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EinkaufsoptimierungSo senken Sie Ihre PrePress- und Printkosten

Auch die Marketingabteilung kann ihre Beschaffungskosten senken. Es gibt fünf wichtige Hebel, wie sie eine bessere Kosten-Nutzen-Relation erzielen kann.
erschienen: 12.08.2010
Schlagwörter: Einkauf
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Häufig kann im Marketing niemand die essentiellen „5 Ws“ des Einkaufs beantworten: WER kauft WAS von WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge? So herrscht in den meisten Unternehmen keine Kenntnis darüber, wie viele verschiedene Druckstücke eingekauft werden oder wie hoch die Vielfalt der verwendeten Papiersorten ist. Oder es ist nicht bekannt, wie viele Stunden elektronische Bildverarbeitung (EBV) oder Lektorat im Bereich PrePress bei wie vielen Lieferanten pro Jahr eingekauft werden. Ohne diese Faktenbasis ist aber weder Transparenz über das Einkaufsvolumen zu erreichen, noch lassen sich solide Ansatzpunkte für Optimierungsmaßnahmen identifizieren.

Der Blick in die Ausgabenerfassung der Kreditorensysteme gibt den notwendigen Aufschluss über die gesuchten Fakten. Es hat sich bewährt, die Ausgaben für PrePress und Print mithilfe eines „Beschaffungsgruppenbaums“ strukturiert abzubilden. Der Beschaffungsgruppenbaum erlaubt das systematische Erfassen und Kategorisieren von PrePress- und Print-Produkten.

Das Einkaufsvolumen für PrePress-Dienstleistungen sollte den Kerngewerken wie elektronische Bildverarbeitung (EBV), Lektorat und Reinzeichnung zugeordnet werden. Im Bereich Print sollten die Druckstücke nach produktionstechnischen Kategorien, wie zum Beispiel Broschüren, Flyer und Plakate inklusive der Spezifikationen wie Umfang und Papiersorte klassifiziert werden. So wird eine Datenbasis geschaffen, die es dem Einkauf und Marketing ermöglicht, erfolgsversprechende Beschaffungsstrategien zum Erzielen von Einsparungen zu identifizieren.

Hebel 1: Volumenkonzentration

Oft haben Unternehmen verschiedene Lieferanten für dieselbe Dienstleistung oder dasselbe Produkt. Die Bündelung des Volumens, zum Beispiel durch den Aufbau eines unternehmensweiten PrePress- / Drucker-Pools erlaubt es Unternehmen, signifikante Kostenvorteile beim Einkauf von Print zu realisieren: Die Zahl der Lieferanten reduziert sich und der Bedarf wird fokussiert. Beides erhöht die Verhandlungsmacht des einkaufenden Unternehmens und erleichtert die Vereinbarung von Volumenrabatten.

Zum Management der Druckvorstufe/des Drucks und der dabei notwendigen Qualitätssicherung ist bei der Zusammenstellung des Pools darauf zu achten, dass eine angemessene Menge von lokal ansässigen Unternehmen einbezogen wird, weil zum Beispiel Druckabnahmen schnell und effizient erfolgen müssen.

Hebel 2: Preisbenchmarking

Der Aufbau eines unternehmensweiten Lieferantenpools von PrePress-Agenturen und Druckereien sollte durch eine möglichst breit angelegte Ausschreibung erfolgen, um sicher zu stellen, dass das bestmögliche Preis-Leistungsverhältnis erzielt wird. Wichtig ist es, für die Ausschreibung geeignete Preisindikatoren in Form von repräsentativen Druckstücken / PrePress-Gewerken heranzuziehen, damit eine fundierte und kostenorientierte Auswahl von Lieferanten erfolgen kann.

Neben dem externen Preis-Benchmarking kann die interne Überprüfung der Preise den Weg zu Einsparpotenzialen ebnen. Oft kaufen mehrere Abteilungen eines Unternehmens die gleichen oder ähnliche Druckstücke / PrePress-Agentur-Dienstleistungen ein – zu unterschiedlichen Preisen. Beispiele für PrePress-Dienstleistungen sind vor allem die Stundensätze von EBV, Lektorat und Handling. Mit konsequenten internen Preisvergleichen können Unternehmen Ungereimtheiten vermeiden und schnelle Erfolge, so genannte „Quick Wins“, realisieren.

Hebel 3: Spezifizierung und Standardisierung

Die Spezifikationsoptimierung beinhaltet ein akribisches Überprüfen und Überarbeiten der Bedarfsspezifikationen. Ein Beispiel für die Optimierung der Spezifikationen im Printbereich ist die Reduktion der Variantenvielfalt, das heißt zum Beispiel der Formate, Papiersorten oder Grammaturen. Ein weiteres Beispiel ist das Erstellen von Leistungsverzeichnissen für wiederkehrende, gut spezifizierbare Bedarfe im PrePress-Bereich. Hat das Unternehmen einmal seine Spezifikationen optimiert, kann es die Bedarfe effizienter bündeln und besser vergleichen als zuvor.

Hebel 4: Optimieren der Beschaffungskette

Prozessoptimierungen auf IT-Basis, wie zum Beispiel Tools zur Bündelung von Kleinaufträgen von Druckstücken wie zum Beispiel Visitenkartenbestellungen, und der Einbezug der Preisstrukturen von Vorlieferanten sind elementar für das Verwirklichen weiterer Einsparungen. Die Einrichtung einer Bestellplattform erlaubt es einem Unternehmen, seine Bestellungen zum Beispiel im Bereich der „Akzidenzien“ wie Visitenkarten und Briefpapier zu bündeln. Damit kann ein Unternehmen auch die auf den ersten Blick unattraktiv erscheinenden Kleinaufträge zu größeren, attraktiven Paketen schnüren und günstigere Einkaufspreise aushandeln.

Zusätzlich kann ein Unternehmen die Papierpreise mit den Papiermühlen verhandeln. Die Druckereien beziehen dann das Papier zu den Konditionen des Vertrags zwischen Unternehmen und Papiermühlen.

Hebel 5: Restrukturieren der Lieferantenbeziehung

Wer seine Lieferanten kennt, hat schon gewonnen. Zwar ist es bequem, Dienstleistungen beziehungsweise Produkte bei einem Generalunternehmer einzukaufen, aber dies ist nicht immer die kostengünstigste Lösung. Denn die Preisaufschläge der Generalunternehmer wie zum Beispiel einer Kreativ-Agentur, die sogenannten „handling fees“, verteuern nicht selten die Originalpreise der Sublieferanten erheblich.

Deshalb sollten Dienstleistungen sowie Produkte in einzelne Gewerke und mögliche Lieferanten „aufgebrochen“ werden. Das macht die tatsächliche Kostenstruktur einer Leistung transparent und beeinflussbar. Der Bezug einzelner Gewerke birgt allerdings einen Nachteil: zusätzlichen Koordinationsaufwand. Der ist gegen die zu erwartenden Einsparungen abzuwägen. Für den Printbereich lässt sich die Wertschöpfungskette unterschiedlich in vier wesentliche Bereiche (Kreativ-Agentur, PrePress-Agentur, Druckerei und Papierlieferant) aufspalten und ermöglicht dann den getrennten Einkauf der Gewerke zum Erzielen weiterer Einsparungen.

Hebel 6: Mengenreduzierung

Kann ein Unternehmen seine Bestellmengen sinnvoll reduzieren, so sollte es diesen Hebel ansetzen, der ebenfalls zu signifikanten Einsparungen führen kann. Im Printbereich besteht beispielsweise die Möglichkeit, die Bestellmengen der Druckstücke kritisch zu überprüfen. Zumindest bei einem Teil der Druckstücke lassen sich Mengen eliminieren und so weitere Einsparungen erzielen.

Fazit

Der Einkauf von PrePress- und Print-Leistungen bietet hohe Einsparpotenziale. Diese können durch eine cross-funktionale Zusammenarbeit von Einkauf und Marketing gehoben werden. Warten Sie nicht länger. Gehen Sie das Erzielen der Einsparungen an. Bringen Sie als Marketingabteilung oder -verantwortlicher mit dem Einkauf in einem ersten Schritt „Licht ins Dunkel“ Ihres Einkaufsvolumens für PrePress und Print und realisieren Sie in einem zweiten Schritt durch Anwendung der genannten Hebel die möglichen Einsparungen. Dann holen Sie mehr aus Ihrem Budget für PrePress und Print raus.

[Bild: Fotolia.com]

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Über den Autor
Dr. Bernhard Höveler

Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der Höveler Holzmann Consulting GmbH. Die auf das Einkaufsmanagement und Supply Management spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt Unternehmen beim Identifizieren und Realisieren von Einsparpotenzialen im Einkauf sowie beim Implementieren eines professionellen Einkaufs- bzw. Supply Chain Managements.

AnschriftHöveler Holzmann Consulting GmbH
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