Firmen-EventsTipps für die Organisation der Betriebsfeier

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Bei der Organisation der Betriebsfeier geht es um mehr als um die richtige Technik oder das Catering. Wichtig ist die Beantwortung der Frage: Wieso passt diese Feier genau zu unserer Firma?
erschienen: 08.06.2016
Schlagwörter: Budgetplanung
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Unternehmen sollten eine Betriebsfeier so organisieren, dass sie zum Höhepunkt des Geschäftsjahres wird. Die folgenden Tipps können dabei helfen.

Verantwortliches Team bilden

Das Betriebsfest soll zum Wohle der Firma dienen und nicht neue Gräben aufreißen. Daher ist eine klare Absprache und Kommunikation im Organisationsteam vorab das Wichtigste:

  • Wessen Aufgabe ist die Feier genau?
  • Ist das Helfer-Team groß genug?
  • Darf während der Arbeitszeit organisiert werden beziehungsweise werden die Verantwortlichen dementsprechend entlastet?
  • Wer kommuniziert mit den Geschäftsführern?

Steht das Team, sollte das erste Treffen dazu dienen ein Wir-Gefühl zu etablieren – egal, wie knapp die Zeit ist. Dies kann mit folgenden Fragestellungen angeregt werden:

  • Womit kennen wir uns als Team aus, welche Stärken sind vorhanden?
  • Welche Art von Feier wollen wir gestalten?
  • Wobei benötigen wir welche Unterstützung?

Zudem muss abgeklärt werden, wann man sich gut treffen könnte und mit welchen Online-Werkzeugen, wie zum Beispiel Doodle oder Dropbox, organisiert und geplant werden soll.

Zielgruppe klären

Unternehmen fangen oft schon mit dem Organisieren der Betriebsfeier an, noch bevor die Verantwortlichkeiten klar sind und das Team steht. Doch ohne angemessene Vorarbeit wird es eine Betriebsfeier wie jede andere werden. Wer ein passendes, besonderes Fest gestalten möchte, muss sich folgende Fragen stellen: Wieso passt diese Feier genau zu unserer Firma?

Dafür muss zunächst klar sein, für wen die Betriebsfeier organisiert wird. In der Eventbranche gilt: Ein Event ist nur dann ein voller Erfolg, wenn die Zielgruppe das auch so empfindet. Es kommt nicht alleine darauf an, dass es technisch funktioniert und der Auftraggeber zufrieden ist. In diesem Fall muss man sich für die Betriebsfeier in die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Zielgruppe hineindenken:

  • Was berührt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
  • Für welche Art von Wertschätzung ist im Betriebsalltag nie Zeit?
  • Was sollte man den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dringend einmal bieten?
  • Wie liefen die Betriebsfeiern bislang ab?
  • Was gefiel die Jahre davor, was eher nicht?

Wer noch nicht lange im Unternehmen ist, kann mit einer informellen Umfrage in der Mittagspause starten.

Günstigen Zeitpunkt für die Betriebsfeier wählen

Genauso wichtig wie die Wünsche der Belegschaft zu kennen ist aber auch, ihren Dienstplan auf dem Schirm zu haben: Können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Betriebsfeier teilnehmen? Der Zeitpunkt der Feier sollte so liegen, dass alle entspannt dabei sein können. In manchen Branchen oder Institutionen ist vielleicht gerade abends viel los. Dann bietet sich zum Beispiel ein Brunch an. Oder ein Frühlingsfest, wenn die produktive Weihnachtszeit überstanden ist.

Einladung spannend gestalten

Es lohnt sich außerdem, Energie in die Einladung zu stecken, auch wenn der Großteil der Belegschaft sowieso kommt. Die Dramaturgie eines Events beginnt schon Wochen vor dem eigentlichen Termin! Spätestens mit der Einladung sollen Spannung und Vorfreude geweckt werden. Kann zum Beispiel eine Geschichte angeschnitten werden, die dann auf der Feier fortgesetzt wird?

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Ziel der Betriebsfeier klären

Eigentlich liegt das Ziel für die Betriebsfeier auf der Hand: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen gefeiert werden. Trotzdem ist das konkret nur schwer greifbar, und nicht alle verstehen unter einer Betriebsfeier das Gleiche. Daher hilft es, den Fokus etwas spezifischer zu legen: Wollen Sie die Mitarbeiter unterhalten oder vernetzen, inspirieren, gemeinsam Erfolge feiern oder einfach Erholung in entspannter Atmosphäre bieten?

Das Ziel beeinflusst die Betriebsfeier vom Programm bis zur Sitzordnung. Soll zum Beispiel ein engeres Miteinander unter der Belegschaft initiiert werden, so sollten die Tische in Gruppen aufgestellt werden. Zum Durchmischen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschiedener Abteilungen empfiehlt sich ein kleinschrittiges Programm. Hilfreich ist es dabei auch, Anreize für Gespräche und Austausch vorzubereiten. Geht es dagegen eher um einen Jahresrückblick, so sollten alle gut auf die Leinwand sehen können.

Wichtig ist, die Stimmung des Arbeitsalltags aufzugreifen. War es ein schwieriges Geschäftsjahr, so sollte auch das ehrlich in der Feier auftauchen. Werden nämlich ernsthafte Probleme ausgeblendet beziehungsweise in der Rede nicht erwähnt, provoziert das eine „unechte“ Stimmung. Es hilft, sich immer wieder die Frage zu stellen: Woran merke ich im Nachhinein ganz konkret, dass die Feier ein voller Erfolg war? Auf dieses Ziel sollte man sich in allen Planungen immer wieder ausrichten.

Budget so gut wie möglich nutzen

Das Budget für eine Betriebsfeier ist begrenzt. Es liegt am Organisationsteam, wie es eingesetzt wird. Wer seine Zielgruppe gut kennt, kann aus dem Budget das Passende herausholen. Ein tolles Event muss nicht automatisch viel Geld kosten, solange die wichigsten Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt werden. Unternehmen sollten hier nicht an der falschen Stelle sparen und das Budget nicht gleichzeitig für Dinge verschwenden, die an der Feier niemand braucht. Beispiele: Vielleicht lieber auf den teuren Appetizer zu Beginn verzichten, oder bei einer musikbegeisterten Belegschaft in eine Live-Band statt einen DJ investieren.

Logistischen Aufwand nicht unterschätzen

Wer sich im Klaren ist über seine Ziele, die Zielgruppe und die Rahmenmöglichkeiten für die Betriebsfeier, kann Nägel mit Köpfen machen:

  • Welche Location passt zur Feier?
  • Für wie viele Leute muss geplant werden?
  • Was soll es zum Essen geben?

Logistisch darf die Betriebsfeier keinesfalls unterschätzt werden. Nicht nur beim Inhouse-Catering steht für die Organisatoren vor Ort gerade am Veranstaltungstag noch viel Unerwartetes an Aufgaben an. Es gibt immer mehr zu tun als man antizipieren kann. Firmen sollten deshalb einen Puffer einplanen und Geduld aufbringen.

Um den Überblick zu behalten, sollte von Anfang an eine gemeinsame Checkliste und ein für alle Beteiligten zugänglicher und aktualisierter Fahrplan erstellt werden.

Unkonventionelles Unterhaltungsprogramm planen

Eine Betriebsfeier sollte zum jeweiligen Unternehmen passen und keinem ungeschriebenem Gesetz entsprechen. Es wird sich im Nachhinein niemand mehr daran erinnern, ob es zwei Sorten Nachtisch gab oder die Stühle mit Hussen verkleidet waren. Ob aber zum Beispiel der Chef und der Zeitarbeiter als Team gemeinsam gewonnen oder die Auszubildenden mit einem Flashmob überrascht haben, prägt die Stimmung der Firma auch noch nach der Betriebsfeier. Es lohnt sich also, über ein unkonventionelles Unterhaltungsprogramm nachzudenken und die Besucher der Betriebsfeier zu überraschen. Dazu bieten sich folgende Fragen an:

  • Welche Fähigkeiten stecken in den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern?
  • Welche Spiele oder kreativen Unterbrechungen lassen sich nutzen, um das Ziel der Betriebsfeier zu erreichen?

Wichtig ist, dass die Belegschaft auf der Betriebsfeier nicht überfordert wird. Dies kann dann der Fall sein, wenn das Unterhaltungsprogramm einen zu großen zeitlichen Raum einnimmt. Ein passendes Unterhaltungsprogramm von rund einer Stunde hinterlässt eine positivere Wirkung als ein Abend mit Dauerbeschallung.

Maßnahmen nach der Betriebsfeier festlegen

Zu einer maßgeschneiderten Betriebsfeier gehört auch die Nachbereitung. Details dabei sind:

Arbeitsbeginn am Folgetag planen

Falls es eine Abendveranstaltung ist, stellt sich die Frage, ob der Arbeitsbeginn am nächsten Tag flexibel gestaltet werden soll.

Aufgaben für die Zeit nach der Betriebsfeier verteilen

Auch nach einer Feier stehen noch Aufgaben an. Es hilft, diese schon vorher zu verteilen, denn nach der Betriebsfeier haben die wenigsten noch Lust, neue Aufgaben zu übernehmen.

Erfolg der Betriebsfeier nachwirken lassen

War die Feier ein voller Erfolg, so kann man ein paar Wochen später mit einem Gruppenfoto – gut sichtbar aufgehängt – oder einem Film mit den Höhepunkten des Abends die Erinnerung daran aufrecht erhalten.

Feedback sammeln und Orga-Team belohnen

Auch das Orga-Team der Betriebsfeier sollte für seine Arbeit im Nachhinein durch eine Feier in kleiner Runde belohnt werden. Zumindest sollte es gemeinsam anstoßen und auf diesem Weg auch Feedback zur Feier sammeln. Hierbei kann gleich der oder die Verantwortliche für das nächste Jahr festgelegt werden, um genügend Vorlauf für individuelle und überraschende Ideen zu bekommen.

Über den Autor
Chris Cuhls, Eventregisseur

Chris Cuhls ist weltweit als Eventregisseur und Konzeptioner für Firmenevents tätig. Auf seinem Blog spürt er den Prinzipien wirkungsvoller Events nach. Gelernt hat er sein Handwerk als Aufnahmeleiter bei der ehemaligen TV-Show „Wetten, dass..?“.

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