Archiv

Geschäftsprozesse mit Informationsmanagement optimieren

Wer Informationen managt, optimiert seine Geschäftsprozesse. Doch wie gelingt das? Fünf Tipps, die zeigen, wie es geht.
erschienen: 01.08.2011
(2 Bewertungen)

Erst wenn sie handeln müssen, etwa in einem Prüf- oder Gerichtsverfahren, strukturieren die meisten Unternehmen die eigenen Geschäftsprozesse neu. Dadurch laufen sie nicht nur Gefahr, gegen gesetzliche Vorschriften wie beispielsweise die digitale Betriebsprüfung (GDPdU) zu verstoßen. Sie lassen sich auch für den Wettbewerb wertvolle Zeit- und Kostenvorteile entgehen. Wie sich die eigenen Informationen bereits mit wenigen Maßnahmen effizienter in die täglichen Geschäftsabläufe einbinden lassen, zeigen fünf Tipps.

1. Informationen zugänglich machen

Dokumente wie Verträge, Bestellungen oder Rechnungen bilden die Arbeitsgrundlage eines Unternehmens. Deshalb sollte den berechtigten Mitarbeitern der Zugriff auf die relevanten Daten so einfach wie möglich gemacht werden. Unternehmensinterne Richtlinien vermeiden dabei Kompetenzüberschneidungen und unberechtigte Zugriffe.

2. Informationen digitalisieren

Das papierlose Büro wird es auch in Zukunft nicht geben. Unternehmen benötigen deshalb einfache Prozesse, um wichtige und häufig verwendete Dokumente kontinuierlich zu digitalisieren und so Medienbrüche zu vermeiden. Digitalisierte Dokumente können einfacher verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen zur Verfügung gestellt werden. Zudem lässt sich leichter nachvollziehen, wo sie sich im Unternehmen befinden.

3. Unnötige Kopien vermeiden

In Unternehmen werden nach wie vor zu viele unnötige Kopien gemacht. Dabei geraten Akten durcheinander, Papiere werden verlegt oder gehen sogar verloren. Das langfristige Ziel sollte deshalb die Digitalisierung wichtiger Dokumente sein, die einen zentralen, standortunabhängigen Zugriff auf alle Informationen ermöglicht.

4. Einen Notfallplan ausarbeiten

Geschäftskritische Daten benötigen besonderen Schutz. Selbst im Fall eines Datenverlusts muss der Zugang zu diesen Informationen gesichert sein, um den laufenden Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten.

5. Abläufe einfach halten

Häufig sind, beispielsweise für die Freigabe eines Dokuments, mehr Unterschriften notwendig als eigentlich erforderlich. Deshalb sollten Unternehmen ihre Abläufe im Umgang mit Informationen überprüfen und gegebenenfalls vereinfachen. Klare Regeln für die Zuständigkeiten im Informationsprozess können dabei auch langfristig Zeit und Arbeitsaufwand sparen.

Hinweis

Für die Studie wurden 5.500 Unternehmensverantwortliche aus dem Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement (Records Manager) befragt.

Quelle: Iron Mountain

(2 Bewertungen)  Artikel bewerten