GeschäftswagenFahrtenbuch bei privater Nutzung des Firmenwagens richtig führen

Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch steuerrechtlich anerkennt, muss es bestimmte Anforderungen erfüllen.
erschienen: 20.05.2014
Schlagwörter: Rechnungswesen

Ein Fahrtenbuch kann einem Angestellten, der den Dienstwagen auch privat nutzt, steuerliche Vorteile gegenüber einer pauschalen Versteuerung bringen. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch berücksichtigt, muss es bestimmte Anforderungen erfüllen.

1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch anwenden

Es gibt zwei Möglichkeiten, Anteile aus privater Nutzung eines Fahrzeugs auszuweisen: Die 1-Prozent-Regelung und das Führen eines Fahrtenbuchs. Die 1-Prozent-Regelung ist eine Methode zur pauschalen Versteuerung. Dabei wird der Bruttowert vom Listenpreis des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert. Diese Reglung gilt für Arbeitnehmer, die ihren Dienstwagen auch privat fahren, unabhängig von Anteil betrieblicher Nutzung. Selbstständige müssen zusätzlich nachweisen, dass sie das Fahrzeug über 50 Prozent betrieblich nutzen.

Wird ein Fahrtenbuch geführt, können die Anteile aus privater und betrieblicher Nutzung individuell nachgewiesen werden. Das Führen des Fahrtenbuchs lohnt steuerlich vor allem, wenn wenige private Fahrten gemacht werden. Allerdings verursacht das Führen eines Fahrtenbuchs einen erheblichen Aufwand.

Das muss im Fahrtenbuch stehen

Für private Fahrten genügt eine Kennzeichnung als Privatfahrt mit entsprechender Kilometerleistung im Fahrtenbuch. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk. Für betriebliche Fahrten hingegen gibt es Mindestangaben, die für jede Fahrt gemacht werden müssen:

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
  • Reiseziel
  • Umwege
  • Reisezweck
  • Aufgesuchter Geschäftspartner
  • Kilometerstand am Ende der Fahrt

Das Fahrtenbuch führen

Das Fahrtenbuch muss zeitnah an die jeweilige Fahrt erstellt werden, wobei eine nachträgliche Änderung dieser Angaben unzulässig ist. Dienstliche und betriebliche Fahrten sind klar zu trennen. Die Einträge müssen fortlaufend erfolgen. Das bedeutet, dass die Angaben bei jeder Fahrzeugnutzung direkt vor und nach der Fahrt gemacht werden müssen. Alle Zahlungen, die im Zusammenhang mit dem Fahrzeug stehen – zum Beispiel Versicherung, Kfz-Steuer, Inspektionen, TÜV-Gebühren, Reparaturrechnungen oder Tankbelege – sind über ein gesondertes Konto zu buchen. Für jedes Fahrzeug muss ein eigenes Konto eingerichtet werden.

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Wann das Fahrtenbuch ungültig ist

Auf der Grundlage der Daten aus dem Fahrtenbuch ermittelt das Finanzamt die tatsächliche private Nutzung. Diese wird als geldwerter Vorteil versteuert. Tauchen Fehler auf, erklärt das Finanzamt das Fahrtenbuch für ungültig. Schumeleien erkennt das Finanzamt an Unstimmigkeiten bei Angaben. Zum Beispiel:

  • Der Ölverbrauch passt nicht zu den Kilometerangaben.
  • Es existieren Tankbelege von einem Ort, der laut Fahrtenbuch nicht besucht wurde, und Privatfahrten sind an diesem Tag nicht aufgeführt.
  • Der Kilometerstand stimmt nicht mit den Angaben der TÜV-Untersuchung oder der Werkstattrechnung überein.
  • Die Buchhaltung verzeichnet einen Eintrag über eine Ordnungswidrigkeit (zum Beispiel bei einer Geschwindigkeitsmessung) an einem Ort, der nicht im Fahrtenbuch verzeichnet ist.
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Alexandra Neidhardt
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