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Elektronische RechnungenVorsteuerabzug häufig in Gefahr

Die Papierrechnung bekommt zunehmend Konkurrenz. Schon heute landen rund fünf Prozent aller Rechnungen nicht mehr im Briefkasten, sondern im elektronischen Postfach, Tendenz steigend.
erschienen: 17.11.2010

Digitale Dokumente stehen unter Manipulationsverdacht, schließlich können sie leicht verändert werden. Deshalb gelten für elektronische Rechnungen strengere Regeln als für Rechnungen per Post. Der Rechnungsempfänger muss gegenüber dem Finanzamt die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments belegen können. Eingehende Rechnungen müssen mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat versehen sein. Dies ist vom Rechnungsempfänger mittels Prüfprogramm zu kontrollieren und zu dokumentieren.

Zudem sind Rechnungseingang, Archivierung und etwaige Konvertierungen exakt zu protokollieren. Peter Schmidt, Vorsitzender des BVBC-Landesverbandes Bayern, betont aufgrund seiner langjährigen Praxiserfahrung:

"Eine ausgedruckte elektronische Rechnung ohne Signatur stellt nie ein Originaldokument dar. Trotzdem wird das gerade in 'jungen' Unternehmen häufig praktiziert. Die Finanzbehörden fordern weiterhin, dass digitale Rechnungen zertifiziert empfangen und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden."

Viele mittelständische Unternehmen sind noch nicht auf Versand und Empfang von zertifizierten elektronischen Rechnungen vorbereitet. Sie verfügen nicht über die nötigen Systeme, um eine ordnungsgemäße Dokumentation gegenüber dem Fiskus zu gewährleisten. Auch kleine und mittelgroße Unternehmen sollten jetzt den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) prüfen.

Wer über kein DMS verfügt, sollte sicherheitshalber auf die postalische Zustellung von Rechnungen bestehen, rät der BVBC. Denn bei Kontrollen durch die Finanzbehörden werden nicht ordnungsgemäß ausgestellte und archivierte Rechnungen schnell erkannt. Oft ist bis dahin aber so viel Zeit vergangen, dass eine Berichtigung durch Anforderung eines Originals nur schwer oder überhaupt nicht mehr möglich ist. Kann der Unternehmer keine Originalrechnung in Papierform nachreichen, muss er die Umsatzsteuer plus Zinsen auf einen Schlag zurückzahlen.

Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC)