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IT-EinführungWorauf Sie bei der Implementierung neuer IT achten sollten

Egal, in welchem Umfang Sie ein IT-Projekt angehen wollen – befassen Sie sich früh mit allen wesentlichen Aspekten des IT-Einsatzes. Hier finden Sie einen Leitfaden, der die wichtigsten Schritte einer erfolgreichen IT-Einführung enthält.
erschienen: 01.09.2009

Schritt 1: Warum wollen Sie IT implementieren?

Gründe für die Einführung neuer IT-Lösungen gibt es viele. Der Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit als einer der Hauptgründe geht häufig mit der Optimierung von Geschäftsabläufen durch IT einher. Häufig sind aber auch rechtlich verbindliche Anforderungen oder Dokumentationspflichten – Stichwort: gesetzkonforme Archivierung – Auslöser für ein IT-Projekt. Oder aber die Erschließung neuer Geschäftsfelder, organisatorische Umstrukturierungen und veränderte Rahmenbedingungen setzen in mittelständischen Unternehmen den intensiven Einsatz aktueller Informations- und Kommunikationstechnologien voraus.

Die Einführung neuer IT-Systeme ist ein höchst komplexer Prozess und wirkt sich auf viele verschiedene Bereiche im Unternehmen aus. Hinzu kommt in der Regel die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Viele kritische Variable können ein mehrmonatiges Projekt zu Fall bringen. Doch was ist zu tun, damit das von großen Erwartungen und Hoffnungen begleitete Projekt erfolgreich abgeschlossen wird?

Schritt 2: Sie planen besser, wenn Sie Ihre IT genau analysieren!

Wer ein IT-Projekt erfolgreich angehen will, muss die Schwächen kennen, die mithilfe von IT behoben werden sollen: Stets steht am Anfang eines IT-Projekts eine Analyse des Ist-Zustands genau des Geschäftsprozesses, bei dem Schwachstellen aufgedeckt wurden. Auf Basis der Ergebnisse wird ein Ziel bestimmt. Die Wege zum Ziel sind frei wählbar, letztes Entscheidungskriterium sollte aber der zu erzielende Erfolg sein.

Erfolg heißt zunächst:

  • Das Projekt wurde innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und Budgets abgeschlossen.
  • Das neue System ist im Einsatz.
  • Alle Anforderungen sind erfüllt.

Nach Analyse und Zielbestimmung sollte das Vorgehen geplant sein, also die Strategie der Umsetzung. Hierbei ist die parallele Berücksichtigung von unternehmerischem Ziel und erfolgreicher IT-Konsolidierung, also die erfolgreiche Zusammenführung Ihrer IT-Systeme, gemeint.

Schritt 3: Integrieren Sie auch die IT-Strategie in Ihre Unternehmensstrategie?

Begriffe wie Konsolidierung, Modernisierung und Effizienzsteigerung sind ein Anforderungsmix, dem mittelständische Unternehmer und Entscheider aktuell gegenüberstehen, wenn sie sich mit IT-Themen beschäftigen. In der Praxis wird diese Vielfalt der Anforderungen jedoch häufig unterschätzt und eine Vielzahl heterogener Insellösungen eingesetzt, statt auf Durchgängigkeit – auch innerhalb der IT selbst – zu bestehen. Es ist daher von Bedeutung, dass man sich unter dem Einfluss eng miteinander verknüpfter Aspekte der Prozessoptimierung (= Unternehmensstrategie) und IT-Konsolidierung (= IT-Strategie) wirklich intensiv mit den auf dem IT-Markt vorhandenen Trends auseinandersetzt und diese – so weit sinnvoll – für sich ausnutzt.

Der Ansatz der Verknüpfung von Unternehmens- und IT-Strategie kann allerdings nur dann wirklich funktionieren, wenn das IT-Bewusstsein auf der Entscheider-Ebene verankert ist. Eine von der Unternehmensstrategie abgekoppelte Unternehmens-IT kann ein schwer steuerbarer, nicht integrierter Selbst- oder auch Irrläufer werden. Wenn aber die IT-Strategie mit der Unternehmensstrategie in Einklang ist, wird sie zur Wertschöpfung und somit zum Unternehmenserfolg durch optimierte Wettbewerbsfähigkeit beitragen.

Wesentlich ist, dass die Geschäftsleitung mit der Materie vertraut ist und über die Entwicklung des Projekts von dem Projektverantwortlichen auf dem Laufenden gehalten wird. Die Projektziele, die Anforderungen und der Umfang des Projekts müssen zwingend eindeutig definiert sein, es darf bei den Projektbeteiligten keine Unklarheiten über den Projektauftrag geben.

Schritt 4: Holen Sie sich kompetente Projektpartner ins Boot!

Niemand muss bei einem IT-Projekt allein zurechtkommen. Fachkundige Hilfe lässt sich leicht finden. Wenn – wie in kleineren Unternehmen oft der Fall – keine eigene IT-Kompetenz vorhanden ist, muss das Projekt mit Unterstützung eines kompetenten externen Partners realisiert werden. Für die Entscheidung, welche Lösung letztendlich am sinnvollsten ist, bietet sich die Zusammenarbeit mit externen Fachleuten an, die über technologische Entwicklungen auf dem Laufenden sind und einen zusätzlichen Blickwinkel bieten. Beide Seiten müssen sich dabei ihrer jeweiligen Verantwortung voll bewusst sein: Die Entscheider des Unternehmens einerseits müssen darauf achten, dass der externe IT-Partner wirklich kompetent und zuverlässig ist.

Der IT-Partner eines kleinen Unternehmens andererseits muss sich darüber im Klaren sein, dass durch seine Rolle als „externer Administrator“ seine Ratschläge und Entscheidungen gegebenenfalls weitreichende Konsequenzen für den Kunden haben können – sowohl in Richtung Erfolg als auch Scheitern.

Die Bestimmung der Ziele verlangt einen regen Dialog – doch nicht immer sprechen Projektpartner die gleiche Sprache. Um die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist eine schriftliche Fixierung der Anforderungen nötig.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt.

Schritt 5: Führen Sie Ihr eigenes Pflichtenheft!

Wenn allen Beteiligten klar ist, wo ihre Aufgaben liegen, steht einem zielgerichteten Vorgehen zur erfolgreichen IT-Implementierung nichts mehr im Wege: Für den weiteren Projektverlauf ist die Erstellung eines Pflichtenheftes und eines Projektplans erforderlich. Die Projektsteuerung sorgt dafür, dass die einzelnen Schritte koordiniert und auftretende Veränderungen im Projektplan berücksichtigt werden.

Die Bedeutung des Pflichtenhefts für die erfolgreiche Durchführung des IT-Projekts darf nicht unterschätzt werden, denn es ist Teil des Vertrages mit dem Dienstleister. Bei Unstimmigkeiten zwischen den Geschäftspartnern sollte also ein Blick ins Pflichtenheft genügen, um festzustellen, ob der Auftrag wie vereinbart und vollständig ausgeführt wurde. Auch nach Projektende macht sich das Pflichtenheft bezahlt: So können sich bei späteren Veränderungen am System andere Dienstleister einfacher mit der Anwendung vertraut machen.

Überraschende Entwicklungen sind bei IT-Projekten keineswegs ungewöhnlich und haben unmittelbare Auswirkung auf die Termin- und Kostenplanung. Wie diese veränderten beziehungsweise zusätzlichen Anforderungen letztlich umgesetzt werden, muss im Hinblick auf Nutzen, Kosten und Termine genauestens untersucht werden.

Schritt 6: Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit auf den neuen Kurs!

Eine neue Software, die Einrichtung eines Netzwerks oder der Umstieg auf eine Voiceover-IP-Telefonanlage bedeuten Veränderung und allein der Gedanke daran treibt manchem Mitarbeiter die Sorgenfalten auf die Stirn. Daher sollte man die Mitarbeiter nicht „überfahren“, sondern frühzeitig auf die anstehende Neuerung vorbereiten. Dabei geht es nicht darum, dass die Mitarbeiter über jede Phase des Projektes auf dem Laufenden sind – dafür besteht wohl auch kaum Interesse – aber sobald der Zeitpunkt der Umsetzung näherrückt, sollten die künftigen Nutzer informiert werden, damit sie wissen, was auf sie zukommt.

Dabei ist das Projekt realistisch zu präsentieren, und es dürfen keine Erwartungen geweckt werden, die nicht erfüllt werden können. Schwächen der neuen Lösung, die sich nicht vermeiden ließen, sollten ebenfalls benannt werden. Die Nutzer merken früher oder später selbst, wo die Schwachstellen liegen. Wurde ihnen vorher deutlich zu viel versprochen, ist die Enttäuschung groß. Ein schlechter Start ist alles andere als motivationsfördernd. Bei komplexen Anwendungen und zu bedienender neuer Hardware, wie zum Beispiel eine VoIP-Telekommunikationsanlage mit neuen Endgeräten und Funktionen, ist natürlich außerdem eine Schulung der Mitarbeiter nötig. So können Frustrationen vermieden werden, das System mit seinen Vorteilen wird schnell akzeptiert und auch wirklich genutzt.

Bei allen bedenkenswerten Anforderungen sollte die Belegschaft nicht vergessen werden. Nur wenn die Belegschaft die IT problemlos verwenden kann, ist die Implementierung von Erfolg.

Schritt 7: Rekapitulieren Sie Ihre Zwischenschritte!

Die Einführung neuer IT-Lösungen geht weit über die Durchführung der technischen Implementierung hinaus. Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister ist Vertrauen ein wichtiger Schlüssel. Dies muss von beiden Seiten erarbeitet werden – zum einen durch persönlichen Kontakt, zum anderen durch Referenzen des Dienstleisters, aber auch durch die nachweisbare finanzielle Stabilität beider Seiten. Solche vertrauensvollen Partnerschaften werden der Servicequalität auf lange Sicht guttun. Sie sorgen für reibungslosere Projektabläufe und helfen den Unternehmen auch, von „unmanaged“ laufenden IT-Landschaften zu einer „managed“ IT zu kommen, die von kompetenten Partnern mit entsprechendem Hintergrund und Beratungskompetenz aufgebaut und laufend konsolidiert wird.

Ein besonderes Augenmerk müssen die IT-Entscheider im Mittelstand auf die Komplexität der IT-Landschaft richten: Je anspruchsvoller die Unternehmens-IT wird, desto mehr Ressourcen, Kenntnisse und Fertigkeiten werden für deren Unterhalt und für die Betreuung der Nutzer benötigt. Die Folge einer zu komplexen IT können Schwächen in der Flexibilität bei veränderten technischen Anforderungen sein – ein erheblicher Wettbewerbsnachteil. Es ist daher vor allem im Mittelstand von großer Bedeutung – ja geradezu Pflicht –, dass die Orientierung an den Prozessen noch stärker fokussiert wird und die unterstützende Informations- und Kommunikationstechnologie sich nach diesen Prozessen richtet. Eine erfolgreiche IT-Implementierung muss den Anforderungen der Entscheider-Ebene genügen, um das gesamte Unternehmen durch Prozessunterstützung in allen Bereichen voranzubringen. Auch hier spielen externe IT-Partner zumindest bei der technischen Umsetzung beziehungsweise bei der Implementierung von Updates und beim Support noch eine große Rolle, müssen also sehr serviceorientiert arbeiten.

Haben Sie an alles gedacht?

Die zehn wichtigsten Punkte der IT-Implementierung:

  1. Definieren Sie die Gründe und den konkreten Nutzen für eine IT-Implementierung und legen Sie so Ihre Anforderungen an IT fest.
  2. Analysieren Sie Schwachstellen und entwickeln Sie eine klar formulierte Zielsetzung.
  3. Synchronisieren Sie Ihre Ziele mit Ihrem Zeitrahmen und dem Budget
  4. Behalten Sie die Durchgängigkeit der IT im Auge und vermeiden Sie Insellösungen.
  5. Integrieren Sie die IT-Planung in Ihre unternehmerische Gesamtplanung und erreichen Sie so eine gesamte Strategie.
  6. Nutzen Sie das kompetente Know-how externer Projektpartner.
  7. Vermeiden Sie schon bei der Planung das Verfehlen der gesteckten Ziele durch regelmäßige Dialoge aller Beteiligten.
  8. Sichern Sie die Projektkoordination durch schriftlich fixierte Absprachen und Planungseinheiten.
  9. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Definition der Anforderungen an zu implementierende Lösungen mit ein, sorgen Sie für ein frühzeitiges Informationsmanagement und rechtzeitige Schulungen.
  10. Sichern Sie die erfolgreiche IT-Implementierung durch eine enge Begleitung des Projektes und Kenntnis aller betroffenen Bereiche und Anforderungen.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt.

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