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Innovative ITVerwandeln Sie Ihr Büro in eine Wissens- und Kommunikationszentrale

In kleinen Unternehmen laufen alle Informationen im Büro ein und werden entsprechend weiterverarbeitet. Da die Mitarbeiter aber immer häufiger außer Haus sind, können sie nur erreichbar sein, wenn sie das Büro mitnehmen.
erschienen: 12.01.2010
Schlagwörter: Informationstechnik

Ganz gleich ob ein Architekturbüro, das mit hochleistungsfähigen, vernetzten PC-Arbeitsplätzen arbeitet, oder eine kleine Logistikfirma mit fünf Fahrzeugen – kleine Unternehmen unterscheiden sich in einem Punkt ausschlaggebend von großen: Mitarbeiter und Entscheider sind oft vollständig für ein Projekt verantwortlich, brauchen also überall und jederzeit Zugriff auf Informationen und Unterlagen, um Anfragen von Kollegen oder Geschäftspartnern zeitnah und kompetent beantworten zu können.

Schnelligkeit und Flexibilität sind – und waren schon immer – entscheidende Wettbewerbsfaktoren gerade bei den kleinen Unternehmen. Um diese Faktoren zu stärken, ist heutzutage eine zentrale Wissensspeicherung unabdinglich, die jederzeit und von jedem Ort aus „angezapft“ werden kann. So vielfältig wie die kleinen Unternehmen mit bis zu etwa 20 Mitarbeitern – die auch als VSE (= Very Small Enterprises) bezeichnet werden – sind auch ihre Anforderungen an den Einsatz von Telekommunikation und Informationstechnik: Handwerksfirmen beispielsweise knüpfen per Internet und Telefon Kontakte zu Kunden und Geschäftspartnern, Außendienstmitarbeiter stehen per Handy und BlackBerry jederzeit für die Auftragsdisposition und Rückfragen mit dem Büro in Verbindung, und im Handel sorgen kleine, ganzheitliche Planungssysteme (Enterprise Resource Planning = ERP) auf Softwarebasis für den Überblick.

Innovative IT spart Geld

Aber moderne IT sorgt nicht nur für eine reibungslose Kommunikation und ständige Erreichbarkeit, sondern zum Beispiel auch für eine optimale Verwaltung, die Geschäftsprozesse vereinfacht und effizienter gestaltet. So verbringen insbesondere Kleinunternehmer einen zu großen Teil ihrer Zeit nicht mit Geldverdienen, sondern mit administrativen Tätigkeiten. Eine funktionierende IT –Infrastruktur hilft dabei, diesen Zeitaufwand deutlich zu reduzieren.

Dabei gehören moderne Telefonanlagen, breitbandige Internetzugänge und leistungsstarke lokale Netzwerke mittlerweile zum Standard. Hinzu kommen PCs im Home Office und Notebooks oder Smartphones bzw. PDAs, die über das Internet auf zentrale Datenbestände zugreifen. Sinnvoll ist die beste Technologie allerdings nur, wenn sie auch reibungslos funktioniert. Oftmals fehlt es in kleinen Unternehmen aber an genügend IT -Know-how und den Ressourcen für die Finanzierung effektiver Systeme.

Fazit

Doch gerade weil eine ständige Verfügbarkeit von Daten und Informationen sowie reibungslos funktionierende Abstimmungsprozesse im täglichen Konkurrenzkampf eine so entscheidende Rolle spielen, sollte das Büro als Wissens- und Kommunikationszentrale optimal ausgestattet sein. Wenn hierfür das nötige Fachwissen intern nicht vorhanden ist, können Telekommunikation und IT in Form von gemieteter Software und dem zugehörigen Service wie Datensicherung und Datenpflege über einen kompetenten Partner zu fest kalkulierbaren Preisen bezogen werden.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt. Diese Bibliothek können Sie hier kostenlos anfordern.

[Bild: Falko Matte - Fotolia.com]

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