KommunikationMeetings und Besprechungen effektiv gestalten

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Wie Sie Meetings effektiv gestalten und überflüssige Besprechungstermine vermeiden.
erschienen: 10.12.2015
Schlagwörter: Meeting
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Je enger und bereichsübergreifender die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, umso größer ist der Abstimmungsbedarf. Je schneller sich das Unternehmensumfeld wandelt, umso häufiger muss sich die Führungsmannschaft zusammensetzen und sich auf neue Problemlösungen verständigen. Die Folge: Meetings werden anberaumt. Doch viele könnten ersatzlos gestrichen werden, denn sie sind nicht effektiv. Dabei sind Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele in möglichst kurzer Zeit erreicht werden sollen. Die folgenden Tipps können helfen, Meetings so zu gestalten, dass sie effektiv sind.

Agenda fürs Meeting erstellen und Ziele definieren

Was eigentlich selbstverständlich sein sollte, wird oft nicht praktiziert. Stattdessen stürzen sich alle Teilnehmer auf das erstbeste Thema, weil sie so Zeit sparen wollen. Dann wird debattiert, ohne dass zuvor folgende Punkte geklärt wurden:

  • Was müssen wir heute besprechen?
  • Was sind die dringlichsten Themen?
  • Welche Ziele wollen beziehungsweise können wir erreichen?
  • Welches Vorgehen ist sinnvoll?

Entsprechend unstrukturiert verläuft dann das Meeting. Einige Teilnehmer haben sich mitunter auch noch nicht auf die Besprechung eingestellt, weshalb sie manches überhören und später entsprechend rückfragen müssen. Außerdem verfügen die Teilnehmer in der Regel über einen unterschiedlichen Kenntnisstand über das, was es zu besprechen gibt, und haben verschiedene Erwartungen an ein Meeting. Einige möchten Nägel mit Köpfen machen, andere nur mögliche Lösungen ausloten.

Verständigen Sie sich deshalb zu Beginn eines Meetings über die Tagesordnungspunkte und die damit verbundenen Erwartungen und Ziele. Erörtern Sie das Vorgehen und stellen Sie einen Zeitplan auf zur allgemeinen Orientierung.

Tagesordnungspunkte durchgehen und notfalls Agenda ändern

Wenn vor einem Meeting bereits ein anderes stattfand und die Teilnehmer eine schriftliche Einladung erhalten haben, wird dieser Punkt häufig vergessen. Der Leiter der Besprechung geht dann nämlich davon aus, dass allen klar ist, worüber gesprochen werden soll. Doch das ist in der Praxis nicht immer so.

Gehen Sie deshalb zu Beginn eines Meetings mit den Teilnehmern die Themen durch. Sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Inhalte und Zielsetzungen besteht. Sofern nötig, ändern Sie die Agenda.

Reihenfolge der Tagesordnungspunkte klären

Dies ist nötig, weil die Themen oft zusammenhängen. So erübrigt es sich zum Beispiel häufig, über Investitionen zu debattieren, wenn der Bericht des Controllers zeigt, dass die Kasse leer ist. Aber auch, wenn zwischen den Themen kein Zusammenhang besteht, sollten Sie mit den Teilnehmern klären, in welcher Reihenfolge diese besprochen werden. Aufgrund der unterschiedlichen Positionen der Teilnehmer im Unternehmen messen sie den Themen nämlich unterschiedliche Bedeutung bei.

Entsprechend enttäuscht sind sie, wenn die Themen, die ihnen wichtig sind, erst am Ende der Besprechung behandelt werden oder diesen nicht ausreichend Zeit eingeräumt wird. Dann sinkt die Motivation, die im Meeting getroffenen Beschlüsse umzusetzen.

Zusammenhänge visualisieren

Bei vielen Meetings kommen Flipcharts, Moderationstafeln oder Beamer nur dann zum Einsatz, wenn die Teilnehmer etwa über die Ergebnisse zwischenzeitlicher Arbeitstreffen informiert werden sollen. Nicht jedoch, wenn Vorschläge ausgearbeitet und deren Vor- und Nachteile erörtert werden. Die Folge sind endlose Debatten, bei denen immer wieder dieselben Argumente vorgetragen werden. Die Teilnehmer sollten aber bestimmte Zusammenhänge auch visuell aufbereitet erhalten, um sie sich besser merken zu können.

Aufgaben und Maßnahmen schriftlich fixieren

Oft läuft in Meetings die Zeit davon und die Teilnehmer sehen regelmäßig auf die Uhr. Entsprechend hastig erfolgt die Planung der Maßnahmen. Doch nicht immer ist jedem Teilnehmer auch klar, wer welche Aufgabe bis wann erledigen soll. Abhilfe schafft eine schriftliche Fixierung der Aufgaben beziehungsweise Aufgabenverteilung. Ein Maßnahmenplan zeigt, ob die nötigen Initiativen ergriffen wurden, um die vereinbarten Aufgaben zu erfüllen.

Feedback einholen und Ergebnisse schriftlich zusammenfassen

Am Ende eines Meetings sollten die Teilnehmer die Chance erhalten, sich über den Verlauf des Meetings zu äußern. Sie sollten Feedback geben können über das, was in ihren Augen gut und was weniger gut lief. Stattdessen herrscht oft Hektik. Jeder möchte wieder an seinen Arbeitsplatz zurück und vergisst mitunter schnell das in der Besprechung Beschlossene. Abhilfe schafft hier eine schriftliche Zusammenfassung der Ergebnisse.

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Über den Autor
Reiner Voss

Reiner Voss arbeitet als Trainer für das Trainings- und Beratungsunternehmen Voss+Partner.

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