EinkaufEine Warengruppenanalyse durchführen

Mit der Warengruppenanalyse teilen Unternehmen ihre Produkte oder Dienstleistungen in verschiedene Kategorien ein, um eine bessere Kontrolle über Einkaufs- und Vertriebsaktivitäten zu erhalten. Alle Waren und alle beschafften Artikel werden anhand von definierten Merkmalen in Gruppen eingeteilt, die dann einer genauen Analyse unterzogen werden.

Eine Analyse von Warengruppen (statt aller einzelnen Waren) schafft mehr Überblick und zeigt mögliche Maßnahmen besser auf. Durch den Einblick in die Leistung und Kosten verschiedener Warengruppen lassen sich Einsparpotenziale besser identifizieren, Verhandlungen mit Lieferanten zielgerichteter führen und Bestände effizienter verwalten.

Der Schlüssel für die Priorisierung der Warengruppen ist eine Analyse des gesamten Einkaufsvolumens. Die wichtigsten Informationen für die Analyse werden durch die Beantwortung der sieben W-Fragen des Einkaufs für das gesamte Einkaufsvolumen erfasst:

• Wer
• kauft was,
• von wem,
• zu welchem Preis,
• in welcher Menge,
• über welchen Prozess,
• wann?

Auf Basis dieser Informationen können alle hier beschriebenen Schritte durchgeführt und kurzfristig Einsparungen erzielt werden. Es bietet sich an, die Analyse zur Priorisierung von Warengruppen in drei Prozessschritte zu gliedern:

1. Erstellung einer ABC-Analyse
2. Erfassung von Indikatoren für Einsparpotenzial
3. Aufbau einer zweidimensionalen Matrix

Diese Prozessschritte werden im Folgenden näher erläutert:

Mit der ABC-Analyse wird jede Warengruppe in eine Klasse A, B oder C eingeteilt. Dazu werden alle Warengruppen absteigend nach der Höhe ihres Einkaufsvolumens sortiert.

Die Warengruppen, die in den Top-80 Prozent des Einkaufsvolumens liegen, werden in die Klasse A eingeordnet. Das sind die Warengruppen, die insgesamt 80 Prozent des gesamten Einkaufsvolumens Ihres Unternehmens ausmachen. Meist sind das nur wenige unterschiedliche Warengruppen.

Klasse B beinhaltet die Warengruppen, die in den Top-95 Prozent des Einkaufsvolumens und nicht in Klasse A liegen. Alle anderen Warengruppen werden der Klasse C zugeteilt.

Die Grenzen 80 Prozent und 95 Prozent sind nicht festgeschrieben und können flexibel dem jeweiligen Bedarf angepasst werden. Für alle A-Warengruppen werden die nächsten beiden Prozessschritte durchgeführt.

Um eine Priorisierung von Warengruppen für die weitere Betrachtung nicht nur vom Einkaufsvolumen abhängig zu machen, wird zu jeder Analysedimension (sieben W-Fragen) die Warengruppe hinsichtlich der Indikatoren für Einsparpotenzial analysiert. Die Fragen können an das jeweilige Unternehmen angepasst werden.

So könnte etwa die Frage „Wer?“ – wenn es um ein großes Unternehmen geht – umformuliert werden zu: „Welche Warengruppen werden von mehr als fünf Abteilungen eingekauft?“ Oder: „Welche Warengruppen werden von mehr als zwei Abteilungen eingekauft?“ – wenn nur wenige Abteilungen für den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen überhaupt infrage kommen.

Die Analysedimensionen für Einsparpotenziale können sein:

Wer?
Übernehmen mehrere Abteilungen strategische Einkaufsaufgaben (zum Beispiel Verhandlungen)?

… kauft was?
Kann in der Warengruppe ein Lieferanten- oder Spezifikationswechsel vorgenommen werden?

… von wem?
Wird die Warengruppe von vielen verschiedenen Lieferanten geliefert?

… zu welchem Preis?
Hat die Warengruppe schwankende Preise, deren Berechnung nicht an einem objektiven Index hängt?

… in welcher Menge?
Wird die Warengruppe häufig und in kleinen Bestellmengen bestellt?

… über welchen Prozess?
Ist der Bestellprozess der Warengruppe standardisiert oder automatisiert?

… wann?
Gibt es in der Warengruppe „heiße“ Phasen, in denen besonders oft und viel bestellt wird? Oder: Erfolgte die letzte Ausschreibung vor mehr als einem Jahr?

Für die Priorisierung der Warengruppen wird im nächsten Schritt jede A-Warengruppe in einer Matrix verortet. In der Matrix betrachten Sie zum einen das Einkaufsvolumen der einzelnen Warengruppe (y-Achse) und zum anderen die Zahl der Indikatoren, die auf Einsparpotenzial hindeuten (x-Achse).

Diese Matrix wird dann in vier Felder unterteilt (2x2-Matrix), die mit unterschiedlichen Prioritäten verknüpft sind:

• hohe Priorisierung
• normale Priorisierung
• niedrige Priorisierung
• keine Priorisierung

Die folgende Abbildung zeigt diese 2x2-Matrix.

Durch die zwei Kategorien „Einkaufsvolumen“ und „Anzahl der Indikatoren für Einsparpotenzial“ wird entschieden, welche Warengruppe in welchem Prioritäten-Feld eingeordnet wird.

Einordnung nach Einkaufsvolumen der einzelnen Warengruppe

Die A-Warengruppen werden in sich noch einmal nach Warengruppen mit besonders hohem und eher niedrigem Einkaufsvolumen unterteilt.

Dafür wird der Durchschnitt der Einkaufsvolumina aller A-Warengruppen gebildet. Dieser Durchschnitt markiert die Grenze, an der sich entscheidet, welche Warengruppe als Warengruppe mit hohem oder niedrigem Einkaufsvolumen bewertet wird.

Falls sich herausstellt, dass nur sehr wenige Warengruppen oberhalb der Grenze liegen, weil es einige wenige sehr dominante Warengruppen gibt, kann diese umfangreiche Warengruppe aus der Analyse herausgenommen und getrennt betrachtet oder die Durchschnittsgrenze etwas nach unten verlagert werden.

Einordnung der Warengruppe nach Anzahl der Indikatoren für Einsparpotenzial

Alle A-Warengruppen werden anhand der aufgelisteten Analysedimensionen (siehe Schritt 2) jeweils mit einer 1 (= Ja) oder 0 (= Nein) bewertet, abhängig davon, ob das in Schritt 2 ermittelte Einsparpotenzial gegeben ist oder nicht. Das Ergebnis ist die Summe der Indikatoren für das Einsparpotenzial.

Die Spanne der mit Ja beantworteten Fragen reicht von 0 (keine Frage mit Ja beantwortet) bis 7 (alle Fragen mit Ja beantwortet) und kann auf einer Achse für jede Warengruppe aufgezeichnet werden.

Wie bei der Einkaufsvolumen-Achse wird eine Grenze definiert, ab wann eine Warengruppe in der Kategorie „Anzahl Indikatoren“ als hoch bewertet wird. Die Grenze zwischen „hoch“ und „niedrig“ liegt zwischen 3 und 4. Eine Warengruppe mit höchstens drei Indikatoren wird also als niedrig und eine Warengruppe mit mindestens vier Indikatoren als hoch bewertet.

Mit der Einordnung der A-Warengruppen in die 2x2-Matrix kann nun eine Priorisierung erfolgen:

• Für welche A-Warengruppe(n) sollten vorrangig Einsparmöglichkeiten erschlossen werden?
• Wo sollen Einkaufs- und Beschaffungsprozesse optimiert werden?
• Mit welchen Lieferanten sollte der Einkauf möglichst bald verhandeln?

Das lässt sich aus der Matrix ablesen. Die folgende Erläuterung bezieht sich auf die beispielhafte Matrix in der Abbildung oben.

Warengruppe Eins hat zum Beispiel eine hohe Priorisierung wegen des hohen Einkaufsvolumens und der hohen Anzahl von Indikatoren, die auf verborgenes Einsparpotenzial schließen lassen. Eine normale Priorisierung hat Warengruppe Sieben trotz geringem Einkaufsvolumen, da die Anzahl der Indikatoren, das Einsparpotenzial, hoch ist.

Im dritten Feld sind Warengruppen mit niedriger Priorisierung zu sehen, zum Beispiel Warengruppe Sechs. Diese Warengruppe hat zwar ein hohes Einkaufsvolumen jedoch nur wenig Einsparpotenzial. Wenn personelle Ressourcen vorhanden sind, lohnt sich auch ein Blick auf diese Warengruppe.

Die Warengruppen in Feld Vier „Keine Priorisierung“ sollten aufgrund von geringem Einkaufsvolumen und einer geringen Anzahl Indikatoren als letzte aller A-Warengruppen betrachtet werden.