (abhängig beispielsweise vom Einkaufsvolumen).

Lösung

Identifizierung von konsolidiertem Einkaufsvolumen von Lieferanten durch eindeutige DUNS-Nummer und Zuordnung der Einkäufer und Fachbereichsverantwortlicher zu Lieferanten.

4. Hürde: Wie?

Nach welchen Kriterien sollen Lieferantenleistungen je Warengruppe bewertet werden?

Häufige Fehler

Keine Übersicht, welche Lieferanten eher bewertet werden müssen als andere.

Lösung

Definition eindeutiger Bewertungskriterien pro Warengruppe und mindestens eine jährliche Überprüfung, ob die Bewertungskriterien sinnvoll sind.

5. Hürde: Wann?

Wann sind die Bewertungszeitpunkte?

Häufige Fehler

Lieferanten werden nur bewertet, wenn eine besonders positive oder negative Erfahrung gesammelt wurde.

Lösung

Vorherige Festlegung der Zeitpunkte von Bewertungen, um einmalige positive oder negative Erfahrungen nicht zu stark in die Bewertung einfließen zu lassen.

6. Hürde: Wie oft?

Wie oft finden Bewertungen statt?

Häufige Fehler

Jeder Lieferant wird gleich oft bewertet.

Lösung

Festlegung, wie oft Lieferanten zu bewerten sind anhand einer Priorisierung und Klassifizierung der Lieferanten. Lieferanten innerhalb eines Klassifikationsclusters werden einheitlich detailliert und oft bewertet.

7. Hürde: Über welches System?

Mit welchem IT-Tool soll bewertet werden?

Häufige Fehler

Einsatz mehrerer unabhängiger Systeme zur Lieferantenbewertung (zum Beispiel lokale Excel-Dateien).

Lösung

Implementierung eines unternehmensweiten IT-Tools zur Lieferantenbewertung (auch in Excel abbildbar für kleinere Unternehmen).

Fazit

Die Herstellung von Transparenz im Lieferantenmanagement ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Ist Transparenz erst einmal geschaffen ist, werden nur noch wenige Ressourcen benötigt, um sie dauerhaft beizubehalten. Dadurch hat der Einkauf wieder die Zeit, sich auf die wichtigste Kernaufgabe zu konzentrieren: den strategischen Einkaufsprozess (Strategic Sourcing Process). Diesen kann er durch die gewonnene Transparenz im Lieferantenmanagement (und im Bestellprozess) deutlich professioneller durchführen.

Über die Autoren
Dr. Bernhard Höveler

Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der Höveler Holzmann Consulting GmbH. Die auf das Einkaufsmanagement und Supply Management spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt Unternehmen beim Identifizieren und Realisieren von Einsparpotenzialen im Einkauf sowie beim Implementieren eines professionellen Einkaufs- bzw. Supply Chain Managements.

AnschriftHöveler Holzmann Consulting GmbH
Schanzenstraße 20 A
40549 Düsseldorf
Telefon+49 211 56387510
E-Mailbernhard.hoeveler@hoeveler-holzmann.com
Internetwww.hoeveler-holzmann.com
Xingwww.xing.com/profile/Bernhard_Hoeveler
Florian Holzmann

Florian Holzmann ist geschäftsführender Gesellschafter der Höveler Holzmann Consulting GmbH. Diese auf das Einkaufsmanagement spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt Unternehmen beim Identifizieren und Realisieren von Einsparpotenzialen im Einkauf und beim Implementieren eines professionellen Einkaufsmanagements.

AnschriftHöveler Holzmann Consulting GmbH
Schanzenstraße 20 A
40549 Düsseldorf
Telefon+49 211 56387520
E-Mailflorian.holzmann@hoeveler-holzmann.com
Internetwww.hoeveler-holzmann.com
Xingwww.xing.com/profile/Florian_Holzmann

Weitere Artikel der Autoren