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GesprächsführungMitarbeitergespräche als souveräne Kommunikationsplattform

Die Bedeutung von Mitarbeitergesprächen ist den meisten Personalverantwortlichen und Führungskräften zwar bekannt, doch immer noch nutzen viel zu wenige die Chancen dieser Gespräche.
erschienen: 05.08.2010
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Wenn es denn sein muss… dann führen Vorgesetzte irgend­wann gegen Ende des Geschäftsjahres und wenn es gar nicht mehr anders geht, eben ein Mitarbeitergespräch. Mehr Pflicht als Kür sehen beide Seiten darin – ohne die Chance zu erken­nen, dadurch gemeinsam zu wachsen und voneinander zu profitieren. Voraussetzung dafür ist, dass das Mitarbeitergespräch keine Einbahnstraße bleibt, sondern sich zum aktiven Dialog entwickelt.

Sicherheit geben – Perspektiven aufzeigen

Natürlich stehen bei einem Mitarbeitergespräch die fachlichen Leistungen auf dem Prüfstand. Aber auch ein Rückblick auf die persönlichen Entwicklungen bietet sich an, um in beiden Berei­chen den Grad der Zielerreichung zu ermitteln beziehungsweise weitere Fördermaßnahmen abzuleiten.

Darüber hinaus dienen Mitarbei­tergespräche auch dazu, Sicherheit zu vermitteln, klar zu kommunizieren, wohin das Unternehmen will und wie der Mitarbeiter in dieses Szenario eingebunden werden kann. Las­sen Sie gemeinsam die letzten Monate Revue passieren.

  • Wer hat was von wem erwartet?
  • Wurden diese Vorstellungen erfüllt, Zusagen eingehalten?
  • Und wenn nicht, warum?

Richten Sie dann aber vor allem den Blick nach vorne:

  • Was soll in den nächsten Wo­chen und Monaten anders werden?
  • Welche Ziele werden mit welchen konkreten Schritten verfolgt?
  • Welche Per­spektiven gibt es für den Mitarbeiter?
  • Welche Erwartungen ha­ben Sie als Füh­rungskraft?
  • Wie sieht dies der Mitarbeiter aus sei­ner Sicht?

Alle Beteiligten sollten hier vor allem darauf achten, dass jeder Gesprächsteilnehmer ausreichend zu Wort kommt. Manchmal er­fahren und bewegen wir durch Zuhören erheblich mehr als durch ständig neue und nachdrücklich gestellte Forderungen.

Vorbereitung ernst nehmen – Gespräche kristallklar führen

Je klarer unsere Gedanken sind, umso besser können wir diese unserem Gesprächspartnern vermitteln. Ein präziser Gedanke führt zu einer klaren Sprache und einem strukturierten Handeln. Geht es also, wie in einem Mitarbeitergespräch, um den Dialog, um Veränderungen in der Organisation oder andere gemein­same Vorhaben, sollte eine entsprechende Vorbereitung selbst­verständlich sein. Tür- und Angelgespräche haben beim Small­talk vielleicht noch ihre Berechtigung, geht es um die Zusam­menarbeit im beruflichen Umfeld, signalisiert ein wertvoller Rahmen eine Wertschätzung dem Gesprächs­partner ge­gen­über.

Aber auch für die Mitarbeiter hat eine gute Vorbereitung Vorteile: Es macht sie sicherer, sie sind in der Lage, durch eine umfassende Recherche im Vorfeld und Kenntnis aller Fakten, auch unange­nehme Themen ansprechen und haben das gute Gefühl, das Ruder selbst in der Hand zu haben.

Bei einem Mitarbeitergespräch ist es grundsätz­lich wichtig, dieses möglichst ungestört (ohne Telefonanrufe, Unruhe durch ständige Störungen oder Lärm, weil das Gespräch beispielsweise in Produktionsnähe stattfindet) führen zu können. Was spricht dagegen, ein Mitarbeiterge­spräch an einen ungewöhnlichen, inspirierenden Ort zu verle­gen? Vielleicht ein solches Gespräch sogar einmal mit einem Spaziergang in der freien Natur zu ver­binden?

Die richtigen Fragen stellen - Feedback zulassen

Mitarbeitergespräche werden oft nur deshalb geführt, weil et­was schief gelaufen ist, durch organisatorische Umstrukturierun­gen auch Veränderungen für den Mitarbeiter anstehen oder es ansonsten irgendwelche nicht so erfreuliche Themen zu bespre­chen gibt. Dann spricht meistens der Vorgesetzte und der Mit­arbeiter hört zu.

Der Sinn eines Mitarbeitergesprächs ist grund­sätzlich ein anderer: Bei einem Austausch soll zum Beispiel auch das Ei­genbild mit dem Fremdbild verglichen werden und jeder Ge­sprächspartner sollte wertvolle Impulse erhalten. Grundlage dafür ist es, weniger zu reden und mehr zu fragen. Die richtigen Fragen zum passenden Zeitpunkt erhöhen das Ergebnis. Dies schließt natürlich ein, dass die Führungskraft genauso offen für ein Feedback ist, wie sie dies vom Mit­arbeiter erwartet. Oft sind wir in unseren Gedanken und Wahr­nehmun­gen sowie der eigenen Erwartungshaltung so gefan­gen, dass nur ein offenes und direk­tes Aufzeigen ermöglicht, neue Wege (und seien diese erst einmal nur im eigenen Kopf vorhanden) zu beschreiten.

Eine aktive Sprache führt zur Verbindlichkeit!

Wenn wir einmal genau überlegen, was wir tagtäglich sprach­lich ausdrücken und ebenso genau hinhören, was andere Men­schen sagen, werden wir feststellen, dass unsere Sprache oft sehr unkonkret ist: Eigentlich wollte ich pünktlich zu unserem Termin kommen…, (wollte er nun oder wollte er nicht?), Unter Umständen (welche) würde ich versuchen (wird er es tun oder nicht?), wahrscheinlich (ja oder nein?) gelegentlich (?) ein biss­chen mehr (?) zu arbeiten…

Unsere Sprache transportiert ent­weder Unsi­cherheit oder Sicherheit! Mit einer aktiven Sprache übernehmen Führungskräfte Verantwortung für das eigene Handeln und be­weisen im Mitarbeitergespräch Souveränität. Oft wundern sich diese beispielsweise, wenn nach einem Ge­spräch, in dem sie ei­nem Mitarbeiter gegenüber Wünsche ge­äußert ha­ben, nichts passiert. Werden diese nicht erfüllt, handelt es sich meistens nicht um böse Absicht (was wir un­serem Gesprächs­partner nur allzu oft und schnell unterstellen), sondern unsere Anweisungen waren einfach nicht präzise formu­liert.

Wie oft passiert es, dass wir aneinander vorbei reden? Wir ge­hen aus einem Dialog und fühlen uns missverstan­den. Jeder hat etwas anderes verstanden und handelt, wenn überhaupt, dann allerdings in bester Absicht, aufgrund dieser „Missverständnisse“. Unzufriedenheit und Frust wachsen. Zum ei­nen liegt dies daran, dass unsere eigenen Gedanken nicht klar strukturiert sind, zum anderen daran, dass wir alle verlernt ha­ben, wirklich zuzuhören. Wir nehmen die Worte zwar auf, oft aber nicht den Sinn dahin­ter wahr.

Verständnis und Klarheit in der Sprache sind deshalb bei einem Mitarbeitergespräch enorm wichtig. Um ein solches jedoch wirklich professio­nell und sou­verän zu führen, bedarf es einigem mehr. Nutzen Sie die folgen­den Tipps, damit Mitarbei­tergespräche im Unternehmen zukünf­tig als Bereicherung gese­hen werden und die Ergebnisse für alle Beteiligten ebenso deut­lich erkennbar wie erfreulich ausfallen:

  • Bereiten Sie sich auf jedes geplante Mitarbeitergespräch – das gilt für den Vorgesetzten ebenso wie für den Mitarbeiter – gewissenhaft vor.
  • Sorgen Sie als Führungskraft für ein angenehmes Gesprächs­klima.
  • Entwickeln Sie sich vom Zuhörer über den Hinhörer zum Hinein­hörer.
  • Führen Sie durch Fragen das Gespräch, nutzen Sie öffnende Fragen (Wie?, Was?, Welche?), damit Informationen fließen.
  • Definieren und vereinbaren Sie ein gemeinsames Ge­sprächs-Ziel.
  • Nutzen Sie die Pro-aktive-Sprache und zeigen Sie damit Sou­veränität.
  • Verbleiben Sie am Ende des Mitarbeitergesprächs konkret.
  • Überzeugen Sie, falls nötig, mit Begründungen.
  • Seien Sie authentisch in Mimik, Gestik und Sprache.
  • Egal was Sie sagen, wichtig ist, was Ihr Gesprächspartner ver­steht.

[Bild: Sergey Ilin - Fotolia.com]

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Über den Autor
Theo Bergauer

Theo Bergauer ist Experte für Souveränität und als Trainer und Coach für persönliche Entwicklung und unternehmerische Prozesse aktiv. Namhafte Persönlichkeiten aus dem Sport sowie große deutsche und international tätige Unternehmen setzen auf seine persönliche Dynamik, sein breit gefächertes Erfahrungspotenzial und die Schulungskraft des Bau- und Wirtschaftsingenieurs.

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