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EinkaufWeihnachtsfeier preiswert ausrichten

Wenn externe Event-Agenturen die Weihnachtsfeier ausrichten, kann es teuer werden. Alternativen bieten Einsparpotenziale.
erschienen: 06.11.2014
Schlagwörter: Einkauf

Jedes Jahr geben Unternehmen für Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern beachtliche Summen aus. Häufig werden solche Veranstaltungen „eingekauft“, das heißt von externen Agenturen beziehungsweise Organisationen ausgerichtet. Entsprechend hoch sind dann die Kosten. Gerade in wirtschaftlich schwierigen beziehungsweise unsicheren Zeiten fragen sich deshalb viele Unternehmen, ob sie auf solche Betriebsfeste nicht besser verzichten sollten. Ein solcher Verzicht ist jedoch meist schwierig, weil die Veranstaltungen in der Regel Firmentradition sind. Eine Streichung im Terminkalender hätte folglich eine negative Signalwirkung – nach innen und außen.

Veranstaltung preiswerter einkaufen

Statt abzusagen, sollten sich Unternehmen besser fragen, wie sie ihre Veranstaltung preiswerter einkaufen können. Denn hier ruhen in der Regel beachtliche Einsparpotenziale. Dies gilt besonders für Unternehmen, die mit dem Planen und Organisieren der Events externe Agenturen beauftragen. Möchte ein Unternehmen Events wie die Weihnachtsfeier preiswerter einkaufen, sollte es zunächst die sogenannten „fünf Ws“ des Einkaufs kennen: Wer kauft was von wem zu welchem Preis in welcher Menge?

Es empfiehlt sich, die Rechnungen der bisherigen Veranstaltungen zu sichten und diese den Einzelposten der verschiedenen Gewerke wie Technik, Kreativ-Dienstleistungen und Catering zuzurechnen. So gewinnen Unternehmen einen Überblick über das Einkaufsvolumen und ein Gespür dafür, wo Einsparpotenziale ruhen. Wenn Unternehmen die „fünf Ws“ kennen, lassen sich ebenso viele Hebel ansetzen, um die Kosten der Events ohne Qualitätsverlust zu reduzieren:

Verzicht auf Full-Service-Anbieter

Fast alle Event-Agenturen arbeiten nach dem Prinzip „Alles aus einer Hand“. Diesen Full-Service lassen sie sich bezahlen. Tipp: Nicht alle Gewerke bei einem „Generalunternehmer“ einkaufen, das senkt die Kosten.

Doch viele Firmen scheuen diesen Schritt und befürchten, die Veranstaltung würde so nicht reibungslos verlaufen. Mit einer Spezifikationsoptimierung, also einer genauen Definition dessen, was der Betrieb braucht, lassen sich Probleme vermeiden.

Experten bedarfsorientiert hinzuziehen

Bei erfolgskritischen Gewerken wie der Veranstaltungstechnik können Unternehmen zum Spezifizieren ihres Bedarfs unabhängige Experten hinzuziehen und sind somit nicht mehr auf eine Full-Service-Agentur angewiesen. Außerdem können sie die Gewerkelieferanten selbst beauftragen, so dass das „handling fee“ der Agentur entfällt.

Kooperation mit wenigen Lieferanten

Viele Unternehmen kaufen Veranstaltungsleistungen bei unterschiedlichen Lieferanten ein. Tipp: Das Einkaufsvolumen bündeln und einen Lieferantenpool aufbauen. Je größer das Einkaufsvolumen ist, umso leichter lassen sich Rabatte vereinbaren.

Interner Preisvergleich

Oft kaufen mehrere Abteilungen im Unternehmen ähnliche Veranstaltungsdienstleistungen ein – zu verschiedenen Preisen. Tipp: Interne Preisvergleiche durchführen. Mit ihnen lassen sich oft „Quick Wins“ erzielen.

Koordinationsagentur beauftragen

Wenn einem Unternehmen das nötige Personal fehlt, um den Einkauf der Leistungen zu koordinieren, kann es diese Aufgabe auch einer externen Agentur übertragen. Diese betreut dann sozusagen als Treuhänder das Erstellen der Spezifikationen durch externe Experten und die Ausschreibung der Gewerke. Wichtig: Die Agentur darf nicht zugleich Gewerkelieferant sein, sonst sind Interessenkonflikte vorprogrammiert.

Über den Autor
Dr. Bernhard Höveler

Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der Höveler Holzmann Consulting GmbH. Die auf das Einkaufsmanagement und Supply Management spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt Unternehmen beim Identifizieren und Realisieren von Einsparpotenzialen im Einkauf sowie beim Implementieren eines professionellen Einkaufs- bzw. Supply Chain Managements.

AnschriftHöveler Holzmann Consulting GmbH
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