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KompetenzWie Sie die IT-Querschnittskompetenzen Ihrer Mitarbeiter fördern

Sie haben sich eine neue Software gekauft, aber statt für Zeiteinsparung zu sorgen, verursacht sie unter den Mitarbeitern Verwirrung? In diesem Falle sollten Ihnen die Fertigkeiten Ihrer Angestellten in Sachen Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) mehr am Herzen liegen. Denn Ihr Unternehmen kann nur dann nachhaltig von den Vorteilen neuer IKT profitieren, wenn die Beschäftigten mit diesen auch umzugehen wissen.
erschienen: 31.07.2009

Ein Blick aus der Statistik auf die Praxis

Neue IKT haben nachweislich einen enormen Einfluss auf die Informationsversorgung der Beschäftigten innerhalb eines Unternehmens. Dabei geht es schon lange nicht mehr nur darum, einen Computer hochfahren zu können und einige Tasten zu drücken. Innovative Technologien verlangen heute mehr. Zum einen werden sie ständig erweitert und verbessert. Zum anderen fordern Web 2.0 und Co. eine ganz andere Art der Auseinandersetzung, die Technologien, Prozesse und Menschen gleichermaßen umfasst.

Der zunehmende Einsatz dieser IKT in den Unternehmen stellt deren Entscheider und Beschäftigte daher vor die Herausforderung, sich auch die erforderlichen Kenntnisse anzueignen.

Laut Statistischem Bundesamt benutzten in 2008 rund 21 Prozent der computernutzenden Unternehmen ein Intranet, eine Art organisationsinternes Rechennetzwerk. Bei 76 Prozent dieser Unternehmen konnten über das Intranet Arbeitsunterlagen für das Tagesgeschäft – zum Beispiel Standardformulare – heruntergeladen werden. Bei 61 Prozent standen im Intranet Handbücher, Leitfäden und Schulungsunterlagen zur Verfügung und bei immerhin noch 57 Prozent wurden auf der internen Firmenhomepage aktuelle Unternehmensnachrichten veröffentlicht. Damit einher geht die Prozentzahl der Beschäftigten, die regelmäßig während ihrer Arbeitszeit einen Computer nutzten: Diese ist seit Januar 2003 um 14 Prozentpunkte auf rund 60 Prozent im Januar 2008 gestiegen.

Die Zahlen des Statistischen Bundesamtes belegen ebenso wie auch verschiedene wissenschaftliche Studien, dass sich IKT immer mehr zu einem bestimmenden Faktor für Wachstum im Mittelstand entwickeln – und zwar auf so unterschiedlichen Gebieten wie der Erschließung neuer Geschäftsfelder, der Stärkung der Kundenbeziehungen oder der Optimierung aller Geschäftsabläufe. Doch was die Statistik nicht berichtet, ist, ob tatsächlich alle Mitarbeiter im Mittelstand den steigenden Anforderungen durch IKT gewachsen sind.

Veränderte Grundbedingungen

Grundlage eines erfolgreichen IKT-Einsatzes sollte eine an die Unternehmensstrategie gekoppelte IKT-Strategie sein. Vor dem Hintergrund einer solchen ganzheitlichen Denkweise haben sich die Anforderungen daran, wie IKT sowohl von der Geschäftsführung als auch von den Mitarbeitern bewertet und genutzt werden sollen, massiv verändert. Diese Tendenz wird sich nach Einschätzung von Experten auch in der Zukunft weiter fortsetzen. Daraus ergeben sich zahlreiche Fragestellungen bezüglich der Entwicklung einer Unternehmenskultur, die IKT-Kompetenzen der Mitarbeiter konsequent integriert.

Umdenken auf Personalebene

Zuallererst sollte in der Personalentwicklung umgedacht werden. Gerade in kleineren Unternehmen gilt es, im Sinne der eigenen Leistungsstärke und lückenloser Geschäftsabläufe konsequent Hand in Hand zu arbeiten. Das schließt die Unternehmensleitung gleichermaßen mit ein wie auch sämtliche Mitarbeiter.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt. Diese Bibliothek können Sie hier kostenlos anfordern.

[Bild: G+F Verlags- und Beratungs- GmbH]

Die Entwicklung von IKT-Kompetenzen ist ein gemeinschaftliches Projekt von Unternehmensführung und Mitarbeitern. Wo unter den Mitarbeitern bereits IKT-Kompetenzen vorhanden sind, müssen diese kontinuierlich gefördert werden; wo es noch keine gibt, da müssen die Entscheider dafür sorgen, dass die Mitarbeiter diese Informationen schnell und im erforderlichen Maß erhalten.

Um eine IKT-Kompetenzkultur nachhaltig aufzubauen und um seinen Mitarbeitern eine ständige und zum Unternehmen passende Weiterbildung zu gewährleisten, muss sich die Führungsebene gründlich mit den Trainingsangeboten auf dem Markt beschäftigen. Außerdem könnte es interessant sein, sich in vom Bund oder der Europäischen Union geförderten Projekten zu engagieren oder sie gar zu initiieren, was positive Effekte haben kann:

  1. in puncto IKT-Kompetenzen jederzeit „ganz weit vorne zu sein“ und
  2. im Falle erfolgreicher Lösungen und Weiterbildungsmodelle auch als Vorbild für den gesamten Mittelstand zu agieren.

Mitarbeiter „mit“nehmen: Klassischer Fall „neue Software“

Die Einführung neuer Softwarelösungen zielt zumeist darauf hin, die Kosten zu senken und den Ertrag zu steigern, oder aber es sollen geschäftsrelevante Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Durch die Implementierung entstehen automatisch neue Anforderungen und Abläufe, die zunächst ein für die Mitarbeiter unbekanntes und nicht vertrautes Terrain bedeuten können, was wiederum zu Unsicherheit oder auch Widerständen führen kann.

Das muss nicht sein! Eine Schulung kann dafür sorgen, dieser Unsicherheit bereits vor der direkten Konfrontation mit der neuen Lösung mit ausführlichen und verständlichen Informationen vorzubeugen. Mehr noch: Solche Schulungen sind vielfach notwendig, damit die Mitarbeiter den Umgang mit ihren neuen Werkzeugen beherrschen.

Im Rahmen des sogenannten E-Learnings gibt es heute aber auch eine Reihe interaktiver Lernkonzepte, Methoden und Werkzeuge im Internet, Lerneinheiten, die als Software über den Rechner abgerufen werden können, und – last, but not least – Lernmethoden, die die Effektivität und Flexibilität von elektronischen Lernformen mit klassischer „Face-to-Face-Kommunikation“ sowie dem praktischen Lernen von Tätigkeiten verbinden.

Exkurs IKT-Weiterbildungsmaßnahmen

Ob Präsenzseminare oder Workshops, interaktive Medien, Telecoaching oder E-Learning – die Lern- und Qualifizierungsmöglichkeiten für Unternehmen und Mitarbeiter werden immer vielfältiger. Auf welche Angebote aber soll man setzen, um die Wissenskompetenzen der Mitarbeiter effizient weiterzuentwickeln? Im Falle von Präsenzseminaren müssen die Unternehmen unter Umständen nicht nur die Abwesenheit ihrer Mitarbeiter hinnehmen, sondern auch noch für Reise- und Unterbringungskosten aufkommen. Entsprechende betriebliche und personelle Kapazitäten vorausgesetzt, können und werden solche Seminare aber auch im Unternehmen selbst abgehalten. Insbesondere wenn eine neue Softwarelösung beschafft wird, sollten die Unternehmen hier – so weit vorhanden – ihren IT-Partner in die Pflicht nehmen, um für eine adäquate Schulung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu sorgen.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt.

Inzwischen fast überall vorhanden, stehen gerade in kleinen und mittleren Unternehmen dennoch zahlreiche Mitarbeiter dem Einsatz von Computern zurückhaltend gegenüber. Statt durch den IKT-Einsatz die Arbeitsabläufe zu verbessern und zu beschleunigen, wird häufig nur das Nötigste mit technischer Unterstützung bearbeitet.

Anhand dreier beispielhafter Geschäftsabläufe in mittelständischen Unternehmen soll im Folgenden gezeigt werden, wie IKT es ermöglichen, mit alten Regeln zu brechen und neue Arbeitsweisen effizient auf- und auszubauen.

Beispiel 1: Geschäftsprozess Kommunikation – digital und effektiv!

Die E-Mail ist heute als Kommunikationsform nicht mehr wegzudenken. Nicht nur im Kundenkontakt ist sie mittlerweile ein wichtiges Medium geworden, sondern übergreifend in einer Vielzahl von Geschäftsbereichen. Überall ist ein schnelles und effizientes Management erforderlich sowie ein an das Medium angepasster Sprachstil. Immer wieder erlebt man jedoch, dass Mitarbeiter alle ihre E-Mails ausdrucken. Elektronische Archivierung oder gar eine Ablagesystematik zeigen sich vielerorts hingegen nur als pure Fiktion.

Empfehlung: Gemeinsam mit den Mitarbeitern sollte ein effektives E-Mail-Management aufgebaut werden. Dazu kann beispielsweise das zugrunde liegende E-Mail-Programm, auch E-Mail-Client genannt, im Team durchgesprochen werden. Hierbei kann dann insbesondere auf die Aspekte der Verwaltung von E-Mails eingegangen werden, also wie man Ordner und Filter anlegt, Nachrichten liest, sortiert und sendet, Nachrichtenanhänge herunterlädt oder nach bestimmten Informationen sucht. Der Archivierung von Geschäfts-E-Mails muss eine besondere Bedeutung zugemessen werden, denn sie ist gesetzlich geregelt.

Beispiel 2: Geschäftsprozess Information – Internet professionell einsetzen!

Die berufsbezogene Nutzung des Internets ist dank moderner Breitbandtechnologien DIE zeitgemäße Möglichkeit, schnellen Zugang zu Informationen zu haben. Die Vielfalt der im Internet verfügbaren Informationen verlangt es, im Unternehmen gerade die Suche im Internet zu professionalisieren. So sind zielführende Suchstrategien notwendig, um die Vorteile des Internets sowie die Informationsvielfalt und Schnelligkeit auch wirklich umfassend nutzen zu können. Denn zahlreiche Informationen und viel Zeit gehen durch den Umstand verloren, dass Suchtechniken nicht geschult werden.

Tipp: Je nach Rechercheschwerpunkt gibt es unterschiedlich geeignete Suchwerkzeuge. Vor allem die Suche nach konkreten Branchen- oder Wirtschaftsinformationen ist in speziellen Datenbanken oder Verzeichnissen einfacher und schneller zu realisieren als in den gängigen Suchmaschinen. Es ist Übungssache, strategisch und gezielt zu recherchieren: zum Beispiel durch erlernte Suchwortkombinationen und Kenntnis der geeigneten Suchorte.

Beispiel 3: Geschäftsprozess Präsentation – informativ und anschaulich!

Vorträge und Präsentationen gehören zum Alltag. Doch ob für die Produktpräsentation oder den Geschäftsbericht der Quartalszahlen – ohne die Visualisierung der Inhalte bleibt der gewünschte Erfolg meist aus. Mit entsprechenden Präsentationsprogrammen lässt sich bereits mit überschaubaren Handgriffen ein informativer Vortrag aufbauen – vorausgesetzt, man besitzt die entsprechenden Kompetenzen.

Gewusst wie … Je nach thematischer Ausrichtung und Zweck der Präsentation können neben dem inhaltsgebundenen Text auch Animationen und anschauliche Präsentationstechniken wie Bilder und Tabellen entscheidend zum Erfolg der Präsentation beitragen. Aber auf das Gesamtpaket kommt es an: Die Präsentation muss auch menschlich und fachlich überzeugen! Verschiedene Techniken zur Er- und Darstellung einer Präsentation sind vorhanden!

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt.

Mitarbeiter mit IKT-Querschnittskompetenzen, die bei entsprechender Fragestellung auf einen IKT-Partner zurückgreifen, sollten nicht zuletzt daran interessiert sein, dass nicht nach dem spontanen Zuruf- beziehungsweise „Hey Joe“- Prinzip verfahren wird und untereinander ansonsten das jeweilig vorhandene Halbwissen ausgetauscht wird.

Unter dem „Hey Joe“-Prinzip versteht man das spontane und unbürokratische Bitten um Hilfe zwischen Tür und Angel. Für den Bereich IKT bedeutet das häufig, dass eigentliche Aufgaben liegen bleiben, weil ein anderer Mitarbeiter „schnell mal Hilfe braucht“.

Mitarbeiter IKT-kompetent machen

Eine Brücke zwischen IKT-Fachkraft und unkundigen Mitarbeitern kann hierbei der sogenannte „Key User“ sein. Er ist selbst Mitarbeiter des Unternehmens und wird in IKT-Angelegenheiten vom Unternehmen nachhaltig geschult. Mit dem erworbenen Wissen ist er zwar noch keine studierte Fachkraft, kann aber den Kollegen bei Fragen und Anregungen rund um das Thema IKT als erster Ansprechpartner behilflich sein. Was die IKT- Kompetenz im Unternehmen betrifft, kann der „Key User“ somit das gesamte Team weiterbringen, ohne aber Schulungen der Letztgenannten gänzlich ersetzen zu können.

Wichtig: Akzeptanz gegenüber neuen Technologien

Damit sich Arbeitsweisen und Denkprozesse ändern, muss die Umstellung auf neue Technologien darüber hinaus von den Mitarbeitern akzeptiert werden. So liefern moderne IKT Strukturierungsmöglichkeiten, die bisher nicht vorhanden waren und deren Nutzung zunächst einmal erlernt werden muss. Nur so können diese Möglichkeiten zur Unterstützung herangezogen und effizienzsteigernd genutzt werden. In diesem Zusammenhang gilt es, für eine unternehmensweit einheitliche Kultur im Umgang mit den zur Verfügung stehenden IKT-Mechanismen zu sorgen. Das heißt, neben der Weiterbildung von IKT-Kompetenzen an sich gilt es, auch den reflexiven und kritischen Umgang mit IKT und Medien zu schulen, um sie situativ in angemessener Art und Weise nutzen zu können – gerade vor dem Hintergrund einer zunehmenden Informationsflut und somit zunehmend komplexeren Anforderungen.

Unternehmenskultur muss Lernaspekt verinnerlichen

Um lebenslanges Lernen im Unternehmen zu etablieren, gehört mehr dazu, als nur ein paar Weiterbildungsmaßnahmen anzubieten. Vielmehr ist es ratsam, dass lebenslanges Lernen in die Unternehmenskultur vollständig integriert und somit gelebt wird. Dafür eignet sich zum Beispiel die Etablierung eigener firmeninterner Treffen mit umfassendem Gedanken- und Ideenaustausch. Ziel sollte es sein, den Mitarbeitern zu vermitteln, dass Lernen keine Drohung, sondern ein wertvolles Angebot ist. Das Ziel ist dann erreicht, wenn die Mitarbeiter Kurse, Seminare und Workshops gerne besuchen und diese auch gerne jederzeit wieder aufnehmen. Positiver Nebeneffekt für das Unternehmen: gesteigerte Arbeitsmotivation, Loyalität zu beziehungsweise Identifikation mit dem Unternehmen. Einen Aspekt gilt es dabei besonders zu beachten: Zwar ist ein eigenes Weiterbildungs- und Beratungsangebot der sichtbare und populäre Teil betrieblicher Ausbildung, aber man darf nie vergessen, dass der wichtigste Teil des Lernens in der täglichen Arbeit stattfindet, wenn Führungskräfte ihre Mitarbeiter „on the job“ fördern und fordern. Erst dann kann von wirklich gelebter Lernkultur gesprochen werden.

Summa summarum lässt sich zum lebenslangen Lernen in mittelständischen Unternehmen sagen, dass die Wissensgesellschaft die Mitarbeiter hier vor große Herausforderungen stellt. Durch den demografischen Wandel sind die Arbeitnehmer länger im Beruf und müssen sich wiederholt mit stetigen IKT-Neuerungen auseinandersetzen. Daraus folgt, dass Wissen sowie die Fähigkeit, das erworbene Wissen anzuwenden, durch Lernen im Lebenslauf ständig angepasst und erweitert werden müssen. Nur so können persönliche Orientierung, gesellschaftliche Teilhabe und Beschäftigungsfähigkeit erhalten und verbessert werden.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt.