FührungskraftWie Führen in Teilzeit gelingt

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Als Führungskraft in Teilzeit müssen Sie bei der Organisation Ihrer Arbeit Besonderheiten beachten. Mit folgenden Tipps gelingt die Umsetzung.
erschienen: 26.10.2016
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Damit Führen in Teilzeit gelingt, müssen Sie Ihr bisheriges Arbeitsvolumen im Verhältnis zur neuen Arbeitszeit reduzieren. Andernfalls arbeiten Sie künftig permanent länger als vorgesehen und mehr als es ihrem reduzierten Gehalt entspricht. Oder Sie erledigen ihre Aufgaben aus Zeitmangel nicht mehr so sorgfältig und umfassend, wie Sie sollten. Was können Sie tun, damit es dazu nicht kommt?

Bisherige Aufgaben analysieren

Vorausgesetzt, Ihr Arbeitspensum war bisher realistisch bemessen, müssen Sie nun Teilaufgaben auf andere, geeignete Mitarbeiter übertragen. Im besten Fall führt die Personalabteilung mit Ihnen gemeinsam eine gründliche Aufgabenanalyse an Ihrem Arbeitsplatz durch und Sie legen die neue Organisationsstruktur gemeinsam fest. Oder Sie vereinbaren einen Rahmen, innerhalb dessen Sie selbst über die Tätigkeiten entscheiden können, die Sie künftig an Mitarbeiter delegieren wollen.

Aufgaben für die Delegation an Mitarbeiter auswählen

Führen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme all Ihrer Tätigkeiten durch. Beziehen Sie dabei auch die unregelmäßig und die nur periodisch anfallenden Arbeiten ein. Anschließend definieren Sie die Aufgaben, die Sie an geeignete Mitarbeiter Ihres Teams verbindlich und nach entsprechender Einarbeitung übertragen können. Durch weitere Delegation werden die dafür erforderlichen freien Kapazitäten an diesen Arbeitsplätzen geschaffen. Für die Übertragung kommen insbesondere Fachaufgaben oder organisatorische Beschäftigungen infrage, die Sie ohne Qualitäts- und Reputationsverlust abgeben können. Reine Führungsaufgaben sind auch in Teilzeit nicht delegierbar.

Form der Arbeitsdelegation mit Vorgesetztem abstimmen

Stimmen Sie die von Ihnen entwickelte Form der Arbeitsverteilung mit Ihrem Vorgesetzten ab. Ein solches Vorgehen beugt Missverständnissen vor und gibt Ihnen Rückendeckung, wenn Kollegen oder Mitarbeiter die neuen Regelungen anzweifeln oder mit den Veränderungen nicht zurechtkommen.

Abläufe und Regeln der Arbeit in Teilzeit anpassen

Im nächsten Schritt überlegen Sie, welche organisatorischen Abläufe und Regeln in Ihrer Arbeitsumgebung eine Teilzeittätigkeit erschweren. Welche dieser Gegebenheiten, wie beispielsweise Präsenzzeiten oder Meetings, sind unveränderlich und welche können neuen Umständen angepasst werden. Suchen Sie nach Alternativen, die mit einer Teilzeittätigkeit kompatibel sind. Ziehen Sie dabei auch kreative, unkonventionelle Lösungen in Betracht, die bisher nicht denkbar waren.

Team über die Veränderungen informieren

Auch für Ihr Team bedeutet Ihre Teilzeittätigkeit eine Umstellung. An Ihre neuen Arbeitszeiten und die Tatsache, dass Sie wahlweise später kommen, früher gehen oder ganze Tage nicht persönlich verfügbar sind, müssen sich alle gewöhnen. Wichtig ist, dass die Kollegen im Vorfeld umfassend über die anstehenden Veränderungen informiert werden, das erhöht die Akzeptanz. Jeder in Ihrem Umfeld muss wissen, wann Sie im Büro anwesend sind und wer in Ihrer Abwesenheit für was zuständig ist. Wählen sie eine zuverlässige Stellvertretung aus, die Sie bei Abwesenheit vertritt und halten Sie diese in allen relevanten Angelegenheiten auf dem Laufenden.

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Mitarbeitern die Vorteile der Aufgabenübertragung erläutern

Einigen Mitarbeiter werden neue Aufgaben übertragen werden. Schildern Sie Ihnen die Vorteile, die sich für sie daraus ergeben. Übernimmt jemand höher qualifizierte Aufgaben von Ihnen und gibt weniger qualifizierte ab, wird sein eigener Tätigkeitsbereich interessanter, wodurch sich perspektivisch auch die Aufstiegschancen des Betreffenden erhöhen.

Nötigen Entscheidungsspielraum übertragen

Geben Sie einzelne Bereiche nicht einfach nur ab, definieren Sie ganz konkret, wie weit die Kompetenz des einzelnen Mitarbeiters geht und wie Sie sich die Erledigung vorstellen. Übertragen Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur die Aufgabe als solche, sondern auch die Verantwortung und den nötigen Entscheidungsspielraum, um sie erfolgreich bewältigen zu können. Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss und gehen Sie davon aus, dass die Aufgaben entsprechend erledigt werden.

Für Rückfragen zur Verfügung stehen

Akzeptieren Sie, dass Ihre Vertrauenspersonen auf dem Weg zum Ergebnis bisweilen anders vorgehen, als Sie selbst es tun würden. Achten Sie auf die Einhaltung der Vorgaben – bei den Kollegen und bei sich selbst. Bieten Sie an, für Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Lassen Sie sich in der ersten Zeit regelmäßig über den Arbeitsfortgang berichten und kontrollieren Sie die Ergebnisse. Als Führungskraft bleiben Sie auch weiterhin für die Arbeitsergebnisse verantwortlich.

Erfahrungsgemäß lässt sich auch bei bester Organisation eine gewisse Arbeitsverdichtung in Teilzeit nicht vermeiden und Sie werden weniger Zeit für Kommunikation haben. Deshalb ist es umso wichtiger, immer wieder aktiv das Gespräch mit den Kollegen zu suchen, um an alle erforderlichen Informationen zu gelangen und ins Team eingebunden zu bleiben.

Aufgaben täglich priorisieren

Als Führungskraft in Teilzeit können Sie dauerhaft nur erfolgreich und gesund bleiben, wenn Sie Prioritäten richtig erkennen und Ihre Arbeitszeit nicht unnötig verschwenden. Wollen Sie den Überblick behalten, Termine und Zielvorgaben einhalten und sich nicht chronisch überlasten, ist es wichtig, Ihre Aufgaben täglich nach Prioritäten zu sortieren. Am besten gleich morgens als Erstes. Sonst laufen Sie Gefahr, sich mit Nebensächlichkeiten zu beschäftigen und das Wichtige zu vernachlässigen.

Sensibilität für ineffektive Arbeitsabläufe entwickeln

Durchforsten Sie Ihren Tätigkeitsbereich auch immer wieder kritisch nach sogenannten Zeiträubern und Stressfaktoren. Das können eigene, eingefahrene Arbeitsgewohnheiten sein oder auch Einflüsse von „außen“. Entwickeln Sie in Ihrem eigenen Interesse eine hohe Sensibilität für ineffektive Arbeitsabläufe und Auslöser von Stress. Finden Sie zeitschonendere Lösungen in Ihrem eigenen Einflussbereich.

Als Führungskraft in Teilzeit werden Sie sich auch ein Stück weit von übertriebenem Ehrgeiz verabschieden müssen. Sie können sich in Teilzeit nicht mehr so intensiv mit jedem Detail beschäftigen, wie das in Vollzeit möglich war. Perfektion ist bei diesem Lebensmodell weder im Büro noch zuhause realisierbar.

Einen Tag pro Woche länger im Büro bleiben

Eine Möglichkeit, Ihren Arbeitsdruck zu verringern, ist es, einen Tag pro Woche einzuplanen, an dem Sie regelmäßig länger im Büro sind. An diesem langen Tag können Sie Liegengebliebenes aufarbeiten oder Meetings durchführen, die erfahrungsgemäß ausufernder sind.

Konzept der Teilzeitarbeit konsequent umsetzen

Als Führungskraft in Teilzeit bleibt Ihnen stets die Aufgabe, das neue Konzept in der Praxis umzusetzen und feinzuschleifen. Anfangs werden Sie voraussichtlich bei fast jedem Arbeitsschritt neu überlegen und über den künftigen Ablauf entscheiden müssen. Was Ihnen zuerst sehr kleinteilig und mühselig erscheinen mag, wird sich schon rasch für Sie auszahlen.

Je konsequenter Sie nach der Einführung Ihres Teilzeitmodells jeden Baustein unter die Lupe nehmen, umso rascher schaffen Sie für sich und Ihre Mitarbeiter verlässliche, an Ihre Arbeitsrealität angepasste Tatsachen. Als Führungskraft mussten Sie schon in Vollzeit Prioritäten setzen und delegieren, durch die Teilzeitarbeit wird die Grenze nur noch straffer gefasst.

Arbeitsabläufe regelmäßig nachkorrigieren

Die Veränderungen benötigen vor allem Zeit. Alle Beteiligten müssen umdenken, zuerst Sie selbst. Der Erfolg stellt sich erst nach und nach ein. Und mit ihm die Belohnung, dass Sie meistens mit dem guten Gefühl nach Hause gehen werden, alle wichtigen Dinge erledigt zu haben. Lassen sie sich nicht entmutigen, wenn es am Anfang nicht gleich reibungslos läuft. Wichtig ist, dass Sie dranbleiben und nachkorrigieren, bis die bestmögliche Lösung gefunden ist.

Rechnen Sie auch damit, dass Sie in der Startphase mit Ihrer neuen Arbeitszeit noch nicht auskommen werden. Wenn Sie allerdings nach sechs Monaten immer noch regelmäßig Überstunden machen müssen, stimmt etwas nicht. Spätestens dann sollten Sie die Ursachen erforschen und Ihr Modell gegebenenfalls modifizieren.

Über die Autorin
Brigitte Abrell

Brigitte Abrell ist Niederlassungsleiterin bei einer Versicherung und verfügt über langjährige Führungserfahrung in Voll- und Teilzeit. Sie berät Privatpersonen und Unternehmen in ihrem Bemühen, mit kreativen Arbeitsmodellen eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatem herbeizuführen. Abrell ist außerdem als Business- und Privatcoach tätig. Aus ihrem Arbeits- und Berufsalltag heraus zeigt sie praktische und umsetzbare Wege auf.

AnschriftAbrell-Coaching
Am Kohlplatz 8
87700 Memmingen
Telefon+49 8331 8339050
E-Mailbrigitte.abrell@googlemail.com
Internetwww.abrell-coaching.de

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